Prozessoptimierung, Kostenreduzierung und Services Wie ein PC-Spezialist den Weg aus den roten Zahlen schaffte

Was tun, wenn man eine Weile rote Zahlen schreibt? Um den Turnaround schließlich zu schaffen, musste der PC-Spezialist in Stralsund einige Prozessänderungen vornehmen.

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Über 170 Standorte zählt die Fachhandelskooperation PC-Spezialist. Einen davon besitzt Thoralf Pieper. Er eröffnete sein Geschäft mit 125 Quadratmetern Ladenfläche 1999 in Stralsund. Seine Kundschaft besteht aus Privat- und Geschäftskunden. „Es gibt in Stralsund auf der einen Seite viele Ein-Mann-Unternehmen und auf der anderen Seite die großen Elektromärkte“, beschreibt Pieper die Wettbewerbssituation vor Ort. Zudem gebe es eine Reihe von IT-Dienstleistern, die sich ganz auf das Geschäft mit größeren Firmen konzentrieren und verschiedene Spezialbereiche abdecken. „Aber jemand, der so breit aufgestellt ist, wie wir, gibt es hier eigentlich nicht.“

2008 beschäftigte der Geschäftsführer zwei Mann im Vertrieb, zwei in der Technik und eine Buchhalterin. Wie er feststellen musste, war die Zahl der Mitarbeiter im Verhältnis zum Umsatz zu hoch. Lieferantenverbindlichkeiten konnten kaum bezahlt werden. Pieper rutschte in die roten Zahlen, und zudem brachen die Umsätze ein. „Das war nicht zu halten“, musste sich der Store-Leiter schließlich eingestehen. „Abläufe mussten optimiert und Kosten reduziert werden.“

Zu Hilfe kam ihm der Umstand, dass einer seiner Verkäufer sich bereits nach einer anderen Stelle umgesehen hatte und wechseln wollte. Der zweite hatte eine berufliche Neuorientierung ins Auge gefasst. Einer der beiden Techniker wünschte sich nach seiner Ausbildung ein Jahr Auszeit, um durch Indien zu reisen. Allerdings musste Pieper der Buchhalterin kündigen, da er gerade hier Potenzial für Ablaufänderungen sah. „Anfangs war es nicht einfach: Ich stand mit meinem Techniker Ronny alleine im Laden. Für mich bedeutete das keine freien Tage mehr“, führt der Pieper aus. „Die Umsätze sanken weiter und die Durchlaufzeiten in der Technik stiegen.“ Knapp ein halbes Jahr später stellte er einen neuen Verkäufer ein: „Steffen wurde sofort ins kalte Wasser geschmissen und musste schwimmen. Aber er hat seine Sache gut gemacht.“ Kurz darauf stieß ein weiterer Mitarbeiter hinzu, der zuvor als Freelancer im Unternehmen half.

Täglicher Rapport

„Jede Abteilung bekam Zielvorgaben. Das Ergebnis des Tagesgeschäfts wird mir nun jeden Abend gemeldet – egal ob ich da bin oder nicht“, so der Store-Leiter. „Außerdem haben wir unsere eigene IT-Landschaft weiterentwickelt und die Buchhaltung sowie die Dokumentation verbessert.“ Eine der wichtigsten Neuerungen in der IT war der schnellere Internetzugang. Da das Gebäude, in dem der Shop untergebracht ist, noch aus den 1970er-Jahren stammt, war die Infrastruktur diesbezüglich sehr schlecht. Nach anhaltenden Problemen wurde schließlich auch der alte Exchange-Server abgeschaltet. Des Weiteren haben wir ein eigenes Tool geschrieben, das die Tagesabschlüsse „EC“ und „bar“ summiert einspielt und auch die offenen Rechnungen der Kunden anzeigt. „Für die Kontrolle der Rechnungen inklusive der Umsatzauswertung, was in welchem Bereich gemacht wurde, bedurfte es früher drei Tage im Monat. Heute geht das in zwei Stunden“, beschreibt Pieper die Zeitersparnis.

Die Buchhaltung, die zuvor klassisch gehandhabt wurde, wurde in die Datev-Cloud verlegt: Rechnungen werden eingescannt oder direkt in den Ordner verschoben, ins Rechenzentrum gesendet und vorverschlagwortet, sodass die Arbeit im Steuerbüro schneller geht und Lieferant, Kundennummer und Steuerbetrag bereits dort zu finden sind.

Auch die Dokumentation wurde angepasst. Alle Werkstattaufträge sowie Begleitzettel werden gescannt und in einem Kunden-Ordner abgelegt. Das gilt ebenfalls für Daten Dritter, wie beispielsweise G-Data. „So kann schnell in der Historie etwas nachgeschlagen werden“, erklärt Pieper. In der

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