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Physische und digitale Langzeitarchivierung Dokumente für die Ewigkeit

| Autor: Dr. Stefan Riedl

Die 3-2-1-Backup-Strategie mit Cloud-Speicher und USB-Sticks reicht nicht immer. Geht es um die Geheimnisse der Konzerne auf Papier und Dokumente, die auf Rechnern der Zukunft zur Verfügung stehen müssen, braucht es Stahlbeton und Langzeitarchivierungsformate.

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Der Eingang zum Underground-Archiv von Iron Mountain in Boyers, Pennsylvania, USA.
Der Eingang zum Underground-Archiv von Iron Mountain in Boyers, Pennsylvania, USA.
(Bild: Iron Mountain)

In einem Luftschutzbunker mit Einschusslöchern aus dem zweiten Weltkrieg brennt noch Licht. Wer Zutritt über die 750 Kilogramm schwere Stahltür und ein Schleusensystem mit Gesichtsfeldscanner erhält, sieht, was dort hinter 1,40 Meter dicken Stahlbetonwänden lagert: unter anderem Akten und zigtausend Bänder (Tapes) mit wichtigen Firmendaten und Geschäftsgeheimnissen von Banken, Versicherungen, Rechtsanwälten, Industrieunternehmen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.

Wenn man so will, ist auch ein Bild von Monet ein Dokument.
Wenn man so will, ist auch ein Bild von Monet ein Dokument.
(Bild: Iron Mountain)

Ein Thermostat sorgt für gleichbleibende Temperaturen, beispielsweise für Akten exakt 18 Grad Celsius. Im Falle eines Brandes, wird mit Argongas gelöscht, denn Wasser könnte die Tapes und Akten zerstören.

Betrieben wird der Bunker von keiner staatlichen Behörde, sondern vom Privatunternehmen Iron Mountain, das 1951 unter dem Namen „Iron Mountain Atomic Storage“ gegründet wurde. Damals – zu Zeiten des Kalten Krieges – bestand das Geschäftsmodell darin, Firmendokumente atombombensicher zu verwahren.

Umgang mit Firmengeheimnissen

Die Akten wurden in gepanzerten Fahrzeugen abgeholt und im Inneren einer stillgelegten Eisenerzmine, die Gründer Herman Knaust „Iron Mountain“ nannte, verwahrt. „Heutzutage steht zwar kein drohender Atomkrieg mehr im Vordergrund, aber Akten werden nach wie vor in einem Sicherheitstransporter abgeholt, der GPS-getrackt werden kann und bei dem beispielsweise nicht zwei Türen gleichzeitig aufgehen et cetera“, verrät Ralf Kettnaker, Business Consultant bei Iron Mountain. „Denn Firmengeheimnisse müssen auch nach dem Kalten Krieg sorgsam vor Diebstahl, Feuer oder Naturkatastrophen geschützt werden. Zu unseren Kunden zählen beispielsweise Unternehmen aus dem Finanz- und Pharmabereich, deren Geschäftsgeheimnisse und geschäftskritische Dokumente gesichert werden.“

Die Dienstleistung dahinter nennt sich „Records Management“. Heutzutage ist von „gesicherten Archivzentren“ die Rede. Allein in Deutschland betreibt das Unternehmen derzeit 14, bald 15 solcher geschützter Standorte.

Möglicher Drehort für „Mission Impossible“

Die Anlagen verfügen beispielsweise über 2,5 Meter hohe Zäune sowie Perimeterschutzmaßnahmen und in Hamburg wird tatsächlich ein Bunker betrieben, in dem Unternehmen beispielsweise Magnetbänder sicher einlagern können.

Heutzutage geht es aber in der Regel um eine Kombination aus physischen und digitalen Akten. „Im digitalen Umfeld sprechen wir von Vaults – also Tresoren“, sagt Kettnaker. „Hier geht es beispielsweise darum, dass ein Unternehmen verschiedene Dokumente in voneinander abgetrennten digitalen Vaults verwalten kann. Eine Vault mit entsprechenden Zugriffsrechten für Personalakten, eine andere für Kundendaten.“

Records Management ist das Brot- und Buttergeschäft von Iron Mountain. Ein wichtiger Teil davon ist es, im Auftrag des Kunden sicherstellen zu können, dass deren Mitarbeiter – beispielsweise einer Bank – ortsunabhängig auch mit nicht-digitalisierten Altbestandsdokumenten arbeiten können, die eingelagert wurden. Hierfür können die Mitarbeiter der Kunden eine Akte anfordern, ein Mitarbeiter von Iron Mountain zieht sich die Akte und digitalisiert sie, so dass sie innerhalb einer Stunde ortsunabhängig zur Verfügung steht.

CMS, Aufbefahrungsfristen und Löschungsgebote

Im Kalten Krieg galt es Firmengeheimnisse vor einem möglichen Atomschlag zu schützen. Heute dreht sich Langzeitarchivierung häufig um Dateiformate, die Technologiewechsel überstehen.
Im Kalten Krieg galt es Firmengeheimnisse vor einem möglichen Atomschlag zu schützen. Heute dreht sich Langzeitarchivierung häufig um Dateiformate, die Technologiewechsel überstehen.
(Bild: © Zdenek Sasek - stock.adobe.com)

Iron Mountain hat ein digitales Archivsystem, beziehungsweise Content Management System (CMS) am Start, namens „Digital Record Center“ (DRC). Über Schnittstellen kann es an bestehende Systeme der Kunden angebunden werden. „Dabei unterstützen wir unsere Kunden im kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes, von der Entstehung, Verarbeitung, Lagerung bis zur Vernichtung“, so der Berater. Ein wichtiger Teil der Dienstleistung besteht in der Verwaltung von Aufbewahrungsfristen. Dazu stellt das hauseigene System „Policy Center“ visualisiert Informationen bereit, wo und in welcher Form – digital sowie als Dokument – sich das Dokument befindet und welche Aufbewahrungsfristen gelten. „Die relevanten Normen und Gesetze werden für über 230 Länder von Andorra bis Zimbabwe angeboten“, so Kettnaker. Im Rahmen des Rechts auf Vergessenwerden gehe es hierbei inzwischen auch um Fristen zur Löschung. „Diese Aufgabe wird vom Komplexitätsgrad her gerne unterschätzt. Kunden aus dem Bankenumfeld haben über 8.000 Dokumententypen mit entsprechenden Policies hinterlegt, die sich aufgrund gesetzlicher Vorgaben ändern können.“

Zusammenarbeit mit dem Channel

Die Archivare von Iron Mountain haben rund 225.000 Unternehmen weltweit als Kunden in über 50 Ländern. „In Deutschland beschäftigen wir 400, weltweit rund 25.000 Mitarbeiter“, so Kettnaker. Ein mehrstufiges Partnerprogramm gibt es nicht. Der IT-Channel klopft häufig mit Kundenanforderungen an (Wer betreibt schon selbst einen Bunker für Dokumente?) und bringt Spezialwissen aus bestimmten Branchen mit. Kettnaker fasst zusammen: „Wir arbeiten projektbezogen mit Systemhäusern zusammen.“

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Über den Autor

Dr. Stefan Riedl

Dr. Stefan Riedl

Leitender Redakteur