Digitalisierung an deutschen Schulen Administration ist die zentrale Herausforderung

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An Schulen in Deutschland besteht nach wie vor ein Mangel an Breitbandanschlüssen sowie an qualifiziertem Personal, das die IT verwaltet und wartet. Dabei können moderne IT-Lösungen das Asset-Lifecycle-Management und Helpdesk-Funktionalitäten automatisiert übernehmen.

Der vom Bund auf den Weg gebrachte „DigitalPakt Schule“ läuft im Mai 2024 aus und hinterlässt ein zwiespältiges Bild von der an Schulen eingesetzten IT und deren Administration. Wenngleich der Fördertopf gut gefüllt war, haben aufwendige und langwierige Antragsszenarien die Bildungsanstalten vor enorme Herausforderungen gestellt. Zusätzlich führten Besonderheiten des föderalen Systems hierzulande dazu, dass einzelne Länder und Kommunen in puncto Digitalisierung eigene Wege beschritten. Erst die Corona-Pandemie machte es notwendig, dass lange aufgeschobene Maßnahmen durch erleichterte Beschaffungsmodalitäten konsolidiert umgesetzt wurden – ein überfälliger Schub für die Digitalisierung der Schulen.

Mangel an Breitbandanschlüssen – nicht an Engagement

Die Mammutaufgabe wird seither vielerorts mit beträchtlichem Einsatz allen Widrigkeiten zum Trotz vorangetrieben. Dabei sollte nicht verkannt werden, dass Schulen hierzulande oft weit besser aufgestellt sind, als es von außen betrachtet den Anschein macht. Woran es vor allem fehlt, sind leistungsfähige Breitbandanschlüsse, um Lerninhalte digital zu beziehen und zu vermitteln.

Während der Corona-Pandemie haben viele Schulen in kürzester Zeit die Herausforderung gemeistert, ihre Schüler mit dem nötigen Equipment auszustatten – mit spezifischen Unterschieden von Bundesland zu Bundesland. Zentrale Lehre daraus: Vernetzung und Richtlinien bilden in der Praxis der Digitalisierung von Schulen oftmals das Nadelöhr. Schnell zeigte sich, dass beste WLAN -Ausstattung in Schulräumen wenig hilft, wenn Breitband-Internetzugänge mit der notwendigen Leistung fehlen. Digitalisierungslücken während der Pandemie haben die Versäumnisse der vergangenen beiden Dekaden sichtbar gemacht. Anstatt reibungslos von zu Hause arbeiten und den notwendigen Support in Anspruch zu nehmen, sahen sich Lehrkräfte und andere Verantwortliche mit erheblichem bürokratischem Aufwand konfrontiert.

Verbesserungsbedarf bei den Ressourcen für die Hard- und Softwarepflege

Seitdem die Digitalisierung an Schulen einen Schub erfahren hat, sind auch die Anforderungen an Administration und Betrieb der zunehmend komplexeren IT-Infrastruktur gestiegen. Um die Verfügbarkeit sicherzustellen, müssen regelmäßig Updates und Patches installiert, Netzwerke gewartet, neue Endgeräte eingerichtet und altes IT-Equipment ausgetauscht werden. Doch dafür fehlen an vielen Schulen in Deutschland qualifiziertes Personal und Ressourcen.

Im Rahmen einer von Forsa 2023 im Auftrag der Deutschen Telekom Stiftung durchgeführten Befragung zur „Multiprofessionalität an Schulen in Deutschland“ wurden mehr als 1.000 Schulleitungen zu ihrer Arbeit befragt. Das Ergebnis: Lediglich elf Prozent der Schulen gaben an, dass sie eine IT-Fachkraft beschäftigen. Nur an 16 Prozent der Gymnasien und 19 Prozent der Real-, Haupt- und Gesamtschulen ist eine IT-Fachkraft tätig. An Grundschulen liegt der Anteil bei sieben Prozent und an Förderschulen bei sechs Prozent.

Die Zahlen mögen ernüchternd wirken. Dennoch sollten sie nicht darüber hinwegtäuschen, dass in den vergangenen Jahren wertvolle Arbeit durch das engagierte Personal an Schulen geleistet wurde. Zugleich gilt es weiterhin, Hürden abzubauen. Häufig reicht das Budget im Haushaltsplan nicht aus, um IT-Fachkräfte in Vollzeit anzustellen. Als Folge übernehmen mancherorts Lehrer zusätzlich zum Unterricht und sogar ein Teil der engagierten Elternschaft die Betreuung der Schul-IT und die Einwerbung von Mitteln. Kaum verwunderlich, dass viele von ihnen damit überfordert sind, denn sie haben weder die Zeit noch das Know-how, sich um die Beschaffung, den Betrieb und den Support der IT-Infrastruktur inklusive der Anwendungen zu kümmern.

Der Handlungsbedarf ist offensichtlich: Die Bundesregierung antwortete im Dezember 2023 auf eine Große Anfrage, dass der Digitalpakt 2.0 nach dem Auslaufen seines Vorgängers auf den Weg gebracht werden soll. Zeitraum und konkrete Ausformung stehen noch nicht final fest. Im Raum steht vielmehr die Frage, ob die nötigen Mittel für Fachpersonal und Service-Management-Lösungen langfristig verfügbar sind, die Schulen unterstützen und ihnen die Arbeit erleichtern. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass es mit dem Abrufen von Fördergeldern nicht getan ist. Die eigentliche Arbeit beginnt, wenn die bestellte Hard- und Software vor Ort eingetroffen ist. Dann nämlich werden Lösungen benötigt, die den IT-Fachkräften Aufgaben abnehmen und Transparenz in die IT-Landschaft der Schulen bringen.

Automatisierte Lösungen für die IT-Inventarisierung

Abhilfe schaffen Lösungen für das IT-Asset-Management und das Enterprise Service Management, die in der Industrie längst Standard sind. Damit lassen sich zum Beispiel Betriebssysteme und Softwareanwendungen automatisch installieren. Ein solches Asset Management mit Inventarisierung, ergänzt um ein Vertragsmanagement, lohnt sich auch für Schulen. Mit einer softwaregestützten Inventarisierung können alle erforderlichen Wartungen zentral koordiniert und der Asset-Lebenszyklus lückenlos abgebildet werden.

Auf diese Weise erhalten die IT-Verantwortlichen die technischen Mittel, um nachzuvollziehen, welche Hardware reparaturanfällig ist und hohe Kosten verursacht, wo Support-Tickets eröffnet werden müssen und wann eine Neubeschaffung ansteht. Denn ein IT-Sicherheitskonzept ist nur umsetzbar, wenn alle Details über verwendete Hardware sowie Softwareversionen bekannt und diese Informationen über eine zentrale Datenbasis einfach abrufbar sind. Ein Überblick über das im Umlauf befindliche IT-Inventar ist zudem gerade für Schulen wichtig, da sich dieses sowohl vor Ort in der Schule als auch im Besitz von Lehrern und Schülern befinden kann.

Softwaregestütztes IT-Management entlastet die Mitarbeiter

Neben der Inventarisierung können auch das Einrichten der Computer inklusive Verteilung der Software sowie Pflege durch Verteilung von Patches und Updates mithilfe von Client-Lifecycle-Management-Systemen automatisiert und manuelle Administration weitgehend reduziert werden. Ein eindrucksvolles Best Practice dafür liefert das Beispiel der Gemeinde Horw im Schweizer Kanton Luzern. Die Gemeindeverwaltung verfügt über rund 200 Endgeräte für etwa 150 User. Zusätzlich dazu sind 60 Clients in einem Alten- und Pflegeheim sowie rund 1.200 Endgeräte in der Primär- und Oberstufenschule zu managen. Der Hintergrund: Nicht nur den rund 180 Lehrkräften, auch den Schülerinnen und Schülern stehen Computer zur Verfügung.

Allerdings wäre der Verwaltungsaufwand für die fünf Beschäftigten der Informatik-Abteilung rein manuell nicht zu schaffen. Daher hat die Gemeinde eine Enterprise-Service-Management-Lösung von Matrix42 implementiert. Ziel war es, die IT-Prozesse zu standardisieren und lückenlos zu dokumentieren. Dadurch wurde zunächst die Ticket-Bearbeitung beschleunigt und das Einrichten von neuen Arbeitsplätzen vereinfacht.

Nach einer anschließenden Kompletterneuerung ihrer IT-Infrastruktur implementierte die Gemeindeverwaltung auf der Basis des Enterprise Service Management die Client-Management-Lösung von Matrix42. Mit diesem System wird die Grundlage geschaffen, alle Clients automatisiert zu verwalten und die Software bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. Die Folge: Betriebssysteme müssen nicht mehr manuell installiert und Anwendungen nicht mehr einzeln aktualisiert werden. Auch Änderungen an den Nutzeraccounts erfolgen automatisch, wenn beispielsweise neue Berechtigungen für Zugriffe auf Projektdaten benötigt werden – eine enorme Entlastung für die IT-Abteilung.

Reibungsloses Onboarding neuer Mitarbeiter

Der Einsatz von Lösungen wie Matrix42 bringt Arbeitserleichterungen beim On- und Offboarding von Nutzern sowie bei der Erteilung von Berechtigungen etwa für bestimmte Mailverteiler oder Zusatzleistungen wie Parkkarten. Die Experten des Softwareanbieters haben gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen der Gemeinde ein Modul entwickelt, das alle relevanten Inhalte in den Benutzer-Accounts zuverlässig und einheitlich abbildet, neuen Usern einen automatisierten und reibungslosen Onboarding-Prozess ermöglicht und damit die IT-Abteilung zusätzlich entlastet. Ob Passwort, Software, Postfächer oder E-Mail-Signatur: Pünktlich zum Einstieg neuer Kollegen ist alles installiert und vorbereitet.

Anwenderfreundliches Design verschafft Usern mehr Zeit für andere Aufgaben

Insgesamt ermöglicht die zentrale Administration über eine einzige Oberfläche ohne Systembrüche und -wechsel eine geschlossene Support-Linie mit einem Pool fester Ansprechpartner. Auch in puncto Schulungsaufwand punkten zukunftsfähige Lösungen damit, dass Mitarbeiter die Qualifikation für eine einzige anstelle von unzähligen, unterschiedlichen Insellösungen erhalten.

Der demografische Wandel stellt Schulen und Schüler ebenso wie das ganze Bildungssystem vor große Herausforderungen. Dabei gilt es, eines besonders zu beachten: Digitalisierung bedeutet im Kern immer auch Vereinfachung sowie Automatisierung von Prozessen. Schulbehörden erhalten zielgerichtete Unterstützung durch Lösungen, die in Schulen bewährt sind und eingesetzt werden – mit kohärenter Nutzererfahrung und Prozessen, die den Zeitaufwand reduzieren und dadurch kontinuierlich Mehrwert schaffen.

Über den Autor

Erik Schnelle ist Key Account Manager Public Sector bei Matrix42.

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