Cisco oder Microsoft – ist das wirklich die Frage? Der Vier-Punkte-Plan für erfolgreiche UCC-Projekte

Im Zuge der globalen Vernetzung und zunehmenden Mobilität steigt der Bedarf an IT-Lösungen für Kommunikation, Informationsaustausch und Zusammenarbeit in Unternehmen. Wenn sie mit strategischer Weitsicht und Blick auf den Anwender eingeführt werden, sind Unified Communications & Collaborations (UCC) ein Motor für wirtschaftlichen Erfolg. Dabei müssen sich Unternehmen nicht zwingenderweise für einen der beiden „Leader“ – Cisco und Microsoft – entscheiden.

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Seit einigen Jahren halten zusätzlich zu den klassischen Kanälen Telefon und E-Mail zunehmend auch Audio-, Video-, Presence-, Web-Conferencing, Instant Messaging und weitere Echtzeit-Kommunikationssysteme in Unternehmen Einzug. Mit UCC-Technologien eröffnen sich nicht nur neue Potenziale, die Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Partnern zu verbessern oder Kosten zu sparen. Sie stellen auch neue Anforderungen an die IT-Infrastruktur und die Kommunikationskultur. Denn wie sieht die ideale UCC-Lösung aus? Gibt es diese überhaupt?

Die Suche nach dem geeigneten Anbieter wirft bei vielen Unternehmen die Grundsatzfrage auf: Cisco oder Microsoft? Der Gartner „Magic Quadrant“ ist hier nur bedingt eine Hilfe, denn seit Jahren liefern sich die zwei großen Anbieter ein Kopf-an-Kopf-Rennen. Aktuell sieht Gartner Cisco vor Microsoft. Das heißt aber nicht, dass Unternehmen unbedingt auf Cisco-Lösungen setzen sollten. Viel wichtiger ist, dass die eingesetzte Lösung zum Unternehmen passt – und die kann auch eine Mischung beider „Welten“ sein. Je nach Anforderung und Anwendungsgebiet lassen sich so die Stärken und Vorteile beider Anbieter nutzen.

Neben der Frage nach dem passenden Anbieter gilt es sowohl für Unternehmen wie auch für Reseller, eine Reihe weiterer Aspekte zu beachten:

1. Die Anbieterauswahl: Zwei Welten mit umfassenden Lösungen

Sowohl Cisco als auch Microsoft bieten vollumfängliche Lösungen mit Telefonie, Instant Messaging, Presence-, Video- und Web-Conferencing-Tools an. Da Cisco ursprünglich allerdings ein Telefonieanbieter war und Microsoft sich aus dem Office-Applikationsumfeld heraus entwickelt hat, unterscheiden sich ihre Herangehensweisen. Die Kunst ist es, aus beiden „Welten“ das Beste für die jeweilige Anwendung zu kombinieren.

Traditionell hat Cisco nach wie vor Stärken im Telefoniesegment. Wenn ein Unternehmen umfangreiche Telefonfunktionalitäten – komplexes Routing, ausgefeilte Berechtigungskonzepte oder anspruchsvolle Umleitungen – fordert und bestehende Prozesse mittels Telefonie abbilden will, empfiehlt sich hierfür ganz klar Cisco. Sollen neue Echtzeit-Kommunikationsformen in die Desktops der Mitarbeiter integriert werden, bietet Microsoft aktuell mehr Möglichkeiten. Solange die Lösungen beider Hersteller wie zwei Systemwelten nebeneinanderstehen, ist es zwar ratsam, sich für einen Anbieter zu entscheiden. Aber um von den Stärken beider zu profitieren, bietet sich durchaus – je nach Anwendung – eine Kombination von Cisco- und Microsoft-Lösungen an. Daher muss das Unternehmen zunächst definieren, welche Lösungen zu seinen Anforderungen und Zielen passen.

2. Auf das Integrationskonzept kommt es an

Unabhängig davon, ob Cisco- oder Microsoft-UCC integriert werden, zeigt die Praxis, dass das Integrationskonzept den Erfolg des Projekts bestimmt. Dieses bildet die strategische und die technische Ebene ab und verfolgt das Ziel, die neuen Systeme stabil zu betreiben und nutzbar zu machen. Die technische Ebene fordert den Systemintegrator, der wissen muss, welche Funktionen verlangt sind und wie sich die neuen Systeme in die bestehende Infrastruktur integrieren lassen. Auch der Fachhandel sollte über die Installation hinausgehende Integrationsexpertise besitzen.

3. Mit den Augen des Anwenders sehen

Strategisch muss das Unternehmen dazu bereit sein, Kommunikation und Zusammenarbeit zukünftig anders zu gestalten als bisher. Diese organisatorische und kulturelle Ebene wird oft nicht oder unzureichend berücksichtigt, was dazu führen kann, dass Anwender die neuen Technologien nur zögerlich annehmen oder gar nicht nutzen.

Denn wenn Mitarbeiter neue Systeme annehmen sollen, müssen sie von Beginn an mit einbezogen werden. Hierfür ist es wichtig, mit einzelnen Angestellten und Fachabteilungen zu sprechen und ihre Anforderungen abzufragen, aber auch auf der Bereichs- und Geschäftsleitungsebene festzustellen, welche Voraussetzungen das Unternehmen mitbringt. Zur Evaluierung der Anwenderanforderungen eignen sich Workshops, Mitarbeiterbefragungen und – auf Geschäftsleitungsebene – Interviews. Eine solche Positionsbestimmung fehlt meist in der Projektbeschreibung für die Systemintegration, sollte aber auf jeden Fall vorgenommen werden. Verzichtet der Systemintegrator darauf, können Risiken entstehen, die sogar die Projektabnahme und das Erreichen der gesteckten Ziele gefährden können.

4. Gut vorbereitet ist schon halb eingeführt

Um das Unternehmen auf die Kommunikationslösungen vorzubereiten, empfehlen sich klassische Schulungen, die die Mitarbeiter an die neuen Systeme heranführen. Hier können sich die Anwender in der bekannten Arbeitsumgebung mit der Handhabung vertraut machen. Zudem lernen sie den Nutzen kennen und erleben selbst, welche Vorteile die neuen Technologien bieten. Es gilt, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass die Umgewöhnung zwar erst einmal Zeit kostet, die neuen Systeme aber langfristig Zeit sparen und ihre Arbeit erleichtern. Auch im Rahmen einer ausgedehnten Pilotphase kann wertvolles Feedback aus der Nutzergruppe gezogen werden. Hierbei kommt meist der positive Effekt der Mund-zu-Mund-Propaganda und der grundsätzlichen Neugier der Mitarbeiter hinzu.

Auch für Reseller empfiehlt es sich, in der Presales- oder möglichst frühen Projektphase den Anwendern eine Testumgebung zu bieten, in der sie die neuen Systeme „anfassen“ können. So können sie ihren Kunden ein Gefühl dafür vermitteln, welche neuen, spannenden Möglichkeiten sich ihnen eröffnen, und den Mehrwert gemeinsam erarbeiten.

Fazit: Pferd von hinten aufzäumen

Nur wenn die Mitarbeiter neue Kommunikationskanäle nutzen, tragen UCC-Lösungen zum Unternehmenserfolg bei. Es genügt nicht, die neuen Technologien nur auszurollen. Unternehmen brauchen Zeit und eine Strategie, die die Mitarbeiter einbindet und auf dem Weg zu neuen Arbeits- und Kommunikationstechnologien mitnimmt.

Um ihre Kunden dabei bestmöglich zu beraten, bieten IT-Dienstleister unterschiedliche Strategiekonzepte an. Computacenter hat beispielsweise mit dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation ein „Communication & Collaboration Roadmapping“ entwickelt. Im Rahmen dieses Angebots gehen die IT-Consultants frühzeitig auf die Unternehmens- und Abteilungsleitungsebene ihrer Kunden zu und stellen fest, welche Voraussetzungen in Bezug auf Management- und Kommunikationskultur gegeben sind. Daraus lassen sich dann konkrete Handlungsfelder für die Vorbereitung auf die neuen UCC-Lösungen ableiten – egal, welche Technologien letztlich zum Einsatz kommen.

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