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Eine gute Webcam alleine macht noch keine gute Videokonferenz

Die richtige Einrichtung für optimale Videokonferenzen

| Autor / Redakteur: René Schulz / Andreas Donner

In einem Videokonferenzraum kommt es nicht nur auf die technische Ausstattung sondern auch auf bauliche Gegebenheiten und das Mobiliar an.
In einem Videokonferenzraum kommt es nicht nur auf die technische Ausstattung sondern auch auf bauliche Gegebenheiten und das Mobiliar an. (Bild: © WavebreakMediaMicro - stock.adobe.com)

Die Zahl der Videokonferenzen in Unternehmen nimmt stark zu. Dabei dreht es sich nicht mehr nur um die klassischen Vorstandssitzungen mit Übersee auf großer Leinwand, sondern auch um virtuelle Team-Meetings mit den Kollegen im Home Office. Doch damit die Freude an den Gesprächen per Video nicht getrübt wird, gilt es, einige Punkte zu beachten.

Die zunehmende Verbreitung von Modern-Working-Richtlinien in Unternehmen hat in den vergangenen Jahren dafür gesorgt, dass immer mehr Arbeitnehmer zumindest zum Teil von zuhause aus arbeiten. So hat eine kürzlich vom Branchenverband Bitkom durchgeführte Befragung ergeben, dass bereits knapp vier von zehn Arbeitgebern (39 Prozent) ihren Angestellten Home-Office ermöglichen. Das bedeutet gleichzeitig, dass gerade Teammeetings immer häufiger per Videokonferenz stattfinden.

Unternehmen versuchen jedoch auch, angesichts einer wachsenden Antipathie gegenüber Flugreisen, die Zahl der Geschäftsreisen ihrer Angestellten zu reduzieren – und setzen daher auch hier auf virtuelle Meetings. Und HR-Abteilungen nutzen bereits seit einiger Zeit Video-Calls für die Evaluation von Bewerbern.

„Form follows Function“

Damit Videokonferenzen tatsächlich reibungslos funktionieren, müssen jedoch ein paar Punkte beachtet werden. Denn gerade die Einrichtung eines Raumes kann sich sowohl positiv als auch negativ auf die Qualität auswirken – nicht nur akustisch, sondern auch visuell. Dabei ist gerade der Trend der letzten Jahre, hin zu absolut durchgestylten Räumlichkeiten, oft eine besondere Herausforderung.

Besonders die so beliebten großflächigen Glastrennwände und bodentiefen Fenster sind äußerst problematisch. Denn sie sorgen nicht nur für im Video extrem störende Reflexionen, Spiegelungen und Lichteffekte, sie erzeugen auch einen sehr unschönen Hall, durch den vor allem Stimmen stark verfälscht klingen. Gleiches gilt auch für die mittlerweile allgegenwärtigen riesigen Konferenztische aus Glas. Auch durch die vor allem in Büroneubauten vorhandenen extrahohen Decken kann es zu unwillkommenen Echos kommen.

Dem kann mit flächigen Vorhängen und Rollos ebenso entgegengewirkt werden, wie mit Deckenabhängern aus Stoff oder mit Schallabsorbern beziehungsweise -diffusoren an den Wänden. Im Gegensatz zu den Schaumstoffmonstern vergangener Tage gibt es die mittlerweile auch in optisch äußerst ansprechenden Varianten, zum Beispiel aus Holz.

Unabhängig von der Raumgröße helfen passende Möbel – also ein Konferenztisch und die entsprechende Bestuhlung – dabei, dem Meetingraum einen optischen Ankerpunkt zu verleihen. Die Möbel sollten dabei so arrangiert werden, dass die Kamera jeden am Tisch erfassen kann.

Es werde Licht – aber bloß nicht zu hell

Ein gleichmäßig ausgeleuchteter Raum unterstützt die Kamera dabei, natürliche Farben und Kontraste wiederzugeben und eine bestmögliche Videoqualität zu bieten. Dafür sind die klassischen Leuchtstoffröhren, die nach wie vor in vielen Büros zu finden sind, mit ihren Farbtemperaturen zwischen 3.000K und 4.500K optimal geeignet.

Darüber hinaus sollten starke Lichtquellen hinter den Meeting-Teilnehmern vermieden werden, denn diese sorgen für problematische Überbelichtung des Hintergrunds und gleichzeitig eine zu dunkle Darstellung der Personen. Helles Sonnenlicht kann auch zu Problemen bei der Videodarstellung führen, daher sind Vorhänge oder Jalousien empfehlenswert.

Auch die Wandfarbe kann die Videoqualität beeinflussen. Optimal ist grau oder jede andere neutrale Farbe – auch wenn dies vielleicht nicht die Style-Ansprüche erfüllt. Grelle, leuchtende Farben sollten vermieden werden, da diese die natürliche Darstellung von Haut negativ beeinflussen können. Ebenso sind Muster im Hintergrund schwierig, denn sie lenken vom Gesprächspartner ab.

Eins, zwei, viele…

In vielen Fällen – beispielsweise in den klassischen Huddle Rooms oder auch im Home-Office – reicht ein einzelner Bildschirm vollkommen aus, um effiziente Videokonferenzen durchzuführen. Sofern genügend Platz vorhanden ist, empfiehlt es sich jedoch, mindestens zwei Bildschirme zu montieren. So kann beispielsweise ein Monitor für die Darstellung der Gesprächsteilnehmer und einer für geteilte Inhalte genutzt werden. Das ist besonders hilfreich in größeren Meetingräumen, so erkennen selbst die Personen weiter hinten im Raum noch alle Inhalte.

Ein weiterer Vorteil bei der Nutzung zweier Monitore ist, dass die Konferenzkamera zwischen beiden Bildschirmen auf Augenhöhe montiert werden kann. Dies ermöglicht ein natürliches Gespräch und nahezu authentischen „Augenkontakt“ zwischen den Gesprächsteilnehmern. Das ist vor allem bei Videokonferenzen auf Vorstandsebene wichtig, wo es auf die exakte Darstellung von Nuancen in der Mimik ankommt.

Der perfekte Monitor sollte dabei groß genug sein, dass jeder im Konferenzraum die dargestellten Inhalte problemlos erkennen kann. Darüber hinaus sollte sich die Größe natürlich auch nach der Größe des Raumes richten – großer Raum, großes Display, kleiner Raum, kleineres Display. Für die Berechnung der Größe gibt es eine ganz einfache Formel. Man nehme die Entfernung vom geplanten Montageort des Monitors zum hintersten Sitzplatz und teile die Strecke durch vier. Dies ergibt die empfohlene Minimalhöhe. Und wenn man diesen Wert wiederum mit 1,8 multipliziert, erhält man die optimale Bilddiagonale.

Für jeden Zweck das passende Werkzeug

Der Kern jeder Videokonferenz-Lösung ist die Kamera. Dabei gibt es mindestens so viele Kamera-Typen wie es Raumarten gibt. Für den Einsatz am Arbeitsplatz oder im Home-Office empfiehlt sich beispielsweise eine hochwertige Webcam. Mit (mindestens) FullHD-Auflösung, intelligenter Bildsteuerung und einem Sichtfeld von idealerweise 90° sorgt sie für eine optimale Darstellung einer oder zwei Personen direkt vor einem Rechner.

Für Klein- und Kleinstmeetingräume, die Huddle Rooms, sollte das Sichtfeld hingegen größer sein. Mit einem horizontalen Aufnahmewinkel von rund 120° können hier die Kameras auch kleinere Gruppen von bis zu sechs Personen problemlos erfassen. Für größere Räume bietet sich eine so genannte PTZ-Kamera – Pan, Tilt, Zoom – an. Diese verfügt über einen schwenkbaren Kopf und kann bei großen Gruppen vollautomatisch den jeweiligen Sprecher fixieren und sogar heranzoomen.

René Schulz.
René Schulz. (Bild: Logitech)

Kleine Anpassung, große Wirkung

Mit ein paar kleinen Maßnahmen lassen sich also nahezu alle Räumlichkeiten für perfekte Videokonferenzen optimieren. Dabei machen selbst kleine Optimierungen – beispielsweise eine andere Wandfarbe – bereits viel aus und sorgen dafür, dass auch das kleinste Unternehmen professionelle Videomeetings auf die Beine stellen kann.

Über den Autor

René Schulz ist Director und Head of Enterprise Central & South Europe bei Logitech.

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