Studie zur Social Collaboration Deutsche Unternehmen setzen vermehrt auf digitale Kommunikation

Die Ausnahmesituation der letzten Monate hat gezeigt, wie wichtig Kommunikation ist. Dabei haben vor allem Social-Collaboration-Tools einen Aufschwung erfahren. Nichtsdestotrotz wurde die Unternehmenskommunikation im Laufe der letzten fünf Jahre kontinuierlich digitaler. So das Ergebnis der „Deutsche Social Collaboration Studie 2020“.

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Covid-19 hat die Zusammenarbeit in Unternehmen schlagartig verändert. Beim Umstieg von der persönlichen auf die virtuelle Kommunikation haben vor allem IT-Infrastrukturen und moderne Kommunikations-Tools eine entscheidende Rolle gespielt. Denn im Homeoffice waren klassische Kommunikationsmittel wie persönliche Gespräche und Meetings vor Ort plötzlich nicht mehr möglich. Es kamen nun vermehrt auch Webkonferenzen, Chats oder andere Social-Collaboration-Tools zum Einsatz.

Doch auch vor Corona hat sich bereits ein Wandel innerhalb der Unternehmenskommunikation abgezeichnet, wie die „Deutsche Social Collaboration Studie“ der Technischen Universität Darmstadt in Zusammenarbeit mit der Management- und Technologieberatung Campana & Schott zeigt. Sie untersucht seit 2016 jährlich die Nutzung moderner Technologien zur vernetzten Zusammenarbeit in Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Im Fokus stehen dabei organisatorische Aspekte wie die digitale Unternehmenskultur, die Arbeitseffizienz und das Change Management.

Das Ergebnis: In den letzten fünf Jahren ist der Reifegrad in Unternehmen bezüglich des Einsatzes von Social-Collaboration-Tools auf einer Skala von 1 bis 7 kontinuierlich gestiegen, von 3,48 im Jahr 2016 auf 4,08 im Jahr 2020. Das macht einen Anstieg von fast 17 Prozent. Demnach setzen immer mehr Mitarbeiter digitale Hilfsmittel zur Kommunikation ein. Im Vergleich: 2016 haben bei 43 Prozent der befragten Unternehmen Social-Collaboration-Initiativen noch keine Rolle gespielt. Jetzt geben über zwei Drittel der Befragten an, dass ihr Unternehmen bereits entsprechende Projekte umgesetzt hat oder diese in Durchführung oder Planung sind.

Jedoch zeigen sich starke Unterschiede beim Reifegrad zwischen den Branchen. Den höchsten Social-Collaboration-Reifegrad mit 4,71 besitzt die IT-Branche, dicht gefolgt von der Kommunikations-Branche (4,55) und Dienstleistern (4,38). Schlusslichter sind der Öffentliche Dienst (3,69) und das Gesundheitswesen (3,73).

Ziele und Hindernisse

Unternehmen verfolgen verschiedene Ziele, wenn sie Social-Collaboration-Tools für ihre Mitarbeiter einführen. Aktuell möchten 16 Prozent die Unternehmenskultur verbessern, 15 Prozent die Kundenzufriedenheit erhöhen und 14 Prozent Kosten einsparen. Die häufigsten Anwendungsszenarien für die Tools in Unternehmen sind der Austausch von Dokumenten, das Stellen von Anträgen und die Koordination im Team. Als Gründe gegen digitale Kommunikations-Tools nennen die Befragten die Anschaffungs- und Implementierungskosten, die Ausgaben für die notwendige Infrastruktur, wie etwa zur mobilen Anbindung aller Mitarbeiter, sowie das Risiko für den Datenschutz. Selbst wenn Social-Collaboration-Tools in Unternehmen eingeführt werden, heißt das nicht automatisch, dass Mitarbeiter sie auch einsetzen. So äußern viele Studienteilnehmer Bedenken, die Nutzung der Tools könnte sich nicht durchsetzen. Damit Unternehmen eine hohe Akzeptanz unter der Belegschaft erzielen, sollten sie ein entsprechendes Change Management umsetzen. Jedoch haben rund 70 Prozent der befragten Unternehmen noch keine Maßnahmen für das Change Management ergriffen. Folglich ist auch nur ein Viertel der Befragten zufrieden mit der Einführung von digitalen Kommunikationsmitteln. 42 Prozent stehen dem Thema eher neutral und 31 Prozent sogar ablehnend gegenüber.

Arbeiten Mitarbeiter in digitalisierten Unternehmen effizienter?

Darüber hinaus zeigt die Studien einen Zusammenhang zwischen Reifegrad und Arbeitseffizienz, wonach Unternehmen mit einem hohen Reifegrad auch eine hohe Effizienz aufweisen. Folglich sind laut der Studie die Mitarbeiter von Unternehmen, die einen Reifegrad zwischen fünf und sieben aufweisen, um fast 39 Prozent effizienter als die Mitarbeiter von Unternehmen mit einem niedrigeren Reifegrad.

Zudem zeigt sich eine Verbindung zwischen dem Social-Collaboration-Reifegrad und der Digital Literacy. Diese beschreibt, wie sehr sich der einzelne Mitarbeiter dazu fähig fühlt, in einer modernen digitalen Arbeitsumwelt zu agieren. Laut der „Deutsche Social Collaboration Studie 2020“ sind Mitarbeiter aus Unternehmen, die einen hohen Reifegrad aufweisen, insgesamt besser auf die Herausforderungen im digitalen Arbeitsalltag vorbereitet. Außerdem fühlen sie sich eher dazu befähigt, mit digitalen Technologien umzugehen und diese für ihre Zwecke zu nutzen.

Die Einführung von Social-Collaboration-Tools erhöht nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern verbessert auch laut 36 Prozent der Befragten die interdisziplinäre Zusammenarbeit. Weiteren Antrieb wird auch bei der Innovationsorientierung (32 %, der Veränderungsbereitschaft (30 Prozent) und der Technologieaffinität (30 %) festgestellt.

Schwerer Start für neue Technologien

Schlüsseltechnologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning versprechen Potenzial für Analyse-Anwendungen. Jedoch verwenden nur knapp ein Viertel der befragten Unternehmen Business Intelligence oder Analytics-Tools um geschäftliche Daten auszuwerten. Als Hindernis für den Einsatz von KI nennen 48 Prozent die hohen Anforderungen hinsichtlich der IT-Security. Erst auf Platz zwei kommt der Datenschutz mit 46 Prozent, gefolgt von der hohen Komplexität der Technologie (39 %). Dennoch sehen Unternehmen aktuell Chatbots (44 %), automatische Bildverarbeitung (42 %) sowie maschinelle Übersetzung (39 %) als vielversprechende Einsatzszenarien.

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