Partnerprogramm und DMS-Portfolio Proxess: Experten-Tools für Dokumente

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Aus Sicht von Proxess braucht das Standard-ERP für KMU aus dem Hause Microsoft und auch das M365-Umfeld Experten-Tools für den rechtssicheren Umgang mit Dokumenten. Das Shared-Responsibility-Modell spricht auch dafür, mehrere Funktionslücken zu schließen.

Den größeren Anteil am Umsatz generieren die „Dokumentenmanager“ aus Rietheim-Weilheim direkt und nicht über den Channel, räumt Martin Grummt, Leiter Partner Management bei Proxess ein. Allerdings sei das Neukundengeschäft im Channel ausgeprägter und „grundsätzlich gilt Kundenschutz. Das heißt, wir gehen mit unserem Direktvertrieb selbstverständlich keine Kunden an, die von Partnern betreut werden“, betont Grummt. Das Unternehmen betreibt neben seinem Hauptsitz im ländlichen Raum im Landkreis Tuttlingen in Baden-Württemberg Niederlassungen in Rengsdorf, Thayngen (Schweiz), Leipzig und Berlin.

Edelmetallstufen nach Portfolioabdeckung

Das Partnerprogramm des DMS- und Archivierungslösungsanbieters spiegelt wieder, wie weit der Partner das Portfolio ­abdeckt. Bronze-Partner installieren DMS-Archivlösungen. Silber-Partner Machen zusätzlich Workflow-Management. Gold-Partner vertreiben dazu Beleginterpretationslösungen, also KI-gestützte Dokumentenzuordnung und Platin-Partner decken zusätzlich noch das Segment Vertragsmanagement ab.

Tippgeber und Produktallrounder

Darüber hinaus wird zwischen den Kategorien „Business Partner“ und „Solution Partner“ ­unterschieden. Business Partner sind klassische Tippgeber und erhalten wiederkehrende Provisionen auf das durch sie generierte Geschäft, unabhängig davon, ob Proxess als SaaS oder On-Premises zum Einsatz kommt. Solution Partner übernehmen vom Presale bis hin zum Support die komplette Wertschöpfung rund um das Produkt. Sie hosten Proxess-Produkte in eigenen Rechenzentren.

Ausbildungsprogramm

Für die Solution Partner, die entsprechend ihrer Wertschöpfungstiefe eigenständig im Proxess-Geschäft tätig sind, steht ein Ausbildungsprogramm zur Verfügung. Es ist zweigeteilt und richtet sich an den Sales mit der Fragestellung, wie man das Thema DMS dem Kunden am besten vermittelt und präsentiert. Die technische Ausbildung dreht sich darum, wie das Produkt installiert, konfiguriert und gewartet wird.

Security im Fokus

Produktseitig setzt das Unternehmen stark auf DMS-relevante Security-Themen, beispielsweise mit Smart-Card-PIN-Autorisierung. Das Kernprodukt Proxess 10 ist ein DMS mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Office-Anwendungen und E-Mail-Programmen. Entsprechend sammeln sich im System vertrauliche Dokumente und sensible Daten, die vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden müssen – intern wie auch extern.

Shared Responsibility in der Datenhaltung

Was die Schnittstelle ins Office-Umfeld angeht, also das Microsoft-365-Portfolio, ist insbesondere im Mittelstand ist das Thema Shared Responsibility bei der Datenhaltung noch nicht überall bekannt, sagt der Leiter des Partner-Managements. Für Archivierungs- und Backup-Lösungen rund um M365 sei das Marktpotenzial dementsprechend hoch.

Funktionslücken schließen

Auch beim Microsoft-Produkt Dynamics 365 Business Central („Dynamics 365 BC“) stellt das ERP-System für KMU aus dem Hause Microsoft aus Proxess-Sicht „praktische Basisfunktionalitäten“, die allerdings durch Experten-Tools optimiert werden können. Mit einer Integration des Dokumentenmanagementsystems Proxess DMS will man in Rietheim-Weilheim mehrere Funktionslücken schließen.

Rechtssichere Archivierung

Im Sinne der Shared-Responsibility-Problematik will man so eine rechtssichere Archivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten direkt aus dem System bieten – inklusive Recherchezugriff, einer automatisierten KI-gestützten Belegerfassung sowie eines digitalen Workflows zur Bearbeitung von Eingangsdokumenten.

Drag-and-Drop-Zone für Anhänge

Das Problem: Die Standardversion von ­Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren Archivierung von Geschäftsdokumenten. Doch durch die Integration des ­Proxess-DMS sollen ein- und ausgehende Dokumente automatisch und GoBD-konform in ein digitales Archiv überführt werden.

Über eine Drag-and-Drop-Zone in der Business-Central-Benutzeroberfläche lassen sich zudem weitere Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente verschlagwortet und zugeordnet.

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