Definition Was ist SOP?

Von Laimingas

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Der Begriff SOP – Standard Operating Procedure oder Standardarbeitsanweisung – bezeichnet ein standardisiertes Vorgehen bei bestimmten Prozessen in kritischen Segmenten etwa der Pharma- und Luftfahrt-Industrie, des Militärs und in Laboren.

Grundlagenwissen zum IT-Business
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(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com )

Eine SOP wird in der Praxis den Arbeitsanweisungen der eingangs genannten Bereiche zugeordnet. In der pharmazeutischen Industrie sind sie beispielsweise bei klinischen Entwicklungen und Produktionsabläufen zwingend vorgeschrieben. In der Luftfahrt werden sie in Form von Checklisten für die unterschiedlichsten Situationen von Piloten und Flugbegleitern genutzt.

Dabei sollen die jeweilig erforderlichen Arbeitsabläufe in der Dokumentation so detailliert wie möglich beschrieben werden, damit für die Anwender kein eigener Interpretationsspielraum verbleibt. Das Ziel dahinter ist, eine durchgehende Einheitlichkeit bei der Ausführung und beim Endergebnis zu erhalten. Weiterhin soll eine SOP für eine bessere Kommunikation unter den Mitarbeitenden und für weniger Diskussionen über den beschriebenen Prozess sorgen.

Häufig wird eine SOP als Grundlage für eine amtliche Zulassung von Produkten und Dienstleistungen genutzt, die zum Beispiel Auswirkungen auf die Sicherheit, Gesundheit oder die Umwelt haben können. Werden die streng definierten Prozesse nicht eingehalten, können durch die zuständigen Behörden schwerwiegende Sanktionen erlassen werden. Deshalb sind Standard Operating Procedures stärker einzuordnen als gewöhnliche Arbeitsanweisungen.

Formale Merkmale

Es gibt verschiedene formale Merkmale, die für die Dokumentation einer SOP typisch sind. Dazu zählen:

1. Das Titel- bzw- Deckblatt mit folgenden Angaben:

  • dem Titel
  • der Versionsnummer oder Kennzahl
  • dem Geltungsbereich
  • dem Datum der Genehmigung
  • dem Gültigkeitszeitraum
  • den Namen der erstellenden, prüfenden und freigebenden Personen bzw. Organisationen
  • der Gesamtseitenzahl

2. Ein Inhaltsverzeichnis (vor allem bei umfangreichen SOPs)

3. Die detaillierte Beschreibung der Arbeitsprozesse

4. Gegebenenfalls ein oder mehrere zugehörige Muster für die Qualitätskontrolle

Vorteile von SOPs

Neben der Vermeidung behördlicher Sanktionen bietet eine SOP mehrere weitere Vorteile. So können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden, weil sich Schulungsprogramme vereinheitlichen lassen. Das gilt auch, wenn Mitarbeiter den Betrieb verlassen oder wegen Krankheit ausfallen und andere Kollegen deren Aufgaben übernehmen müssen. Die klaren, schriftlich fixierten Anweisungen gewährleisten, dass alle beteiligten Personen auf derselben dokumentierten Grundlage arbeiten.

Standard Operating Procedures erleichtern die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Normen, beispielsweise beim Thema Qualität oder Sicherheit. Die Richtlinien für die Gestaltung und Durchführung von Prozessen helfen auch dabei, Fehler zu vermeiden.

Schließlich unterstützen sie auch den Aufbau einer spezifischen Markenidentität, etwa mit definierten Farbschemata für einzelne Aufgabenbereiche, mit einem entsprechenden Wording, mit der Festlegung deutlich erkennbarer Produktmerkmale sowie mit einheitlichen Vorgaben für die schriftliche Kommunikation oder für Beiträge in Social Media Kanälen.

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