Datensalat aus dem Datendschungel Wie KI die Datenqualität im ERP-Business verbessert

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Künstliche Intelligenz kann helfen, menschliche Fehlerquellen bei der Nutzung von ERP-Systemen wie Microsoft Business Central zu identifizieren und zu korrigieren. Dem Enterprise Resource Planning kommt das zugute.

Man stelle sich vor, jemand schaut einem bei der Dateneingabe über die Schulter – nicht um zu kontrollieren, sondern um direkt zu helfen, wenn etwas nicht stimmt. „Genau das macht KI“, sagt Danial Sarfraz, Geschäftsführer bei Ascensify Consulting aus Grünwald in der Nähe von München. Sie erkennt, wenn beispielsweise ein Zahlungscode fehlt oder eine Zahl völlig unplausibel ist – und gibt sofort Bescheid. Statt Fehler im Nachhinein mühsam zu finden und zu korrigieren, hilft die KI also direkt im Moment der Eingabe. Dabei lernt sie mit. „Wenn etwas bei Ihnen anders läuft als im Durchschnitt, merkt sie sich das – und passt sich an“, beschreibt Sarfraz. Das senkt ihm zufolge die Fehlerquoten und spart jede Menge Zeit.

Datenrecherche, der Effizienzkiller

Es ist sozusagen „ein echter Klassiker“ im ERP-Business: Schlechte Stammdaten kosten Zeit, Nerven – und am Ende auch richtig Geld. In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter einen guten Teil ihres Tages damit, Daten zu suchen, zu prüfen oder Fehler zu beheben. „Studien sprechen da von Milliardenverlusten allein durch ineffiziente Recherche. Und da reden wir noch nicht mal von den Folgen wie falschen Rechnungen oder fehlerhaften Reports“, bringt es Sarfraz auf den Punkt.

KI-Hilfe in Sachen Datenqualität

An dieser Stelle kommt KI ins Spiel: „Sie hilft, die Datenqualität zu verbessern, erkennt automatisch Unstimmigkeiten – und sorgt so dafür, dass man sich auf die Daten verlassen kann. Das ist nicht nur effizienter, sondern schafft auch Vertrauen ins System“, sagt der Ascensify-Chef.

Aus dem Mittelstand sei oft zu hören: „ERP? Ja, brauchen wir – aber bitte nicht zu kompliziert“, sagt der Manager. Das sei verständlich, denn neben dem Tagesgeschäft fehle oft die Zeit oder das Spezialwissen, um sich tief in ein komplexes System einzuarbeiten. Oft sei auch die Datenqualität nicht besonders hoch, weil das im Mittelstand häufig keine Priorität hat. Obendrauf komme die Sorge, dass bei der Einführung Fehler passieren oder die Mitarbeitenden überfordert sind.

Gamechanger Künstliche Intelligenz

KI kann da ein echter Gamechanger sein, postuliert der Geschäftsführer. Sie wirkt im Hintergrund, prüft Eingaben, gibt Hinweise – fast wie ein digitaler Coach. So steige die Sicherheit im Umgang mit dem System, die Fehler würden abnehmen und die Akzeptanz steigen. „Und man muss nicht gleich ein Data Scientist sein, um davon zu profitieren“, so Sarfraz.

Sarfraz hat sozusagen ein gesundes Eigeninteresse am Thema, denn Ascensify Consulting hat das Tool ASCistant! auf den Markt gebracht, welches die Dateneingabe im ERP-Umfeld KI-gestützt verbessern soll.

Sofortige Rückmeldung

Wenn ein Nutzer etwas eingibt, prüft ASCistant! sofort aus Plausibilität: „Passt das?“, „Ist das logisch?“, „Fehlt etwas?“ – Bei Problemen gibt es direkt Rückmeldung – nicht erst drei Wochen später beim Monatsabschluss. Zudem lernt das Tool in KI-Manier mit. „Wird etwas als korrekt markiert, merkt es sich das fürs nächste Mal. So wird es immer genauer – ganz ohne ständige manuelle Anpassung“, beschreibt Sarfraz.

Methoden zur Optimierung von Daten

Da gibt es einige weitere Möglichkeiten, die Datenerfassung zu optimieren. „KI kann zum Beispiel automatisch erkennen, wenn ein Datensatz nicht zu den anderen passt – also ein Ausreißer ist. Oder sie gruppiert ähnliche Daten, erkennt Muster und hilft dabei, Dubletten zu finden oder unlogische Kombinationen aufzudecken“, sagt der Geschäftsführer.

Man könne auch Entscheidungsbäume nutzen, die lernen. Das Grundprinzip lautet: „Wenn das und das zusammen auftritt, ist das wahrscheinlich ein Fehler.“ „Und mit jeder Interaktion wird das System schlauer. Das Schöne ist: Man muss die Regeln nicht mehr alle selbst definieren – die KI entdeckt sie selbst in den Daten“, so der Manager.

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