Der Abschied vom Papier E-Rechnung: Echtzeit-Steuerreporting als Ziel

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Bei xSuite rechnet man mit einem stark steigenden Volumen an eingehenden E-Rechnungen. Dem steigenden Projektvolumen, das in den kommenden zwei Jahren im B2B-Bereich ansteht, steht nur eine begrenzte Anzahl an Software- und Serviceanbietern gegenüber. Genau in diese Kerbe schlägt xSuite und rechnet mit einer Sonderkonjunktur in dem Umfeld.

Die Papierform war in der Vergangenheit das größte Hemmnis einer automatisierten Verarbeitung der Zettelwirtschaft, weil beim Auslesen von Daten von eingescannten Belegen immer wieder Fehler auftreten. Je weniger Papierrechnungen also eintreffen, desto besser lässt sich die Rechnungsverarbeitung automatisieren. Rechnungsprozesse lassen sich deutlich verbessern: weniger Fehler, geringere Kosten, Aufwandsminimierung und eine Qualitätssteigerung in der gesamten Buchhaltung. Davon ist Dina Haack, Senior Lead Marketing, xSuite Group, überzeugt.

Lernkurven bei den Unternehmen

Doch der Weg dahin ist für so manches Unternehmen steinig und mit Lernkurven verbunden. Zu den allgemeinen Herausforderungen zählt laut Haack die passende Software, um E-Rechnungen nicht nur annehmen, sondern auch versenden und verarbeiten zu können. Zwar würden viele Firmen bereits über eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen verfügen, „aber kann diese auch strukturierte Rechnungen annehmen?“, fragt die Managerin. Das sei zu prüfen. Der demnächst ebenfalls verpflichtende Versand von E-Rechnungen im B2B komme schließlich noch hinzu. „Hier besteht also in den meisten Fällen Handlungsbedarf für Unternehmen“, so Haack. Herausforderung dabei sei es, einen darauf spezialisierten Dienstleister zu finden. „Denn den Tausenden Unternehmen, die sich allein in Deutschland darum kümmern müssen, steht derzeit eine nur begrenzte Anzahl an Software- und Serviceanbietern gegenüber, die das Thema E-Rechnungsimplementierung überhaupt realisieren können.“

Echtzeit-Steuerreporting als Ziel

In zahlreichen europäischen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch oder wird gefördert. Ziel ist es laut der Managerin, Steuervorschriften besser durchzusetzen und Betrug zu minimieren, sodass Unternehmen die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. „Dass wir in Deutschland jetzt die E-Rechnungspflicht im B2B haben, ist gut“, findet Haack, denn für Unternehmen hätten E-Rechnungen Vorteile, insbesondere wenn es um Automatisierung ginge. Die Finanzverwaltung rechnet aber noch mit einem ganz anderen Effekt, ist die Managerin überzeugt. Für diesen sei die E-Rechnung nur „Mittel zum Zweck“. Mittelfristig soll es ein Echtzeit-Steuerreporting auf Basis der E-Rechnung geben. Haack ordnet ein: „Da sind wir mal gespannt, wie viel zusätzliche Steuereinnahmen dadurch sprudeln werden. Das Beispiel Italien zeigt, dass es schnell um Milliarden Euro im Jahr gehen kann.

Rechnungsverarbeitung mit xSuite

Die Firma xSuite ist auf Rechnungseingangsverarbeitung spezialisiert. Der Softwarehersteller unterstützt die SAP-integrierte Verarbeitung von XML-Rechnungen. „Im Mai 2024 – in Anbetracht der bevorstehenden E-Rechnungspflicht im B2B – haben wir mit xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) unser Angebot neu aufgestellt und eine Cloud-Plattform auf den Markt gebracht, die unterschiedlichste E-Rechnungsformate annimmt und in ein einfach zu verarbeitendes, standardisiertes Format umwandelt“, blickt die Managerin zurück. In der kommenden Version soll eDNA dann auch elektronische Rechnungen versenden können.

Eine Frage des Formats

Bei xSuite geht man davon aus, dass hierzulande schwerpunktmäßig der bereits im B2G (Business 2 Government) etablierte und durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) zentral verwaltete deutsche Standard „XRechnung“ sowie „ZUGFeRD“ genutzt werden (siehe Kasten: „Gerangel um Formate“). „Wer auf Nummer sicher gehen will, realisiert zudem das Senden und Empfangen nach dem EU-Standard BIS Billing 3. Die xSuite-Lösung erlaubt die Annahme und Verarbeitung all dieser Formate“, so Haack.

Herausforderungen auf Unternehmerseite

Hat ein Unternehmen – „was vorkommt“, so Haack – mehrere ERP-Systeme, muss es prüfen, ob die künftige E-Rechnungslösung sich an all diese per Schnittstelle anschließen lässt. Die Software sollte außerdem in der Lage sein, E-Rechnungen aus dem ERP-System (beispielsweise SAP) heraus zu erzeugen.

Workflows für jeden Anwendungsfall

Noch gibt es Papierrechnungen. „Sonstige Rechnungen“, werden sie mitunter genannt und auch diese wollen ausgelesen werden. Traditionell verwendet xSuite hierfür eine OCR (Optical Character Recognition, Texterkennung) aus der Cloud. Diese wird mittlerweile durch KI-Komponenten ergänzt. XML-Datensätze einer E-Rechnung müssen im Gegensatz dazu nicht mehr ausgelesen werden, erläutert Haack. „Unsere Lösung holt Belege direkt vom E-Mail-Server ab, wenn sie nicht über ein Netzwerk (beispielsweise Peppol) eingehen, erstellt sie aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format und überträgt die Rechnungsdaten in die jeweils dafür vorgesehenen Felder des ERP-Systems, sowohl auf Kopf- als auch auf Feldebene.“ Anschließend finde ein Abgleich mit den ERP-Stammdaten statt, was eine automatisierte Kreditorenerkennung ermöglicht. Daran schließt sich ein SAP-integrierter Rechnungsworkflow an.

Das Bessere ist des Guten Feind, heißt es so schön. Und wenn der Staat schon seine Einnahmen optimieren will, können betroffene Unternehmen im Einzelfall wenigstens Effizienzgewinne in der Buchhaltung mitnehmen.

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