IDC-Studie: Print & Document Management in Deutschland 2014 Dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren

Geschäftsleitungen deutscher Unternehmen fordern vom CIO seit Jahren die bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse und die schnelle Umsetzung dieser Anforderungen. Bei allen Maßnahmen muss die Sicherheit von Informationen zwingend gewährleistet werden, denn die NSA-Affäre hat hierzulande bei vier von fünf der befragten deutschen Firmen und Organisationen das Sicherheitsbewusstsein verändert.

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IT-Abteilungen wollen die neuen Erwartungen mit Print und Document Management begegnen und haben bereits begonnen, Teilbereiche dokumentenintensiver Prozesse zu optimieren. Doch vor allem nicht-technische Hürden stehen einer schnelleren Umsetzung im Weg, so das Fazit der aktuellen IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“. Im November 2013 befragte IDC dafür 220 IT- und Fachbereichs-Entscheider aus Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern.

Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie „Print & Document Management in Deutschland 2014“ sprach IDC mit verschiedenen Anbietern.

IDC: Die Märkte für Print und Document Management wachsen immer weiter zusammen. Was sind aus Ihrer Sicht die größten Nutzenaspekte, wenn Unternehmen mittels Print und Document Management dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren?

Andreas Duthel, Director Global Services D-A-CH bei Lexmark: Unternehmen stehen heutzutage vor der Aufgabe, den maximalen Wert aus ihren vorhandenen Daten zu schöpfen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Allerdings ist nur ein geringer Teil dieser Daten, zum Beispiel in ERP-Systemen, strukturiert. Ein Großteil der Daten im Unternehmen – circa 80 Prozent – liegt in unstrukturierter Form vor und ist aus diesem Grund gar nicht oder nur unter sehr hohem Aufwand zugänglich. Ein großer Nutzenaspekt von Print und Document Management liegt deshalb darin, diese unstrukturierten Daten so zu verarbeiten, dass die darin enthaltenen Informationen für die Geschäftsprozesse voll nutzbar sind. Mitarbeiter können jederzeit auf die Dokumente zugreifen, die sie gerade benötigen – und die zeitaufwändige Suche nach Informationen entfällt.

Johannes Bischof, President und Geschäftsführer bei Konica Minolta Business Solutions: Unbestritten sind die kurz- und mittelfristigen Kostenvorteile, die sich aus einer optimierten Print-Infrastruktur ergeben. Doch das ist mittlerweile oft ein Nebeneffekt. Ein umfassendes Optimized-Print-Services-Projekt steigert sowohl die Nachvollziehbarkeit als auch Prozesssicherheit und kann dazu führen, dass aus der Hardware heraus zwar kein Sparpotenzial entsteht, die interne Produktivität aber steigt. Das ist mittlerweile eine geschäftskritische Notwendigkeit, da die zunehmende Datenflut – Stichwort Big Data – Betriebe zwingt, sämtliche Informationsprozesse über Orte und diverse Arbeitsabläufe hinweg bestmöglich zu organisieren.

Jan Neumann, Vertriebsleiter Printing und Managed Print Services bei HP: Viele Kunden sind den ersten Schritt bereits gegangen und sparen durch die physikalische Konsolidierung und Optimierung der Druckumgebung Geld ein. Im nächsten Schritt geht es um die Digitalisierung aller heute noch papierbasierte Prozesse: Digitale Archive stellen mit intelligenten Suchwerkzeugen Informationen schneller zur Verfügung, wodurch die Mitarbeiter produktiver werden. Zudem sind die Medien in digitaler Form günstiger. Auch die digitale Folgenutzung der Informationen wird einfacher. Jede gedruckte Seite kostet Ressourcen. Dies ist ein wichtiger Kosten- und Ökologie-Faktor für dezentral strukturierte Unternehmen. Dennoch müssen Unternehmen bei der Digitalisierung die rechtlichen und steuerlichen Aspekte beachten. Daher wird auch in Zukunft das gedruckte Papier eine maßgebliche Rolle spielen. Insgesamt sollten analoge und digitale Datenverarbeitung immer ausbalanciert sein.

Thomas Pempelforth, Channel Vertriebsleiter MDS & Solution Business bei Kyocera Document Solutions Deutschland: Von der Rechnungsstellung bis zur Auftragsabwicklung sind die meisten Geschäftsprozesse dokumentenbasiert. Diese Abläufe lassen sich daher mit Dokumentenlösungen in Verbindung mit moderner Hardware oftmals schneller und kostengünstiger gestalten. Die Unternehmen sind heute gefragt, eine höhere Wertschöpfung in der Prozesskette zu generieren. Mit Managed Document Services können Dokumentenprozesse effizienter gestaltet werden und tragen somit zur höheren Wertschöpfung bei.

Jens Jakob, Leiter MPS bei Bechtle Managed Services: Einen Nutzen aus der Kombination Print- und Dokumentenmanagement hat der Endkunde nur dann, wenn wir als Dienstleister wirklich verstehen, was der User heute erwartet. Die Herausforderung wird sein, mit dezentralen Multifunktions-Systemen und entsprechenden Software Solutions effiziente Workflows zu kreieren, um die wachsende Zahl an Informationen und Dokumenten für den Kunden einfacher und managebarer zu machen.

Jacqueline Fechner, Geschäftsführerin bei der Xerox GmbH: Unternehmen, die ihre Druckinfrastruktur optimieren, erhoffen sich meist eine Kostenreduzierung. Zu recht, denn Managed-Print-Services-Projekte reduzieren die Druckkosten in der Regel um 20 bis 30 Prozent. Das ergibt sich aus einer reduzierten Anzahl an Systemen bei mehr Funktionalität, durch weniger Energiekosten und ein geringeres Druckvolumen. Mit MPS drucken Unternehmen weniger, zielgerichteter, grüner, günstiger und sicherer. Auch Prozesse bei Verbrauchsmaterialbestellung oder Wartung vereinfachen sich. Gleichzeitig ist MPS häufig der Startpunkt zur Optimierung weiterer dokumentenintensiver Prozesse, denn die Druckinfrastruktur stellt mit Scan- und Archivierungsfunktionen sowie Mobile Print-Lösungen die Brücke zwischen papierbasierter und digitaler Welt dar. MPS der nächsten Generation gehen weit über die Konsolidierung von Druckern hinaus und münden in einem ganzheitlichen Geschäftsansatz, welcher tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht und verbessert. Idealerweise werden mobile und Homeoffice- Mitarbeiter eingebunden, die Hausdruckerei integriert und bei globalen Unternehmen nach Möglichkeit ein einheitliches Print Management umgesetzt. Durch Collaboration Tools und Cloudbasierte Services sind Informationen weltweit sicher verfügbar. Neben Expertise im Dokumentenmanagement werden umfassende Erfahrungen in Business Process und IT- Outsourcing immer wichtiger.

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