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New Work So gelingt der Wandel zum digitalen Arbeitsplatz

Autor: Ann-Marie Struck

„New Work“ oder „Modern Workplace“ – für den Arbeitsplatz der Zukunft gibt es viele Begriffe. Hinter den Begriffen steckt mehr als nur Technik. Das richtige Mindset, ein offener Führungsstil sowie Einfühlungsvermögen werden ebenfalls benötigt.

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Der digitale Arbeitsplatz kann überall sein: am Schreibtisch zuhause oder im Café um die Ecke.
Der digitale Arbeitsplatz kann überall sein: am Schreibtisch zuhause oder im Café um die Ecke.
(Bild: Foto: Alberto Grosescu)

Flache Hierarchien, Vertrauensarbeitszeit sowie flexibles, mobiles und standortunabhängiges Arbeiten zeichnen den Arbeitsplatz von Morgen aus. Doch ein Wandel hin zu „New Work“ funktioniert nur mit einem offenen Mindset und den richtigen Tools für einen digitalen und flexiblen Arbeitsplatz. Dell Technologies nennt sechs Punkte, die Unternehmen beachten sollten, wenn der Wandel zum „Modern Workplace“ gelingen soll:

1. Jeder ist einzigartig. Der eine bevorzugt die Kommunikation per E-Mail, ein anderer greift lieber zur Videotelefonie. Jeder Mitarbeiter hat individuelle Bedürfnisse, die auch bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes berücksichtigt werden sollten. Daher muss auch die IT am Arbeitsplatz flexibel und an die Vorlieben des Einzelnen angepasst werden.

2. Ohne die richtigen Tools läuft nichts. Je nach Abteilung und eigenen Kommunikationsbedürfnissen sollte auch der Arbeitsplatz der Mitarbeiter mit entsprechenden Systemen und Anwendungen ausgestattet werden. Dazu gehören moderne und mobile Arbeitsgeräte, deren Vernetzung sowie der Einsatz digitaler Kommunikationsmittel wie Messenger, Video-Chat-Systeme oder Conferencing-Tools. Die meisten Mitarbeiter nutzen längst leistungsfähige Werkzeuge und Anwendungen auf ihren persönlichen Geräten und haben daher dieselben Erwartungen an ihre berufliche Arbeitsumgebung.

3. Technik anpassen. Zum Beispiel können Anwender über ein Selbstbedienungs-Portal ihr eigenes Portfolio aus Unternehmensanwendungen sowie freigegebenen Apps und SaaS-Lösungen zusammenstellen und per Single Sign-on von jedem Gerät aus darauf zugreifen. Dank einer solchen Unified-Workspace-Lösung können personalisierte Clients vorkonfiguriert, vorinstalliert und mit allen benötigten Anwendungen und Sicherheitsfunktionen ausgeliefert werden.

4. Safety first. Beim modernen Arbeitsplatz darf die IT-Sicherheit nicht fehlen, insbesondere, wenn Daten mit verschiedenen Geräten und in den unterschiedlichsten Netzen genutzt werden. Dabei hilft eine mehrschichtige Security. Zunächst kann das Mobilgerät mit modernen Anti-Viren- und Anti-Malware-Lösungen vor Schadsoftware und mittels unterschiedlicher Authentifizierungsmaßnahmen bei Verlust oder Diebstahl vor Missbrauch durch Fremde geschützt werden. Außerdem ist eine Unified-Workspace-Lösung ebenfalls hilfreich. Hier dürfen in Übereinstimmung mit zuvor definierten Richtlinien nur zuvor autorisierte Endgeräte auf das Firmennetz zugreifen. Durch diesen Ansatz können Unternehmen sogar die privaten Rechner und Smartphones ihrer Mitarbeiter, die beruflich genutzt werden, sicher vernetzen.

5. Kommunikation ist alles. Bei der Einführung des Digital Workplaces sollten unbedingt die Mitarbeiter miteinbezogen werden. Denn neue Tools werden erst dann wirklich genutzt, wenn Anwender darüber auch Bescheid wissen. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter mit den Sicherheitsstrategien vertraut gemacht und für die Gefahren von beispielsweise Social Engineering sensibilisiert werden.

Darüber hinaus braucht es für die Arbeit in Remote-Teams ein neues Mindset, damit Prozesse nicht nur virtuell, sondern auch effizient und ohne große Motivations- und Koordinationsverluste ablaufen. Manchen Mitarbeitern fällt die ungewohnte Arbeitsweise schwer – immerhin bedeuten Freiheit und Flexibilität auf der einen Seite ein hohes Maß an Eigenverantwortung auf der anderen. Anderen fehlt möglicherweise ein positives emotionales Erlebnis. Zudem müssen auch Führungskräfte lernen, ihr Kontrollbedürfnis herunterzufahren. Schließlich sind Remote-Mitarbeiter nicht sichtbar für den Chef.

6. Teamfähigkeit fördern. Beim virtuellen Arbeitsplatz kann schnell der soziale Kontakt verloren gehen, schließlich fallen die Gespräche an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Mittagessen weg. Daher ist es wichtig, virtuelle Alternativen dafür zu finden, wie beispielsweise eine virtuelle Kaffeepausen oder ein gemeinsamen Feierabendbier. So werden nicht nur die Beziehungen außerhalb von Projekten gepflegt, sondern auch die Interaktion zwischen Bürobelegschaft und virtuellen Kollegen.

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Über den Autor

 Ann-Marie Struck

Ann-Marie Struck

Redakteurin