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Damit aus ELENA kein Elend wird....

Elektronischer Entgeltnachweis wird für Arbeitgeber zur Pflicht

17.12.2009 | Redakteur: Susanne Ehneß

Die Lexware-Software ist bereits ELENA-fähig und mit einem Easy Start Paket ausgerüstet.
Die Lexware-Software ist bereits ELENA-fähig und mit einem Easy Start Paket ausgerüstet.

Ab dem 1. Januar 2010 müssen Arbeitgeber die Entgeltdaten ihrer Mitarbeiter verschlüsselt an die zentrale Speicherstelle (ZSS) der Rentenversicherung in Würzburg übermitteln. Die manuelle Abrechnung in Papierform ist damit passé, aber jetzt muss die Software aufgerüstet werden. Lesen Sie hier wie der elektronische Entgeltnachweis „ELENA“ funktioniert, was das Verfahren bringt und wie man sich als Unternehmen am besten dafür rüstet.

Drei Millionen Arbeitgeber verschicken jeden Monat 60 Millionen Bescheinigungen auf Papier an die Behörden. Mit dieser „Zettelwirtschaft“ werden Leistungen wie Rente, Arbeitslosen-, Wohn- und Elterngeld berechnet. Um Kosten und Zeitaufwand zu reduzieren wird ab dem ersten Januar „ELENA “, der Elektronische Entgeltnachweis eingeführt.

So funktioniert ELENA

Arbeitgeber melden künftig monatlich Stamm- und Lohndaten aller Mitarbeiter online an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS), die ihren Sitz in Würzburg hat. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und dort pseudonymisiert gespeichert. Positiver Nebeneffekt für die Arbeitnehmer: der Arbeitgeber erfährt nicht mehr zwangsläufig, wenn Sozialleistungen beantragt werden und die Bearbeitung kann schneller erfolgen. Vorteil für den Arbeitgeber: er muss künftig nicht mehr umständlich Papier-Bescheinigungen über Daten ausstellen, die ihm bereits elektronisch vorliegen. Ein Knopfdruck genügt dann zur monatlichen Übermittlung. Und: Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter Wohngeld bei seiner Gemeinde beantragt, fordert das Wohngeldamt künftig die benötigten Einkommensnahcweise nicht mehr vom Arbeitgeber, sondern ruft sie direkt bei der ZSS ab.

Voraussetzungen für ELENA

Wichtig ist allerdings, das die Lohn- und Gehaltssoftware das ELENA-Verfahren unterstützt. Besonders für Firmen mit mehreren Mitarbeitern ist es wichtig, dass die Software ein Modul zur verschlüsselten, elektronischen Übermittlung der Daten enthält, da sonst der Arbeitsaufwand bei manueller Meldung erheblich ansteigt. Außerdem muss mit Bußgeldern gerechnet werden, wenn die Elena-Daten nicht übertragen werden.

Checkliste ELENA: Was ist zu tun?

  • Der Arbeitgeber muss für jeden Mitarbeiter für jeden Monat umfangreiche Daten an die zentrale Speicherstelle elektronisch übermitteln.
  • Die Arbeitgeber sollten sich rechtzeitig um die Möglichkeit bemühen, die neuen Meldungen elektronisch versenden zu können.
  • Tipp: Setzen Sie eine systemgeprüfte Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ein, die Ihnen die Meldungen automatisiert zusammenstellt und elektronisch übermittelt.
  • Die Arbeitgeber, die bisher manuell die Meldungen mit sv.net (Software zur Übermittlung von Sozialversicherungsdaten) erstellt haben, müssen ab Januar sv.net classic nutzen. Achtung: Durch ELENA entsteht ein erheblicher Mehraufwand bei der manuellen Eingabe.
  • Die Arbeitgeber, die bereits Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einsetzen, müssen unter Umständen Stammdaten ergänzen, die für die Übermittlung per ELENA notwendig sind.

Lexware hat schon vorgearbeitet

Eine mögliche Lösung bietet die Software „Lohn und Gehalt 2010“ von Lexware, die die ELENA-Prozesse einfach und rechtssicher umsetzt. Die Software erzeugt die notwendigen Meldungen automatisch und verschickt sie auf Knopfdruck mit einem Sende-Assistenten. Dazu bietet Lexware kostenlose Online-Schulungen für den Programm-Einstieg und eine FAQ-Sektion innerhalb des Programms. Ergänzend bietet der Hersteller individuelle Trainings an, die zum Preis von 90 Euro (für 60 Minuten) oder 50 Euro (für 30 Minuten) zu haben sind.

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