ISA-App standardisiert den Prozess Synaxon unterstützt Partner bei der Infrastrukturanalyse

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IT-Infrastrukturen von Unternehmen werden zunehmend komplexer. Synaxon stellt Partnern eine App bereit, mit der sie bei Kunden schnell und einfach Infrastrukturanalysen vornehmen und Berichte erstellen können. Damit will die Verbundgruppe einen Standard setzen.

Eine Infrastrukturanalyse (kurz ISA) erfolgt üblicherweise bei der Erstaufnahme eines Neukunden durch ein Systemhaus. Besonders wichtig ist sie, wenn es um die Vereinbarung eines Managed-Service-Vertrags, also eines Dauerschuldverhältnisses, geht. Mit der ISA-App stellt Synaxon seinen Partnern ein Werkzeug dafür bereit. Die Verbundgruppe unterstützt ihre Partner bereits in Einkauf, Marketing, Vertrieb und Projektgeschäft. Managed Services sind der nächste logische Schritt. Die Infrastrukturanalyse hilft den Partnern dabei, einen Neukunden in die Betreuung zu nehmen, indem sie ihnen einen tiefen Einblick in dessen IT-Umgebung gibt. Dieser Prozess dürfte in Zukunft immer wichtiger werden. Denn mit zunehmender Digitalisierung steigt auch die Komplexität der Systemlandschaften. Das gilt auch für den Mittelstand in Deutschland.

Motive

Für Synaxon-Partner hat sich die Durchführung einer ISA über die vergangenen Jahre zu einem Standard entwickelt. Die Verbundgruppe bietet dazu spezifische Schulungen in ihrer Akademie an. Dabei fiel auf, dass viele Partner im Tagesgeschäft keine systematische und einheitliche Herangehensweise für diesen Prozess haben. ISA-Berichte der Partner wiesen deshalb unterschiedliche Vorgehensweisen und Schwerpunkte auf. Infolgedessen gab es keinen einheitlichen Qualitätsstandard, was es es wiederum erschwerte, Kunden mit gleichbleibender Qualität zu bedienen.

Ein weiteres Problem, mit dem sich die Partner zunehmend konfrontiert sehen, ist der Fachkräftemangel in der ITK-Branche. Systemhäuser müssen ihre verfügbaren Mitarbeiter so effizient und praktikabel wie möglich einsetzen. Die Durchführung einer ISA ist aber oft zeitintensiv und von Faktoren wie der Qualifikation des Technikers oder der Anzahl der IT-Arbeitsplätze beim zu analysierenden Unternehmen abhängig.

Darüber hinaus ist die Verständlichkeit der abgeschlossenen Analysen für Dritte oftmals nicht gegeben. Gerade für Menschen ohne dezidierten IT-Hintergrund sind die vorgelegten Dokumente oft nur schwer lesbar. Mitunter ist es für den Kunden somit nicht nachvollziehbar, warum er einen Betrag X für bestimmte Hard- oder Softwarelösungen ausgeben sollte. Diese Intransparenz hemmt wiederum die Investition in neue Infrastruktur.

Die Philosophie der ISA-App

Synaxon wollte diesen Herausforderungen die Stirn bieten. Um den Prozess schlanker und einheitlicher zu gestalten, wurde für die Partner deshalb die ISA-App entwickelt. „Wir hatten die Idee, Unternehmen anhand einer fest vorgelegten Struktur zu prüfen, und den Prozess Software-seitig zu unterstützen", beschreibt Andre Vogtschmidt, Marketingleiter bei Synaxon, den Entwicklungsprozess. „Am Ende sollte ein optimales Dokument dabei rauskommen. Da die Mitarbeiter unserer Partner in der Regel mit Tablet und Smartphone in das Unternehmen gehen und darauf angewiesen sind, Fotos zu machen, bietet sich ein mobiles Endgeräte hervorragend an."

Partner können nach Buchung der Leistung die App herunterladen und sich mit ihren Zugangsdaten in Egis, dem Bestellsystem von Synaxon, einloggen. Anschließend kann das Systemhaus direkt die Neuanlage eines Kunden in der App starten und eine ISA vornehmen. Damit der Qualitätsstandard gewahrt und nichts Wesentliches vergessen wird, führt die App den Partner schrittweise durch alle wichtigen Punkte des zu analysierenden Unternehmens.

Nachdem die ISA erfolgreich durchgeführt wurde, generiert die App automatisch ein Gesamtdokument aus einzelnen Textbausteinen. Der Partner selbst muss keinen Fließtext verfassen. Das fertige Dokument kann im Zuge des Angebotsprozesses direkt dem geprüftem Unternehmen vorgelegt werden.

„Gerade die Auswertung und Nachbereitung der ISA nimmt oftmals viel Zeit in Anspruch“, so Vogtschmidt weiter. Aufgrund der Standardisierung könne theoretisch jeder Techniker mit der App eine Analyse vornehmen, ohne sich im Nachhinein mit der Verschriftlichung der Ergebnisse befassen zu müssen. „Wenn wir es schaffen, dass unsere Partner eine ISA in der Hälfte oder auch nur einem Drittel der üblichen Zeit durchführen, und das bei gleichbleibend hoher Qualität, spart man massiv Zeit und Geld."

Das fertige Dokument zeigt zusätzlich anhand einer Grafik den Handlungsbedarf und die erzielten Fortschritte in einzelnen Kategorien der IT-Infrastruktur an. So kann der Partner das Angebot für den Kunden logisch begründen und zugleich den bereits erbrachten Mehrwert in verschiedenen Teilbereichen aufzeigen. Auch als Referenz für eine folgende ISA ist dies nützlich.

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Markteinführung und Preismodell

In der Schlussphase der Entwicklung haben rund 30 Partnerbetriebe an der Fertigstellung der App mitgewirkt. Im Dezember 2021 ging sie in die Vermarktung. Als erste haben die Mitglieder der Kompetenz- und Marketingverbünde IT-Service.Network und PC-Spezialist, in Summe rund 750 Unternehmen, Zugriff auf die App erhalten. Für sie ist die Nutzung des Tools in der Partnerschaft enthalten und damit kostenlos. Seit Mai 2022 dürfen auch die Synaxon IT.Partner, die Basismitglieder der Verbundgruppe, die App nutzen. Sie zahlen 19 Euro pro Monat dafür.

Nutzerzahlen

Laut Aussage von Synaxon haben aktuell 451 Unternehmen und 1.054 User die App aktiv im Einsatz. Seit dem Launch der App wurden mehr als 2.000 angefangene und mehr als 800 abgeschlossene ISAs gezählt. „Das Potenzial der App liegt aber noch weitaus höher.“ kommentiert Vogtschmidt.

Genutzt wird die App nach Aussage des Marketingprofis sowohl von kleinen als auch von großen Partnern. Die Nutzerbasis sei ein Querschnitt durch die Kooperationslandschaft von Synaxon. „Bei den kleinen Systemhäusern ist die App eine gute Hilfe, um generell besser mit dem Ablauf von ISAs vertraut zu werden. Bei großen Partnern geht es vor allem darum, mehr Struktur und einheitliche Ergebnisse unter den verschiedenen Technikern zu erreichen", führt Vogtschmidt weiter aus.

Strategie

Als Teil des Portfolios soll die ISA-App dabei helfen, das Leistungsangebot der Verbundgruppe zu vermarkten. Zum einen will Synaxon so neue Partner an Bord holen. Zum anderen strebt die Kooperation auch ein Upselling in den eigenen Reihen an. Immerhin gibt es rund 3.000 Synaxon IT.Partner, die noch nicht Mitglied bei IT-Service.Network oder bei PC-Spezialist sind. Bei einem Upgrade ist die App dann im Paket enthalten, und der Partner zahlt kein monatliches Abo mehr. „Er bekommt eine konkrete Software-Lösung, die ihm unmittelbar Geld spart", wirbt Vogtschmidt für das Tool.

Plattform

Die App ist aktuell ausschließlich für iOS verfügbar und kann regulär über den App Store heruntergeladen werden. Wenn die Nutzerbasis eine kritische Masse erreiche, werde auch eine Android-Version entwickelt. Eine webbasierte Version soll es in Zukunft ebenfalls geben. Sie befindet sich schon in der Vorbereitung. Das Entwicklerteam veröffentlicht etwa alle zwei Wochen Updates.

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