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Abschied vom Drucker DocuSign und das papierlose Büro

Autor: Dr. Stefan Riedl

Das papierlose Büro wird oft beschworen und gilt aus Effizienz- und Umweltgründen als erstrebenswertes Ziel. So kann es nicht schaden, sich diesem Utopia zumindest anzunähern. DocuSign, seit 16 Jahren auf dem Markt, will dafür die passende Technologie liefern.

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DocuSign will einen Beitrag dazu leisten, dass weniger gedruckt werden muss.
DocuSign will einen Beitrag dazu leisten, dass weniger gedruckt werden muss.
(Bild: © Mannaggia-stock.adobe.com)

Daniela Becker ist bei DocuSign verantwortlich für den Großkundenbereich in der EMEA-Region, hauptsächlich für Unternehmen mit mehr als einer Milliarde ­Umsatz. „Ein komplett papierloses Büro gibt es auch bei DocuSign noch nicht, wir sind aber auf dem besten Weg dorthin“, freut sich die Managerin.

Die meisten ihrer Kollegen wie auch Becker selbst nutzen Papier noch für Notizen in Meetings, „aber einen Drucker habe ich bislang noch nicht gesehen oder benutzt“, sagt Becker und hebt hervor: „Der positive Einfluss von DocuSign auf die Umwelt ist enorm. Es werden, haben wir mal ausgerechnet, derzeit 356 Millionen Kilo Holz pro Jahr, 1,9 Millionen Liter Wasser und 52,5 Millionen Kilo Abfall eingespart.“

Digitalisierung der Arbeitswelt

Doch ist DocuSign kein Umwelttechnik- oder Recycling-Unternehmen, sondern bietet Tools für Collaboration, Vertrags­management und E-Signatur. Becker beschreibt das Tätigkeitsumfeld: „Bei einem typischen Zyklus von Verträgen geht es ­zunächst um Inhalte. Welche Vertragsbestandteile und Klauseln reingeschrieben werden, wird auf einer Collaboration-Plattformen meist von Rechtsanwalt zu Rechtsanwalt verhandelt, die wir im Rahmen von DocuSign bereitstellen.“ In einem nächsten Schritt geht der Vertrag beispielsweise an den Kunden raus, der Bestandteile wie Services samt Service Level Agreements und Produkte regelt.

DocuSign arbeitet hierbei nicht mit einer Plattform wie beispielsweise force.com, bei der Erweiterungen angeboten werden, sondern mit einer organisatorischen Klammer namens „DocuSign Agreement Cloud“, die alle Prozesse vor und nach der elektronischen Signatur automatisiert.

Vertragsmanagement

DocuSign-Verträge sind angereichert mit Metadaten. Wenn es beispielsweise um ­Anfangs- und Endzeitpunkte und SLAs geht, werden sie so hinterlegt, dass ihre ­Inhalte per Suchfunktion transparent und schnell zu finden sind. „IT-Dienstleister können damit etwa Wertschöpfung bei der Ausarbeitung von Prozessen und der Implementierung leisten und in Rechnung stellen“, so Becker. Auf technologischer Ebene arbeiten das Unternehmen unter ­anderem mit Partnern wie ID Now zusammen, die für eine qualifizierte elektronische Signatur der Personen mit Hilfe von Gesichtserkennung sorgen. „Die ist beispielsweise bei TeleDoctor24 im Einsatz, ein Webdienst, bei dem Sie remote mit ­einem Arzt sprechen können und sich ­Rezepte verschreiben lassen können. Besagter Arzt qualifiziert sich hier als solcher über eine Gesichtserkennung“, berichtet die Großkunden-Verantwortliche aus der Praxis. Oft ist aber auch eine elektronische Signatur ausreichend. Quasi-Standard ist in diesem Umfeld die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Zukäufe und Erweiterungen

Mit Seal Technologies hat DocuSign im Mai eine Erweiterung der Vertragsmöglichkeiten für DocuSign durch AI zugekauft, die dabei hilft, Verträge zu durchleuchten. Beispielsweise wenn es darum geht, verstehen zu wollen, welche Möglichkeiten für das ­Unternehmen in seinen Verträgen versteckt sind oder welche Risiken lauern könnten. Mit der Übernahme von Liveoak Technologies wurde zudem eine Erweiterung eingekauft, die bei der Verifizierung von­ Verträgen für Notare hilfreich ist, beispielsweise wenn es um den Kauf oder Verkauf von Häusern geht.

Zusammenarbeit mit dem Channel

Das Partnerprogramm ist klassisch aufgebaut, mit drei Edelmetall-Stufen Silber, Gold und Platin. Je höher das Level, desto besser die Konditionen, desto mehr Umsatzziele und geforderte Qualifikationen, je nach Art der Partnerschaft.

„Was den Channel angeht, haben wir noch viel vor und suchen Partner mit Branchen- und Cloud-Knowhow, die jetzt die Gelegenheit haben, ihren Teil zur Digitalisierung des Vertragswesens in Deutschland beizutragen“, führt Becker aus.

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Dr. Stefan Riedl

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Leitender Redakteur