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Verträge und ihre Workflows

DocuSign: digitales Vertragsmanagement mit E-Signatur

| Autor: Dr. Stefan Riedl

„Pacta sunt servanda“ (Verträge sind einzuhalten), auch wenn sie elektronisch zustande kamen.
„Pacta sunt servanda“ (Verträge sind einzuhalten), auch wenn sie elektronisch zustande kamen. (Bild: © studiostoks - stock.adobe.com - [M] Udo Scherlin)

Ein Pakt mit dem Teufel muss mit Blut unterschrieben werden. Für banalere Vereinbarungen reicht der Kugelschreiber. Ein mündlicher Vertrag würde es meist auch tun, jedoch hat sich die Schriftform für wichtige Angelegenheiten durchgesetzt. Nun kommt die E-Signatur und will es noch besser machen.

Der wichtigste Grundsatz des öffentlichen und privaten Vertragsrechts lautet: „Verträge sind einzuhalten.“ Der Satz stammt aus dem römischen Recht der klassischen Zeit („Pacta sunt servanda“), in dem ein verbindlicher und damit einklagbarer Vertrag dann entstand, wenn der Konsens der Vertragsparteien in einem anerkannten Vertrag ausgedrückt wurde. Was im ersten Jahrhundert nach Christus galt, gilt noch heute. Die Form anerkannter Verträge ist grundsätzlich auch bei mündlich geschlossenen Verträgen erfüllt – man denke an den Einkauf beim Kiosk oder Deals per Handschlag unter Kaufleuten – aber im Sinne der Rechtssicherheit vorteilhaft ist sicherlich die Schriftform. Die Evolution des Vertragswesens ist damit aber noch nicht abgeschlossen, wenn man der Einschätzung von Frank Harter folgt. Er ist Area Vice President & Managing Director bei DocuSign Germany. Das Produkt der Firma: ein E-Signatur-basiertes Workflow-Management-System, welches Prozesse optimieren und das Abschließen von Verträgen vereinfachen soll.

Keine Zweifel an der Rechtswirkung

Frank Harter, Area Vice President & Managing Director, DocuSign Germany
Frank Harter, Area Vice President & Managing Director, DocuSign Germany (Bild: DocuSign)

Harter sei bisher kein Fall in Deutschland bekannt, in dem die Rechtswirkung eines so geschlossenen Vertrages angezweifelt wurde. Bei genauer Betrachtung übertreffe die E-Signatur im Hinblick auf Rechtssicherheit sogar „Papier-basierte Verträge“, denn: „Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag an die Firma Müller schicken und nach drei Wochen das Schreiben mit der Unterschrift von einem Herrn Mayer zurückkommt, stellen sich Fragen, die bei einem E-Signatur-basierten Verfahren nicht aufkommen, bei dem Zeitstempel, E-Mail-, und IP-Adresse mit erfasst werden.“

Zwischen DMS, HR, ERP, CRM und Einkaufslösungen

Das System sitzt – entsprechende Schnittstellen nutzend – quasi als ein Bindeglied zwischen DMS, HR, ERP, CRM und Einkaufslösungen. An dieser Stelle ist die Wertschöpfung des Channels gefragt. Es gilt, Prozesse zu optimieren und dabei zu helfen, rechtskräftige Verträge im Innen- und Außenverhältnis von Unternehmen auf einem digital nachvollziehbaren Weg abzuschließen. Neben klassischen Verträgen mit Kunden und Lieferanten, geht es im Innenverhältnis beispielsweise um Ergänzungen zu Arbeitsverträgen, Beförderungen oder Erweiterungen des Kreises der Geschäftsführer. Aus Workflow-Sicht stellt sich bei Verträgen jeglicher Couleur zunächst die Frage: Wer erteilt seine Genehmigung und wann muss er das tun?

Von Workflowschritt zu Workflowschritt

„Nehmen wir die Einstellung eines neuen Mitarbeiters“, so Harter, „Hier können automatisiert der einstellende Manager, Vertreter der jeweiligen Fachbereiche und die HR-Abteilung eingebunden werden.“ Das System weiß dann genau, wer in welchem Schritt die Zustimmung abgeben muss, damit der Prozess nahtlos und schnell weiterlaufen kann. „An welchem Ort oder über welches Endgerät die Freigabe erteilt wird, spielt dabei keine Rolle“, betont der ­DocuSign-Deutschland-Chef.

Die E-Signatur, die dem System zugrunde liegt, „bekommt aufgrund der damit verbundenen Vorteile immer mehr Dynamik“, sagt Harter. „Zu unseren Kunden zählen bereits 15 DAX-Unternehmen, wie SAP, Adidas und E.ON. Bekannte Mittelständler sind beispielsweise Ricola, Delivery ­Hero und MyTaxi. Aber auch kleinere, familiengeführte Unternehmen, wie ein Küchenstudio in München.“

Identifizierungsverfahren

Als einfachstes Identifizierungsverfahren wird bei elektronischen Verträgen eine E-Signatur in Kombination mit einer E-Mail-Adresse genutzt. Allerdings gibt es auch Möglichkeiten, dieses Verfahren zu erweitern, beispielsweise mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einem PIN-Code.

Ergänzendes zum Thema
 
DocuSign im Überblick

Technologie-Partner, wie beispielsweise IDnow aus München ermöglichen zudem eine „qualifizierte Signatur“, die durch Identifizierung per Personalausweis beziehungsweise Webcam realisiert werden kann. Auch die Bundesdruckerei zählt mit ihren Identifikationsverfahren zu den Kooperationspartnern von DocuSign.

Schnell und mobil

„Geschwindigkeit statt Laufmappe“, lautet die Devise, was alleine schon der Tatsache geschuldet sei, dass viele Führungskräfte oft unterwegs und selten an ihrem Büroarbeitsplatz anzutreffen sind. Für mobiles Arbeiten gibt es die entsprechenden App-Versionen für DocuSign in den Online-Stores von Apple, Microsoft und Android zu finden. Mit dem Verkauf von Lizenzen verdient sich der Channel hierbei also keine goldene Nase, denn es handelt sich um eine Cloud-Plattform, die aber die Basis für die oben beschriebene Partner-Wertschöpfung bietet. Über besagte Cloud-Plattform wird den Beteiligten ein hohes Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit geboten, führt Harter aus: „Jeder sieht jeder Zeit, wer unterzeichnen muss, wer das Dokument gesichtet hat und wer bereits seine Freigabe erteilt hat.“

Da auch für digitale Briefumschläge ein Postgeheimnis gilt, hat DocuSign keinen Zugriff auf die Inhalte der jeweiligen Dokumente. Über die Cloud-basierte Plattform können die Prozesse und Abläufe aber anonymisiert analysiert werden. Dabei kam heraus, dass rund 85 Prozent der Dokumente (bezogen auf einen Vorgang) innerhalb eines Tages unterzeichnet werden. Mit Papier sei diese Geschwindigkeit nicht realisierbar – hier dauert es im Schnitt mindestens fünf Tage, wenn nicht sogar länger, taxiert der Manager.

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