Dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren

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Heidelberg iT Management GmbH & Co. KG

IDC Central Europe GmbH

IDC: Welche Hürden sind zu überwinden, um mittels Print und Document Management die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse zu optimieren?

Bischof: Zunächst ist wichtig, im Unternehmen ein Verständnis dafür zu entwickeln, dass die Effizienz administrativer Prozesse ebenso entscheidend für den Unternehmenserfolg ist, wie optimal geplante Produktionsprozesse im produzierenden Gewerbe. Schnelle, kontrollierte und qualitativ hochwertige Prozesse haben gerade im administrativen Bereich neben der Ressourcenschonung oft auch zufriedenere Mitarbeiter und Kunden zum Ergebnis. Die umfangreiche, nutzenversprechende Betrachtung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen erfordert ein hohes Maß an Kompetenz und das Verständnis, dass das Ergebnis der Dienstleistung im Vordergrund steht, nicht der spätere Verkauf von Produkten. Hier müssen Betriebe aufpassen: Nicht überall, wo ‚Prozessoptimierung‘ draufsteht, findet eine systematische, prozessorientierte Betrachtung der Informationsabläufe statt.

Neumann: Die Compliance-Richtlinien geben zunächst einen Rahmen, welche papierbasierenden Prozesse überhaupt digitalisiert werden können. Im nächsten Schritt sind die betriebsinternen Geschäftsabläufe zu analysieren. Schließlich muss die Infrastruktur zu der Digitalisierung passen – vom Endgerät, über die Übertragung bis zur Archivierung. Der gesamte Prozess muss mit ausfallsicherer und skalierbarer Infrastruktur unterstützt werden, denn es entsteht massiv mehr Datenvolumen und Abhängigkeit von der IT.

Duthel: Eine ganz wichtige Voraussetzung für das Gelingen eines MPS-Projekts ist es, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen und von dem Projekt zu überzeugen. Erfahrene MPS-Anbieter begleiten ihre Kunden daher beim Change Management, denn gelebt wird MPS in erster Linie von den Mitarbeitern – sie entscheiden in hohem Maße über den Erfolg oder Misserfolg des Projekts.

Fechner: Unternehmen müssen verstehen, dass sie Potenzial verschenken, wenn sie ihre Prozesse nicht anrühren. Ein neues Projekt erfordert Energie, Ausdauer, Überzeugungskraft und Bereitschaft für Veränderungen. MPS und Dokumenten Management sind abteilungsübergreifende Projekte. Daher kommt die Initiative gewöhnlich aus der Geschäftsleitung. Auch deshalb, weil die Budgets aus verschiedenen Töpfen zusammenfließen. Um die Akzeptanz zu fördern, lohnt es sich, die Fachabteilungen zu gegebener Zeit ins Boot zu holen. Eine andere Hürde sind Sicherheitsbedenken. Hier gilt es klarzustellen, dass eine MPS-Lösung oder ein umfassendes Dokumentenmanagement viel mehr Sicherheit bieten, als heterogene Druckumgebungen oder der IT-Wildwuchs in vielen Unternehmen.

Jakob: Ein großer Knackpunkt ist es, die Interessen der handelnden Personen, in den heute noch verschiedenen Geschäftsfeldern, deckungsgleich zu gestalten. Das heißt, wenn MPS- Spezialisten heute ‚halbe DMS und Scan Lösungen‘ mit zum Endkunden nehmen, wird der DMS Vertrieb nicht begeistert sein und umgekehrt empfiehlt heute der DMS Vertriebskollege Systeme zum Scannen von Dokumenten, die aus Sicht des MPS Spezialisten nur suboptimal dafür geeignet sind. Da gilt es Synergien zu nutzen, die richtigen Leute zusammenzubringen um praktikable Lösungen und Mehrwerte für den Endkunden zu entwickeln.

Pempelforth: Zu Beginn eines MDS-Projekts geht es darum, im Dialog mit dem Kunden klare Ziele zu definieren. Dabei gilt es, ein grundlegendes Verständnis des kundenseitigen Geschäftsmodells zu erhalten. Wir möchten herausarbeiten, welche Prozesse einen unmittelbaren Einfluss auf den Geschäftserfolg haben. Dazu schauen wir uns – im Gegensatz zu reinen MPS-Anbietern – nicht nur die Hardwarestruktur an, sondern konzentrieren uns auf die Dokumentenmanagementprozesse beim Kunden insgesamt. Wir erleben es sehr häufig, dass die Hardware nicht in ein Gesamtkonzept eingebunden ist und entscheidende Softwarelösungen fehlen, um Abläufe effektiver zu machen. Auch die Mitarbeiter müssen überzeugt werden, so dass auch die Kommunikation eine wichtige Rolle spielt. Verständlich aufbereitete Anwenderinformationen über ein Unternehmenswiki, Intranet oder einen entsprechenden Flyer bieten hierzu gute Möglichkeiten.

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