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Internationale Umfrage zur elektronischen Rechnung

Deutsche Unternehmen kämpfen mit E-Invoicing

| Autor: Sarah Gandorfer

Viele deutsche Firmen kämpfen mit Compliance-Problemen beim Invoicing.
Viele deutsche Firmen kämpfen mit Compliance-Problemen beim Invoicing. (Bild: Pixabay / CC0)

Wer für Behörden arbeitet, muss sich mit den neuen EU-Richtlinien zur elektronischen Rechnung auseinandersetzen. Denn ab Herbst wird E-Invoicing verlangt. Allerdings haben viele Unternehmen in dieser Hinsicht Compliance-Probleme.

Ab 27. November 2018 gilt die „Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ in Deutschland. Zuerst für Bundesministerien und Verfassungsorgane, ein Jahr später verlangen dann alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes die elektronische Rechnung von ihren Geschäftspartnern. Die erwarteten, durch das E-Invoicing erwarteten Einsparungen werden auf vier bis neun Milliarden Euro pro Jahr beziffert. Davon betroffen sind alle Unternehmen, welche bereits jetzt mit dem Bund Rechnungen austauschen oder sich an zukünftigen Ausschreibungen beteiligen wollen. Damit erhält die Digitalisierung des Rechnungswesens EU-weit einen neuen Schub.

Derzeit sieht es bei den Dienstleistern hierzulande in diesem Punkt allerdings noch nicht so prickelnd aus, wie das Software-Unternehmen Comarch zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in einer Marktstudie unter Deutschlands 700 größten Unternehmen herausfand. Die vollständige Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen: Status Quo, Pain Points und Erfolgsfaktoren“ wird am 24. Mai 2018 veröffentlicht.

Internationaler Vergleich

Bereits veröffentlicht ist eine zweite, länderübergreifenden Studie von Comarch und Sharedserviceslink. Hier wurden internationale Unternehmen nach den Ländern und Regionen gefragt, wo sie mit den größten Herausforderungen für das Rechnungswesen kämpfen. Neben den USA und China werden hier vor allem EU-Länder genannt, darunter auch Deutschland an vorderer Stelle. Alle teilnehmenden Unternehmen waren in der Regel sehr groß, rund 80 Prozent der Befragten gaben ein jährliches Rechnungsvolumen von über 100.000 an.

Ziel der Studie war es, die größten Herausforderungen in den Bereichen Fakturierung, Inhalt, Archivierung und Schutz sensibler Daten zu ermitteln. 58 Prozent der Unternehmen waren in Europa, 31 Prozent in Nordamerika und der Rest in Afrika, Asien und Lateinamerika angesiedelt. Die Vielzahl geografischer Standorte und Branchen sowie die Menge der bearbeiteten Rechnungen zeigen länderübergreifend die Herausforderungen und Chancen digitaler Rechnungsworkflows. Befragt wurden P2P- und Finanzfachleute, die unter anderem für die größten Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen, Lebensmittelindustrie, Mode und Verkehr tätig sind.

Nach den vordringlichen Herausforderungen für die Rechnungsprozesse gefragt, stehen die Einhaltung von Steuer- und Umsatzsteuervorschriften bei 63 Prozent an erster Stelle, gefolgt von Problemen mit der Integrität von Rechnungsinhalten, welche 54 Prozent nennen. Schließlich kann die Nichteinhaltung dieser Formalitäten im schlimmsten Fall zusätzliche Kosten und ein erhöhtes Haftungsrisiko für das Unternehmen zur Folge haben. Jedes fünfte Unternehmen kämpft darum, Archivierungsregeln einzuhalten (22 Prozent) und sensible Daten zu schützen (21 Prozent). Im Falle von Sicherheitsverletzung, Datenverlust oder unzureichender Archivierung wichtiger Daten eines Unternehmens kann dies nicht nur Geldstrafen, sondern einen Reputationsverlust nach sich ziehen.

Lösungsansätze für Compliance

Entsprechend suchen 96 Prozent der Studienteilnehmer nach Möglichkeiten, die Compliance in ihren Organisationen zu verbessern. Die meisten Unternehmen sehen die Lösung ihrer Probleme darin, aktuelle Prozesse und Richtlinien zu verbessern (72 Prozent) und die manuelle Rechnungsverarbeitung zu reduzieren (70 Prozent).

Diese beiden Probleme haben einen großen Einfluss auf den Workflow in einem Unternehmen. Wenn Mitarbeiter alle Rechnungen manuell verwalten müssen, besteht eine viel höhere Wahrscheinlichkeit, dass menschliche Fehler auftreten. Zudem setzen die Firmen auf die Entwicklung der Qualität von Stammdaten (64 Prozent) und Investitionen in Rechnungsautomatisierungstechnologien (63 Prozent). Statt auf die Suche nach neuen Lösungen, konzentrieren sich 44 Prozent der Befragten darauf, sicherzustellen, dass die aktuell von ihnen eingesetzte Technologie alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

80 Prozent der befragten Unternehmen bezifferten ihr Rechnungsvolumen zwischen 100.000 und über einer Million Rechnungen pro Jahr. Dennoch erhalten die meisten dieser Organisationen den Großteil ihrer Rechnungen im Papierformat / gescannt (77 Prozent, mittleres und hohes Volumen zusammen gezählt) oder als manuell eingegebene E-Mail / PDF (68 Prozent, mittleres und hohes Volumen zusammen gezählt). Berücksichtigt man die Anzahl der Rechnungen, bedeutet dies nicht nur eine massive Arbeitsbelastung für die verantwortlichen Mitarbeiter, sondern eine erhebliche Erhöhung der Fehlerwahrscheinlichkeit. Weiterhin empfangen die Unternehmen Rechnungen via E-Invoicing-Netzwerk, Papier und EDI.

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