Schatten-IT – Fluch oder Segen? IT-On.Net gibt Tipps, wie man das Problem „Schatten-IT“ angeht

Autor / Redakteur: IT-BUSINESS / Lutz Zeutzius / Sarah Gandorfer

Nur in wenigen Unternehmen ist „Schatten-IT“ ein Begriff. Dabei handelt es sich um Hard- und Software, die die Mitarbeiter ohne Erlaubnis, quasi unter der Hand, einsetzen. IT-Dienstleister IT-On.Net weiss Rat gegen solche ungewünschten Auswüchse.

Firmen zum Thema

Schatten-IT macht Unternehmen zu schaffen.
Schatten-IT macht Unternehmen zu schaffen.
(Gina Sanders - Fotolia.com)

Die IT-Abteilung einer Firma bestückt alle Arbeitsplätze mit den notwendigen Geräten und Programmen und pflegt diese auch. Trotzdem greifen Mitarbeiter immer wieder selbst ein: Sie bringen andere Geräte mit, installieren ungefragt neue Software oder arbeiten mit Cloud-Anwendungen wie Xing oder Evernote. Ohne offizielle Nutzungserlaubnis und außerhalb des Sichtfeldes der IT-Abteilung und Chefetage existiert diese Zweit-IT im Schatten der eigentlichen IT-Infrastruktur. Für Unternehmen bedeutet das möglicherweise eine effizientere Arbeitsweise, andererseits wird dadurch die Sicherheit der Unternehmensdaten und IT-Infrastruktur gefährdet.

Warum entsteht Schatten-IT?

Vor dem Cloud-Zeitalter bezog sich Schatten-IT vor allem auf mitgebrachte Hardware wie USB-Sticks und private Laptops, mit denen Daten in und aus der Firma getragen werden konnten. Heute sind es eher die privaten Smartphones und Tablets – BYOD soll es legalisieren – und bedingt durch das mächtige Aufkommen von Cloud-Landschaften Software-Anwendungen wie Skype, Dropbox, iCloud et cetera.. Das Problem: Im Gegensatz zur Hardware sind sie für andere unsichtbar. Über Xing oder Facebook kann ein Mitarbeiter zum Beispiel unbeobachtet Dokumente aus dem Unternehmen versenden. Diese Form der Schatten-IT aufzudecken, ist schwieriger geworden.

Die Hemmschwelle zur Nutzung der leicht zugänglichen Cloud-Dienste ist bei vielen Mitarbeitern niedrig. Aus ihrem Privatleben sind sie mit ihnen bestens vertraut und greifen daher gerne auch auf der Arbeit darauf zu, anstatt sich in unbekannte IT-Lösungen einzuarbeiten. Die unkomplizierte Nutzungsmöglichkeit vieler Cloud-Anwendungen lässt Schatten-IT rasant anwachsen.

Ein weiteres Problem ist die Technologieaffinität mancher Mitarbeiter, die ihre Innovationsfreude in der Entwicklung eigener Programme ausleben. Mittlerweile sind sie mit der IT-Abteilung fast auf dem selben Wissensstand. Dadurch sehen sich viele in der Lage, eigene Lösungen zu schaffen. Beispielsweise wenn sie der Meinung sind, dass die vorhandene IT veraltet ist und die Bereitstellung neuer Lösungen zu lange dauert oder nicht das erhoffte Ergebnis bringt. Ressourcenengpässe in der IT-Abteilung oder die fehlende Weitsicht, technologisch modern aufgestellt zu sein, tragen zu diesem Konflikt bei.

(ID:42527295)