Datenverlust und Ausfälle in Cloud-Lösungen vermeiden Backup für Microsoft 365: Unbedingt machen!

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Elke Witmer-Goßner

Viele Anwender, Administratoren und auch Verantwortliche im Unternehmen unterschätzen die Risiken einer fehlenden Datensicherung in Cloud-Lösungen wie Microsoft 365. Wir erklären in diesem Beitrag, warum ein Backup in Microsoft 365 dringend notwendig ist.

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Mit Bordmitteln allein ist es schwierig, ein umfassendes Backup in Microsoft 365 zu bewerkstelligen, weshalb Nutzer nicht ohne eigene Maßnahmen zur Datensicherung und -wiederherstellung auskommen.
Mit Bordmitteln allein ist es schwierig, ein umfassendes Backup in Microsoft 365 zu bewerkstelligen, weshalb Nutzer nicht ohne eigene Maßnahmen zur Datensicherung und -wiederherstellung auskommen.
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Standardmäßig ist in Microsoft 365 (vormals Office 365) kein Backup enthalten. Löschen Anwender also versehentlich Dateien oder fällt unter Umständen sogar ein Rechenzentrum aus, so unwahrscheinlich das auch sein mag, besteht für Unternehmen das Risiko eines Datenverlustes. Microsoft bietet eine gewisse Verfügbarkeit für seine Cloud-Dienste, sichert aber keine Daten.

Gesetzliche Vorschriften beachten

Das Backup von Daten, die Anwender in der Cloud speichern, obliegt dem Abonnenten. Der Dateneigentümer muss seine Daten sicher speichern und für eine Datensicherung sorgen. Nur die Kopie von Daten an einem anderen, sicheren Ort stellt eine zuverlässige Datensicherung dar. Der Papierkorb in der gleichen Cloud-Lösung ist sicherlich kein solcher, zuverlässiger Ort, um Daten wiederherstellen zu können. Der Papierkorb steht auch nicht in allen Lösungen von Microsoft 365 zur Verfügung und dient ohnehin nur der kurzfristigen Wiederherstellung.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmen schreibt vor, dass Daten für mindestens mehrere Jahre aufbewahrt und archiviert werden müssen. Alle relevanten Dokumente und Daten sind davon betroffen. Bei entsprechender Einbindung von Microsoft 365 in die Geschäftskorrespondenz haben Unternehmen in den meisten Fällen schon aus diesen Gründen keine Wahl, als selbst für die entsprechende zuverlässige Datensicherung zu sorgen.

Keine Garantie für Integrität der gespeicherten Daten

Microsoft garantiert nur die Zuverlässigkeit seiner Dienste und kann Anwender kurzzeitig vor Datenverlust schützen, indem der Papierkorb zum Einsatz kommt. Sind die Daten im Papierkorb aber nicht mehr vorhanden, lassen sich keinerlei Daten mehr wiederherstellen. Spätestens nach solchen Vorgängen und erfolglosen Anfragen bei Support-Mitarbeitern, kümmern sich Unternehmen in der Regel erst um eine Datensicherung in der Cloud.

Zwar bieten Dienste wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business einen Papierkorb, aus dem sich noch einige Tage lang Daten wieder zurückholen lassen, allerdings hat das nichts mit einem Backup zu tun. Auch Exchange Server und SharePoint Server verfügen über einen Papierkorb. Dennoch sollte kein Verantwortlicher eines Unternehmens auf die Idee kommen, dass dadurch keine Sicherung notwendig wäre.

Hackerangriffe und vorsätzliches Löschen verhindern

Bei Hackerattacken, Malware-Befall und externen Einflüssen wie dem Einfangen von Ransomware, kann es schnell passieren, dass große Datenmengen in den verschiedenen Diensten verloren gehen. Aus den Papierkörben von Exchange Online und SharePoint Online sowie in OneDrive for Business lassen sich einige Daten wiederherstellen, aber längst nicht alle. Nur bei einer Datensicherung ist sichergestellt, dass genau diese Datenmengen gesichert werden, die bei einer Wiederherstellung notwendig sind. Auch der Zeitpunkt der Datensicherung lässt sich nur selbst steuern, wenn auch eine eigene Datensicherung konfiguriert ist.

Auch vorsätzliches Löschen durch ausscheidende oder unzufriedene Mitarbeiter und Partner ist eine Gefahr, mit der sich Unternehmen auseinandersetzen müssen. Zu diesen Gefahren gehört auch das versuchte Löschen von Beweisen. Auch das lässt sich nur durch eine Datensicherung verhindern. Liegt eine solche Sicherung nicht vor, können Unternehmen im Notfall in eine echte Not- und Schieflage gelangen.

Vorsätzliches Löschen ist auch im Homeoffice ein Risiko, da hier Unternehmen nicht steuern können, wer auf die Rechner der Anwender zugreift.

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Nur eigene Datensicherung schützt vor Datenverlust!

Nur mit einer optimal geplanten Datensicherung ist es möglich, dass gelöschte, unerwünscht veränderte Dokumente, defekte Dateien oder schlichtweg auf anderen Wegen verschwundene Informationen wiederherstellbar sind, ohne Anwender bei ihrer Arbeit zu beeinträchtigen.

Gehen E-Mails, Kalendereinträge und andere Daten in Exchange Online verloren, ist das Wiederherstellen ohne Datensicherung kaum möglich, und aus den Papierkörben und Standardbordmitteln ohnehin nur sehr begrenzt. Gehen Kontakte, Geschäftskorrespondenz und Termine verloren, sollte jeder Verantwortliche in Unternehmen für seinen eigenen Bereich prüfen, welche Auswirkungen das hat, und warum eine Sicherung notwendig ist.

Wo Backups zwingend notwendig sind

OneDrive for Business und auch SharePoint Online nehmen intern keinerlei Datensicherung vor. Der Papierkorb ist an dieser Stelle mehr als rudimentär und ersetzt nicht mal im Ansatz eine Datensicherung. Um Versionskonflikte zu vermeiden oder auch hier das versehentliche Löschen, hilft nur eine Datensicherung. Löschen Anwender lokal Daten, kann es durch die Synchronisierung von SharePoint-Bibliotheken und Ordnern in OneDrive for Business schnell passieren, dass die Daten auch in der Cloud verloren sind. Durch die Synchronisierung ist es wiederum wahrscheinlich, dass auch auf anderen Clients die Daten durch die Synchronisierung verloren gehen.

Nutzen Unternehmen Microsoft Teams, landen Daten der Besprechungen an verschiedenen Stellen von Microsoft 365. Hier sind vor allem SharePoint, Exchange und OneDrive relevant. Werden die Daten an diesen Stellen nicht gesichert, kann es schnell passieren, dass Daten von Besprechungen verloren gehen, da interne Lösungen keinerlei Daten mehr wiederherstellen können.

Was noch bei der Datensicherung zu beachten ist

Um eine optimale Sicherungsstrategie aufzubauen, sollten in Microsoft 365 möglichst alle Daten gesichert werden, die Anwender in der Cloud speichern. Die Wiederherstellung sollte auf granularer Ebene ermöglichen, auch einzelne Dateien wiederherstellen zu können.

Bei der Planung der Sicherung sollte mit jeder Abteilung ein Wiederherstellungsplan erstellt werden, mit dem sichergestellt ist, dass alle Daten in den verschiedenen Abteilungen so gesichert werden, wie die Abteilung das benötigt. Hier spielen auch Wiederherstellungszeiträume eine wichtige Rolle.

Lösungen für die Sicherung von Microsoft 365

Welche Technologie zum Einsatz kommt ist ebenfalls wichtig. Es gibt Lösungen, die Daten aus Microsoft 365 offline sichern, zum Beispiel Veeam Backup for Office 365. Die Lösung kann auch eine richtige Datensicherung für Microsoft Teams erstellen. Veeam sichert die Daten nicht in der Cloud, sondern bindet die Daten in eine lokale Sicherung ein und kann Daten offline sichern.

Für die Datensicherung in Office 365 über Veeam, besteht der Vorteil darin, dass Techniken, die Veeam im internen Netzwerk einsetzt, auch in der Cloud nutzbar sind. Dadurch lassen sich zum Beispiel die Postfächer in Exchange Online genauso sichern, wie lokale Exchange-Server. Veeam Backup für Office 365 unterstützt neben Exchange und SharePoint, auch Teams und OneDrive for Business.

CodeTwo Backup for Office 365 ist ebenfalls eine bekannte Lösung für die Sicherung von Daten in Microsoft 365. Auch Altaro bietet eine Lösung, mit der Microsoft-365-Daten gesichert werden können. Im Gegensatz zur Veeam-Lösung werden die Daten hier aber in der Cloud gesichert, nicht heruntergeladen.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist