Channel Fokus: Digital Workplace Der moderne Arbeitsplatz ist jetzt

Moderne Arbeitskonzepte gibt es schon lange. Doch erst die Pandemie hat die nötige Disruption gebracht, um in Unternehmen etwas zu ändern. Nun hat sich das Homeoffice etabliert. Die Weichen für den langfristigen Wandel werden jedoch jetzt gestellt.

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Homeoffice: Es ist zwar nicht das Wort des Jahres 2020 – denn das wurde Corona-Pandemie –, hätte es aber werden können, wird sein Einfluss auf die klassische Bürowelt bedacht. Die Pandemie hat unter anderem die Arbeitswelt revolutioniert. Dabei gab es moderne Arbeitsformen, zu denen auch Homeoffice zählt, schon lange vor Corona. Bereits in den achtziger Jahren entwickelte der Sozialphilosoph Frithjof Harold Bergmann die Bewegung der „Neuen Arbeit“ (New Work), worauf einige der heutigen modernen Arbeitskonzepte basieren. ­Außerdem haben es schon vor Covid-19 große Tech-Riesen vorgemacht mit 100 Prozent Homeoffice, mit modernen, lichtdurchfluteten Büroräumen mit großen Launch-Areas inklusive Bälle-Bad und Baumhaus auf dem Campus.

Für den Rest hat es wohl einen Virus ­gebraucht, um Remote Work global einzuführen und so den Weg für hybride Arbeitsformen zu öffnen. Der Turning Point ist ­jedoch erst jetzt, wie es die Office-Design-Expertin Nicola Gillen bei einer Panel-­Diskussion zur Eröffnung einer Firmenzentrale in London verdeutlicht. Es gebe derzeit noch keine langfristigen Post-­Covid-Studien zu Arbeitsmodellen. ­Aktuell steht Unternehmen also alles offen.

Die pandemiebedingte Homeoffice-Pflicht ist in Deutschland seit Juni beendet. Dennoch kehren nicht alle Angestellten zurück ins Büro, denn in vielen Unternehmen bleibt das Homeoffice auch nach der Pandemie bestehen. Die Gründe: Zum einen hat es mit der Arbeit fern der Arbeitsstätte in vielen Fällen besser geklappt als erwartet und außerdem wurden die meisten ­Arbeitskräfte mit dem notwendigen Equipment ausgestattet.

Eine Arbeitsmarktstudie von Robert Half zeigt: Rund die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland (51 %) verzichtet aktuell auf die Anwesenheitspflicht im Büro. Und das zur Freude der Belegschaft. Unzählige Studien haben im letzten Jahr immer wieder bestätigt, dass ein Großteil der dabei befragten Mitarbeiter gerne im Homeoffice bleiben würde. Durchweg wird jedoch auch deutlich, dass immer nur ein geringer Prozentsatz dauerhaft in den eigenen vier Wänden arbeiten möchte. Vielmehr wünschen sie sich ein hybrides Modell.

Ein „Anywhere Workspace“-Arbeitsmodell scheint nun der nächste Schritt für viele Unternehmen zu sein. Auch hier gibt es schon genug Vorbilder: Dropbox verkündete jüngst, dass alle Mitarbeiter weiterhin von zuhause aus arbeiten und die Büros zu Coworking-Arbeitsplätzen ausgebaut werden sollen, und Siemens etabliert zwei bis drei Tage pro Woche mobiles Arbeiten als neuen Standard.

Im Gegensatz zu den Vor-Covid-19-Beispielen für den modernen ­Arbeitsplatz sind die Modelle jetzt für ­viele Unternehmen nahbar, wie Gillen verdeutlicht: „Wir haben in den vergangenen ­Monaten alle eine ähnliche Erfahrung ­gemacht.“ Die Vorreiter haben dabei durchaus eine Rolle gespielt, und glücklicher­weise war die Technik für Remote Work schon vor der Pandemie entwickelt. Das hat die schnelle Umsetzung während der Krise erst ermöglicht.

Jetzt ist der Zeitpunkt ein modernes Arbeitsmodell einzuführen

Fakt ist: Jetzt ist der Zeitpunkt, ein dauerhaftes modernes Arbeitsmodell einzuführen. Schließlich hat sich das Mindset der Mitarbeiter und der Führungskräfte durch die Erfahrungen im vergangenem Jahr ­geändert. Ein ehemaliges Hemmnis für die Einführung, wie Vincent Osterloh, ­Geschäftsführer bei OCX berichtet: „Das größte Hindernis beim Einsatz digitaler ­Arbeitsplätze ist oftmals die mentale Barriere im Kopf des Kunden. Hier muss man als Dienstleister den Kunden abholen und detailliert über die neuen flexiblen Möglichkeiten informieren.“

Die Quintessenz ist es, den Kunden dort abzuholen wo er steht. Das gilt auch für die Mitarbeiter. So können sich einerseits ­einer Studie von Poly zufolge zwei Drittel der Befragten vorstellen, flexibel zu arbeiten und nicht mehr strikt von 9 bis 17 Uhr. Doch so spannend moderne Arbeitskonzepte klingen, sie sind andererseits nicht für jeden Arbeitnehmer gemacht. Auch das hat das vergangene Jahr gezeigt, denn nicht nur werden die Kollegen und der soziale Kontakt vermisst, für viele verschwimmen auch die Grenzen zwischen flexiblem Arbeiten und ständiger Erreichbarkeit.

Ferner bedeutet für 58 Prozent der von ­Poly Befragten die Zunahme des Homeoffices, dass sie immer erreichbar sein müssen und nicht abschalten können. Als einen weiteren Nachteil nannten die Umfrageteilnehmer die Erwartungshaltung, auch außerhalb der Arbeitszeit für ihr Unternehmen tätig sein zu müssen.

Homeoffice ist nicht für jedermann

Das Schlagwort ist hier: Work-Life-Integration. Und die ist Typsache, wie Tobias ­Hagenau, Co-Founder von awork, erläutert. „Für ­mache Arbeitnehmer ist es toll, ihren Tag flexibel zu organisieren und zwischen Job und Privatleben zu wechseln. Für andere Berufsgruppen und Menschen ist das eine Stressbelastung, die Konzentra­tion ständig brechen zu müssen. Keine formale Trennung zwischen Privatleben und Job zu haben, ist für sie eine Tortur.“ Die Lösung ist für Hagenau, keine Pflicht, sondern die Möglichkeit auf flexibles Arbeiten: „Ich bin ein Fan davon, dass man sich entscheiden kann.“

Ich bin ein Verfechter von der Möglichkeit der Remote-Work.

Tobias Hagenau, Co-Founder von awork

Das wiederum hat flexiblere Strukturen in den Unternehmen sowie ­eine andere Führungskultur zur Folge und damit letztendlich eine andere Arbeitskultur.

Wie sich zeigt, reichen flexible Arbeits­modelle allein nicht aus, um den Wandel zum modernen Arbeiten zu vollziehen. Es braucht Flexibilität, agile Arbeitsstrukturen, flache Hierarchien, die Reduktion der Führungsebenen und ein anderes Mindset. Themen, die aus Bergmanns Thesen zu New Work schon bekannt sind, denn die Werte, die der neuen Arbeitswelt zugrunde liegen, sind: Selbstständigkeit, Handlungsfreiheit und Teilhabe an einer Gemeinschaft für alle Menschen in einer Organisation.

Hybid Office – Was wird benötigt?

Doch wie sieht der künftige Arbeitsplatz jetzt aus? Ermöglicht werden moderne ­Arbeitskonzepte erst durch die entsprechende Technik. Während 2020 so manche fürs Homeoffice benötigte Hardware zwischenzeitlich nur noch schwer zu ­bekommen war, scheint sich das Ausstattungsniveau in Heimbüros inzwischen auf hohem bis sehr hohem Niveau zu bewegen. Einer Studie von Clickmeeting zufolge verfügen 88 Prozent der Befragten zuhause über die entsprechenden Geräte und Möglichkeiten für ihre Arbeit.

Das gilt jetzt auch für das Büro. Mitarbeiter, die nun wieder im Office arbeiten, möchten ihren Standard aus den eigenen vier Wänden beibehalten. Dementsprechend sollten auch im Büro die Bedingungen angepasst werden, wie eine stabile und sichere Internetverbindung sowie Webcams. Des Weiteren müssen auch Konferenzräume mit Technik nachgerüstet werden, um insbesondere hybride Meetings besser zu ermöglichen. Wenn ab sofort ein Teil der Belegschaft remote an Besprechungen teilnimmt, sollte auch die Performance für alle Teilnehmer stimmen. Technik dafür gibt es bereits.

Ein weiteres Problem ist Lärm. Denn flexibles Arbeiten bedeutet auch verschiedene Orte und eine sich ständig verändernde Kulisse von Umgebungsgeräuschen. Und ob im Homeoffice, im ­Büro oder von unterwegs: Lärmquellen, die konzentriertes Arbeiten ­unmöglich machen, gibt es überall. Headset mit Noise Cancelling leisten dabei ­ihren Beitrag, doch auch Rückzugsräume werden gefragter.

Huddle Rooms - Comeback oder R.I.P?

Sie waren 2019 noch der Renner: Huddle Rooms. Mit dem Pandemiebeginn verstummte auch der Hype um die kleinen Konferenzräume schlagartig. Verständlicherweise, denn kaum jemand durfte sich weltweit in einem Raum mit bis zu sechs Personen treffen und schon gar nicht für Büroarbeit. Hinter den kleinen Meetingräumen steckt jedoch die Grundidee des modernen Arbeitens: spontane Zusammenkünfte zum Brainstormen, effektiv zusammenzuarbeiten oder digitale Meetings abzuhalten. Obwohl die Größe der Huddle Rooms variiert, ist eine Konferenzraumtechnik ein Muss in der Raumausstattung. Doch wie ist es jetzt um die Kreativräume bestellt? Werden sie wieder kommen? Die Meinungen der befragten Hersteller in der Bildergalerie scheiden sich.

Bildergalerie

„Viele fragen sich aktuell, ob man jetzt ­Büroflächen sparen kann,“ sagt Hagenau. „Das glaube ich nicht. Man wird sie nun nur anders nutzen.“ Feste Schreibtische werden auf Dauer obsolet, jedoch werden Meetingräume jeder Größe bedeutender, wenn der Office-Tag in der Woche ein Meeting-Tag ist.

„Mit den Arbeitsmodellen ist es ähnlich wie mit Technologien,“ stellt ­Hagenau die These auf. „Wir überschätzen oft den kurzfristigen Impact. Die Menschen sind euphorisch und erwarten, dass sich durch die Technologie ab morgen alles ändern wird. Die Veränderung kann jedoch noch eine Weile dauern. Was wir aber ­unterschätzen, ist immer den langfristigen Effekt von neuen Technologien. Und der langfristige Effekt, dass alles so unfassbar schnell digitaler geworden ist in den letzten beiden Jahren, der wird sich überall breit machen. Dieser Effekt wird heute noch unterschätzt.“

Hören, was die ITK-Branche bewegt – Folge 51

IT-BUSINESS Podcast: Joy of Work – Arbeitsmodelle neu denken

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