Dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren

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PROFI Engineering Systems AG

WatchGuard Technologies GmbH

Heidelberg iT Management GmbH & Co. KG

IDC Central Europe GmbH

IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu optimieren?

Neumann: Zunächst ist eine Analyse unter den Maßgaben der Ziele der Optimierung und den gesetzlichen Rahmenbedingungen wichtig. Eine Darstellung aller Abhängigkeiten innerhalb eines solchen Prozesses hilft bei der Schnittstellen-Identifikation und -Definition. Zudem sollte in diesem Schritt auch schon eine Blaupause für ein System erstellt werden. Hier empfiehlt es sich, externe Berater hinzuzuziehen, um Marktstandards und -erfahrungen miteinzubringen und Sachlichkeit zu gewährleisten. Darauf folgt eine Machbarkeitsstudie mit einem parallelen Testbetrieb. Bei der wird zudem der Change Management-Bedarf festgelegt. Schließlich findet eine projektierte Umsetzung mit entsprechender Übergangs- und Transformationszeit statt.

Duthel: Zunächst muss die Erkenntnis im Unternehmen reifen, dass eine Standardisierung und Konsolidierung im Bereich Output angestrebt wird. Dazu wird der Status Quo erfasst und eine neue Deployment-Strategie erarbeitet. Im Rahmen der IT- Governance sind die Spielregeln für die Anwendung und Umsetzung des neuen MPS-Konzeptes innerhalb der unterschiedlichen Konzernbereiche zu definieren. Im nächsten Schritt setzt sich das Unternehmen mit den unterstützenden Prozessen rund um die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien sowie mit Wartung und Instandsetzung auseinander.Anschließend werden die Maßnahmen festgelegt, die zukünftig die Menge an produzierten Dokumenten reduzieren sollen. Zum Schluss ist zu klären, wie mit der Fülle an Daten, die dem Unternehmen in Form von Dokumenten jeglicher Art zur Verfügung stehen, umgegangen wird und wie diese Daten in werthaltige Informationen umgewandelt werden können.

Bischof: Die Komplexität bestehender IT-Strukturen erfordert zwingend eine qualifizierte Analyse. Sie allein setzt beim MPS-Anbieter umfangreiche Erfahrung und Wissen voraus. Das Unternehmen muss sicher sein, dass der Anbieter verstanden hat, wie unternehmensweit die Prozesse ablaufen. Die Analyse erzielt ein optimales Ergebnis, wenn sie abteilungsübergreifend Abläufe betrachtet, die über die Grenzen dokumentenbasierter Geschäftsprozesse hinausgeht. Aus dieser ‚Vogelperspektive‘ entstehen weiter reichende Anforderungen an eine optimierte Business-Infrastruktur. Eine herstellerunabhängige Prozessberatung ist erforderlich. Diese Beratung sollte Leistungen bestehend aus Hardware, Applikationen und IT-Services umfassen und idealerweise aus einer Hand erfolgen. All-In-One-Ansätze bieten die beste Gewähr für eine effiziente Gesamtlösung.

Pempelforth: Am Anfang eines jeden MPS-Projekts steht das persönliche Gespräch mit dem Kunden. In diesem Rahmen ermitteln wir dann gemeinsam mit unserem jeweiligen Fachhandelspartner, ob beziehungsweise welcher Analysebedarf überhaupt besteht. Danach führen wir dann die Analyse der vorhandenen Output-Infrastruktur durch. Unser Ziel ist es, die jeweiligen Anforderungen an die Dokumentenprozesse zu erfassen und entsprechende Optimierungspotentiale zu identifizieren. Diese dienen dann wiederum als Multiplikator, um die Akzeptanz für die Umstellung in den einzelnen Fachabteilungen zu fördern.

Jakob: Unternehmen sollen bei solchen komplexen Themen mit dem ‚Systemhaus ihres Vertrauens‘, welches sowohl im DMS- als auch im MPS-Umfeld entsprechend Expertisen vorweisen kann, sprechen. Im Vorfeld eines so umfassenden Projekts ist eine ausführliche Dokumentation zur Ist und zur gewünschten Soll-Situation, die sich auf Echtdaten aus einer vom Dienstleister erstellten Analyse beruft, zu erstellen. Die entsprechenden Soll-Szenarien sind in einen Proof of Concept auf ihre Umsetzbarkeit und ihren wirklichen Nutzen zu prüfen, denn nur dann wird das Zusammenwachsen der Geschäftsfelder MPS und DMS einen Mehrwert bieten, der die Geschäftsprozesse dauerhaft optimiert.

Fechner: Die Basis ist unbedingt eine ganzheitliche Analyse von Druckinfrastruktur und Workflows. Die gewonnenen Informationen liefern die notwendige Transparenz, mit der konkrete Maßnahmen ergriffen werden können. Dienstleister unterstützen diesen Analyseprozess von Anfang an: Wichtig sind Tools, mit denen in der Konzeptphase zukünftige Szenarien und Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe vorab dargestellt werden. Dann erfolgen Implementierung und fortlaufende Optimierung. Unternehmen können alle Prozesse kontrollieren und gleichzeitig neue Anforderungen in Bezug auf Produktivität, Mobilität, Sicherheit und Nachhaltigkeit umsetzen.

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