Gutes Klima: Polycom implementiert Kommunikationsplattform Heizt die Zusammenarbeit an: RealPresence bei der Vaillant Group

Reiseaufwand verringern und Kommunikation verbessern – das muss kein Wiederspruch sein. Dank der Lösungen von Polycom konnte die Vaillant Group ihre Ziele verwirklichen.

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Die Vaillant Group ist seit fast 140 Jahren ein Familien geführtes Traditionsunternehmen und der zweitgrößte Hersteller Europas im Bereich Heiztechnik. Außerdem ist das Unternehmen in der Ventilatoren- und Klimaanlagentechnologie-Branche tätig. Vaillant entwickelt und produziert in Deutschland, Frankreich, England Spanien, Italien, Slowakei, Türkei sowie China und exportiert in mehr als 60 Staaten. Eigene, nationale Vertriebsorganisationen unterhält das Unternehmen in über 20 Ländern. Die Vaillant Group hat weltweit mehr als 12.000 Mitarbeiter und generiert jährlich einen Umsatz von rund 2,3 Milliarden Euro. Der Firmenhauptsitz ist in Remscheid, wo rund 1.500 Mitarbeiter in mehr als 10 Gebäuden für das Unternehmen arbeiten. Erfolgreich bleiben und nachhaltiger werden.

Hohen Reiseaufwand reduzieren

Die Vaillant Group steht für eine klare Aufteilung von Verantwortlichkeiten und flache Hierarchien, die schnelle Entscheidungen ermöglichen. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf seinem hohen Qualitätsniveau, Schnelligkeit, Flexibilität und Kundenorientierung. Diese Eigenschaften sowie den Erfolg wollte man beibehalten, sich aber trotzdem der Aufgabe stellen, nachhaltiger zu wirtschaften – unter anderem durch eine Reduzierung des unternehmensweiten CO2-Ausstosses. Wegen der welt- und europaweit verstreuten Niederlassungen waren Vaillant Mitarbeiter jedoch viel auf Reisen – eine Herausforderung auf vielen Ebenen: Zeit, Kosten, Work-Life-Balance. Deshalb musste eine Lösung gefunden werden, um einerseits den Reiseaufwand zu verringern und andererseits die Kommunikation und den Know-how-Austausch zwischen den Niederlassungen zu verbessern. Klaus Scheid, Leiter der Gruppe IT-Infrastruktur bei Vaillant, wurde damit beauftragt, eine Telepräsenz Lösung zu finden, die sich gut in das vorhandene Netzwerk integrieren würde, hohe Qualität bei Video-Collaboration bietet und einfach zu handhaben ist.

Bedürfnisse abgesteckt

Scheid verschaffte sich zunächst einen Überblick über den Bedarf und die Collaboration-Prozesse im Unternehmen. Im Rahmen einer internen Studie klärte er, wie die Mitarbeiter zusammen arbeiten und verteilte Teams gemeinsam agieren. Basierend auf den Ergebnissen dieser Studie kam Scheid zu dem Ergebnis, dass die Installation eines Telepräsenz Raumes in jeder Vaillant Niederlassung den Mitarbeitern andere Kommunikationsmöglichkeiten ermöglichen und zu positiven Erfolgen führen würde. Eine Verringerung von Tagesreisen um 15 Prozent und von Zweitagesreisen um fünf Prozent würde 700 Reisen sowie 450 Tage Reiseaufwand einsparen und die CO2–Emissionen um rund 400 Tonnen verringern. Scheid fing an, nach der richtigen Lösung zu suchen, die sich effektiv in das bestehende Netzwerk integrieren ließ und zu den bewährten Lösungen vertrauter Partner, Microsoft und HP, passte. Das brachte ihn auf Polycom. Daraufhin wurde das Polycom Team in das Projekt einbezogen und arbeitete zusammen mit HP am Projektmanagement, um die Implementierung rechtzeitig vorzunehmen.

Flexibilität ist wichtig

Scheid erklärt die Entscheidung für Polycom so: „In der Vaillant Gruppe glauben wir, dass es wichtig ist, mit besten und bewährten Lösungen und Anbietern zusammen zu arbeiten. Wir haben uns aus unterschiedlichen Gründen entschieden, das Projekt mit Polycom umzusetzen. Die Beziehung von Polycom zu HP und Microsoft war wichtig und einflussreich. Genauso wichtig waren aber die Qualität der Polycom Videolösungen sowie deren einfache Anwendung. Die RealPresence-Plattform ist flexibel genug, um mit uns zu wachsen. Wir können nach und nach mehr Endpunkte installieren oder neue Endgeräte wie beispielsweise Tablets einfach integrieren. „HP war in der Lage das Projekt weltweit zu managen und als Microsoft-Kunde wissen wir, dass die Lösungen beider Unternehmen gut integrierbar sind. Die Qualität der Video-Collaboration-Lösungen und die einfache Anwendung waren gleich wichtig.“

Die Lösung, für die sich Vaillant entschieden hat, beinhaltet den RealPresence Collaboration Server, den RealPresence Resource Manager, Video Border Proxy, Polycom RSS4000 und über 45 RealPresence Telepresence-Lösungen, HDX 7000, HDX 8000 und HDX 4500. Gemeinsam mit HP setzte Polycom das vollständige Projekt in weniger als acht Monaten um.

Akzeptanz schaffen

Die Telepräsenzräume sind für jeden Mitarbeiter der Vaillant Group zugänglich. Scheid weiß, dass Lösungen wie diese nur dann genutzt werden, wenn sie einfach zu bedienen sind. Er erklärt: „Jeder Videoraum ist in unserem Adressbuch vermerkt. Um ein Video-Meeting zu eröffnen, klickt man nur auf den Raum, mit dem man verbunden werden will. Oft sind bei Meetings mehrere Niederlassungen beteiligt. Deshalb hat jeder Videoraum einen eigenen Namen wie beispielsweise „Einkaufskonferenzraum“. Das macht es für die Teilnehmer leicht, am richtigen Videomeeting teilzunehmen.“ Das Kommunikationsteam kümmerte sich intern darum, die Akzeptanz der Plattform zu erhöhen.

Christoph Schnier, Einkaufsleiter IT und Telekommunikation bei Vaillant, ist ein großer Befürworter. Sein Team mit 15 Leuten traf sich früher mehrmals im Jahr für ein fünfstündiges Meeting. Seit der Einführung der Polycom Lösung kann er sein verteiltes Team viel regelmäßiger von Angesicht zu Angesicht treffen. Schnier verwendet die Videotelefonie auch, um mit seinen Lieferanten und Geschäftspartnern zu kommunizieren. „Videokommunikation ist großartig“, so Schnier. „Vor allem, weil wir ja an komplexen Themen arbeiten. Wenn man jemanden sieht, fällt die Kommunikation viel leichter und wir finden schneller geeignete Lösungen.“ Aber für Schnier hören Vorteile der Plattform hier noch nicht auf. Er lächelt und meint:„Ich kann am Morgen in London sein, am Nachmittag in Paris und zum Abendessen zu Hause.“

Leichter Projekte entwickeln

Dem IT-Team erleichtert die Polycom-Plattform die Projektentwicklung. Vor der Einführung der Video-Lösungen war es schwierig, alle Beteiligten in Brainstorming Sessions einzubinden und dann noch ein Projekt mit weit entfernten Kollegen zu managen. Heutzutage trifft sich das Team regelmäßig von Angesicht zu Angesicht und die Zusammenarbeit hat sich entscheidend verbessert. Die Sprachqualität ist großartig und obwohl sich alle Mitarbeiter bei Vaillant auf Englisch verständigen, was oft nicht ihre Muttersprache ist, klappt das super – weil man sich sehen kann. Alle implementierten Endpunkte haben zwei Bildschirme, damit man beispielsweise Präsentationen zusammen ansehen kann.

Wie es weiter geht

Die Vaillant Group will die Akzeptanz von Video Collaboration weiter erhöhen und Reisen nach und nach reduzieren. Dafür wird das Unternehmen seinen Mitarbeitern weitere Collaboration-Werkzeuge an die Hand geben. Derzeit testet das Unternehmen Polycom RealPresence Mobile auf Tablets und arbeitet an einem Pilotprojekt mit Microsoft Lync Server 2010.

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