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Digitalisierungsreport von Step Ahead

Digitalisierung statt Software-Verkauf

| Autor: Dr. Stefan Riedl

Nicht alle Akteure surfen gleich erfolgreich auf der Digitalisierungswelle.
Nicht alle Akteure surfen gleich erfolgreich auf der Digitalisierungswelle. (Bild: © Konstantin Hermann - stock.adobe.com)

Das „papierlose Büro“ mag irgendetwas zwischen unerreichbarer Utopie und erreichbarer Definitionssache sein – in Hinblick auf Digitalisierungsstrategien ist es aber lediglich ein ­Teilaspekt. ERP-Hersteller Step Ahead will bei der Analyse des Themas dicke Bretter bohren.

Das papierlose Büro ist für Wolfgang Reichenbach, Vorstand von Step Ahead, keine unrealistische Utopie. Aber durchaus ein Buzzword und nicht wörtlich zu sehen. Der Ausdruck meint aus seiner Sicht vielmehr, dass der Großteil der Geschäftsprozesse, insbesondere Buchhaltung und Kommunikation digital abläuft. „Das verstehen wir als papierloses Büro.“ Dass einige Dokumente dennoch für die Arbeit, zum Lesen, Präsentieren und für Meetings auch in ­Zukunft weiterhin ausgedruckt werden, ­bezweifelt Reichenbach nicht. Ein „papierloses Büro“ liege demnach bereits dann vor, wenn alle Dokumente digital existieren, auch wenn sie bei Bedarf noch zusätzlich ausgedruckt werden.

Das Thema sei ohnehin nur ein „Teilaspekt digitalisierter Geschäftsprozesse“, denn zur digitalen Transformation eines Unternehmens gehöre noch mehr.

Die Studie von Step Ahead

Wolfang Reichenbach ist Vorstand der Step Ahead AG.
Wolfang Reichenbach ist Vorstand der Step Ahead AG. (Bild: Step Ahead)

In dem Digitalisierungsreport, für den der ERP-Hersteller kleine und mittelständische Firmen aus der DACH-Region befragt hat, geht es daher auch nur am Rande um Papiervermeidung. Vielmehr werden vier Handlungsfelder der Digitalisierung untersucht: „Angebot & Services“, „Prozesse & Organisation“, „Markt & Kunden“ sowie „Firmenkultur & Mitarbeiter“. Das Leitmotiv, ein papierloses Büros zu schaffen, steigert in dem Zusammenhang die Effizienz im Bereich „Prozesse und Organisation“.

„Es sagt allerdings nur sehr bedingt etwas darüber aus, ob ich die veränderten Anforderungen meiner Kunden im Zusammenhang mit der Digitalen Transformation ­kenne, ob ich meine Website und die Kunden-Interaktion optimiert habe, ob ich meine digitalen Daten bereits smart auswerte und daraus Schlüsse ziehe und vor allem: ob ich meine Mitarbeiter für digi­tale Herausforderungen entsprechend qualifiziert habe und ihnen, beispielsweise durch Auslagerung des IT-Betriebs, die Möglichkeit gebe, sich auf ihre eigentlichen Tätigkeiten zu konzentrieren“, betont Reichenbach. Daher geht die Rechnung „Hoher Digitalisierungsgrad gleich papierloses ­Büro“ nicht auf.

IT-Branche führt bei der Digitalisierung

Die IT-Branche hat erwartungsgemäß den höchsten Digitalisierungsgrad.
Die IT-Branche hat erwartungsgemäß den höchsten Digitalisierungsgrad. (Bild: Step Ahead AG)

Zu den Kernergebnissen zählt, dass bei IT‑Unternehmen die Digitalisierung am ­weitesten fortgeschritten ist, was wenig überraschend ist. Schließlich stellen IT-Systemhäuser Kunden anderer Branchen Werkzeuge für die Digitalisierung der Prozesse bereit. Es zeige sich aber, dass es branchenübergreifend noch Beratungsbedarf und Luft nach oben gibt, so der Step-Ahead-Vorstand. Es werde immer noch ­relativ wenig IT ausgelagert, und „IT-Verantwortliche verbringen zu viel Zeit mit ­administrativen Aufgaben, anstatt sich auf Strategisches zu konzentrieren“. In der Folge sind digitale Kunden-Interaktionen, zum Beispiel über Portale oder der Vertrieb über Online-Kanäle, noch zu schwach ausgeprägt.

Ergänzendes zum Thema
 
Der Digitalisierungsreport von Step Ahead

Auch bei der Digitalisierung und Automation von Dokumenten- und Daten-basierten Prozessen seien die Unternehmen oft noch nicht so weit. So wird etwa in der Buchhaltung häufig immer noch mit einem Papierarchiv oder ausgedruckten Rechnungen gearbeitet, führt Reichenbach aus.

Überraschendes Ergebnis

Überrascht hat den Step-Ahead-Vorstand, dass die befragten mittelständischen Unternehmen sich einerseits schon gut für die Digitalisierung positioniert sehen, aber nur 18 Prozent über definierte Digitalisierungsstrategien verfügen. „40 Prozent planen nicht einmal ein festes Budget für die Schaffung digitaler Abläufe ein.“

Das zeigt, dass viele Unternehmen die Digitalisierung noch nicht ganzheitlich angehen. Vielmehr wird oft nur an verschiedenen Stellen geschraubt, nicht aber Prozess-übergreifend oder gar strategisch gedacht. Eine positive Entwicklung zeige sich laut Reichenbach hingegen im Digitalisierungsfeld „Firmenkultur und Mitarbeiter“: In diesen Bereich scheinen Unternehmen bereits zu investieren. Sie qualifizieren ihre Mitarbeiter für Digitalisierungsthemen und richten ihre Unternehmenskultur entsprechend aus.

Großer Beratungsbedarf

Beim ERP-Hersteller Step Ahead hat man aus dem Report den Schluss gezogen, dass noch deutlicher Beratungsbedarf vorhanden ist. „Hier werden wir ansetzen“, so der Vorstand. Gerade in Hinblick auf die Punkte „Auslagerung des IT-Betriebs“, „mobiles ERP“ und auch „Firmenkultur und Mitarbeiter“ speziell im Wissensmanagement will man Beratung intensivieren. „Außerdem werden wir die Entwicklung des Digitalisierungsgrads im Mittelstand weiter beobachten, um herauszufinden, in welchem Bereich der Handlungsbedarf am größten ist“, kündigt Reichenbach an. Die Befragung wird auf jährlicher Basis fortgeführt, um Entwicklungen zu erfassen.

Digitalisierungsstrategie für eigene Produkte

In diesen Bereichen wird Digitalisierung Änderungen anstoßen.
In diesen Bereichen wird Digitalisierung Änderungen anstoßen. (Bild: Step Ahead AG)

Die eigentliche Herausforderung für Unternehmen liegt in der Digitalisierung ihrer Produkte, findet der Manager. Das eröffnet neue Geschäftsmodellen, die wiederum zu anderen Prozessen führen. „Moderne Softwaresysteme müssen zuvorderst Automation und Integration über Produktlinien hinweg bieten, damit solche neuen ­Geschäftsmodelle umgesetzt werden können“, sagt Reichenbach. „Der Mittelstand sieht sich mit der Digitalisierung einer enormen Herausforderung gegenüber und braucht, um diese zu meistern, eine gute Beratung.“

Der IT-Channel muss daher mehr sein als ein Software-Lieferant. Kleine Betriebe brauchen konkrete Empfehlungen von ­Experten, da sie oft nicht wissen, wo sie mit der Digitalisierung beginnen sollen. Eine Standard-Digitalisierung gibt es nicht, vielmehr müssen Firmen ganz unterschiedliche Werkzeuge implementieren. „Und dafür brauchen sie gute Partner mit entsprechendem Knowhow. Wenn aber oft noch die komplette IT inhouse gesteuert wird, bleibt dieses Unterfangen schwierig“, mahnt Reichenbach.

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