Ein Bericht aus der Praxis Wie Remote-Arbeitsmodelle funktionieren und für wen sie geeignet sind

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Neue Arbeitsmodelle können sowohl für Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden sehr gut funktionieren – vorausgesetzt beide Seiten gehen bewusst und gut vorbereitet an das Thema Remote Work heran.

Von acht bis siebzehn Uhr am Schreibtisch in der Firma sitzen – das muss nicht der einzige Weg sein, um optimale Arbeitsergebnisse zu erzielen. Ein Remote-Arbeitsmodell bringt Mitarbeitenden ein Höchstmaß an Flexibilität und davon profitieren auch die Unternehmen. Ein Selbstläufer ist Remote Work allerdings nicht, und zwar für keine Seite!

Es geht um die Menschen

Jedes Teammitglied bringt neben seiner Persönlichkeit und Erfahrung auch individuelle Lebensumstände mit. Familiäre Rahmenbedingungen beeinflussen den Tagesablauf genauso wie persönliche Faktoren. Die eine startet gern sehr früh, der andere bringt erst einmal die Kids an den Start oder ist am kreativsten, wenn andere den Laptop schon längst wieder zugeklappt haben. Es gibt viele Aspekte, die beeinflussen, wie jemand am besten arbeiten kann. Dies zu fördern, ist eine Win-Win-Situation für beide, Arbeitgebende und Mitarbeitende.

Im Team geht es immer um Menschen, die gemeinsam ein Ziel erreichen wollen. Es braucht eine solide organisatorische Grundlage und bestimmte Voraussetzungen auf der persönlichen Ebene, damit das auch über eine räumliche und zeitliche Distanz funktioniert.

Remote Work – was heißt das?

Viele stellen sich unter Remote Work vor, mit dem Laptop am Strand zu sitzen – oder wenigstens im Café. Überall und zeitlich unabhängig arbeiten zu können, verspricht eine optimale Work Life Balance. Für die meisten Unternehmen wurde Remote Work aber aus der Not heraus geboren. Nach der Pandemie haben sich daraus verschiedene Modelle etabliert, weil der Wunsch, wenigstens tageweise im Homeoffice arbeiten zu können, bei den Mitarbeitenden geblieben ist.

Die SI | Sichere Industrie GmbH hat einen anderen Weg beschritten. Unser Geschäftsmodell haben wir von jeher auf einem 100-Prozent-Remote-Arbeitsmodell aufgebaut, lange vor Corona. Unser Team ist deutschlandweit verteilt, wir unterhalten kein zentrales Office. Und wir wachsen.

Herausforderungen für das Unternehmen

Ein Arbeitsmodell, das ausschließlich auf Remote Work setzt, funktioniert anders als wenn die Belegschaft immer vor Ort im Büro oder nur tageweise im Homeoffice arbeitet. Zwar geht es um dieselben Grundlagen, aber in einer Remote-Firma müssen sie konsequenter umgesetzt werden und man muss aktiv fördern, was anderswo ganz automatisch passiert. Als Unternehmen geben wir passende Regeln und Strukturen für Remote Work vor und wir schaffen viele Gelegenheiten, um das Team zusammenzuhalten. Das funktioniert bei uns so:

Prozesse und Kommunikation

Wir können nicht mal eben die Kollegin im Nachbarbüro fragen. Deswegen brauchen wir eine Remote-Policy. Die startet schon bei der Einarbeitung eines neuen Teammitglieds, die wir sehr gut vorbereiten und über Wochen engmaschig begleiten. Wir nutzen konsequent unser Ticketsystem und dokumentieren alle relevanten Informationen. Passende Strukturen und Prozesse sind definiert und im Team bekannt, und sie werden bei Bedarf angepasst.

Für unsere Kommunikation haben wir klare Regeln: Wenn wir schriftlich kommunizieren, dann berücksichtigen wir, dass die Mimik fehlt, daher liefern wir relevanten Kontext und sehr gern auch Smileys mit. Es gibt einen bewussten, respektvollen Umgang mit der Zeit der anderen. Wir haben eine angemessene Reaktionszeit auf Nachrichten definiert und wenn wir persönlich sprechen, dann ist die Kamera eingeschaltet.

Ein besonderer Fokus liegt auf den Tools, die wir nutzen. Sie müssen zu unseren Anforderungen passen und unser Arbeitsmodell aktiv unterstützen.

Führung

Führung heißt vorangehen und das Team mitnehmen. Damit unsere Strategie jeweils bis in die operative Ebene kommuniziert wird, setzen wir auf das Management Framework OKR (Objective Key Results). In jedem Quartal verhandeln wir die Themen, die wir mit den vorhandenen Ressourcen bearbeiten wollen, Management und Team gemeinsam. Wenn die Unternehmensstrategie bis in die Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden heruntergebrochen wird, dann weiß jeder, wie er konkret daran mitwirkt, dass die Unternehmensziele erreicht werden. So ein Management-Tool ist nützlich für jedes Arbeitsmodell, aber in einem Remote-Unternehmen liefert es eine wertvolle Sichtbarkeit für die Struktur und damit Nachvollziehbarkeit.

Der enge und direkte Kontakt zum Vorgesetzten ist sehr wichtig. Die monatlichen 1on1s bieten Gelegenheit, ausführlich über alle wichtigen Themen zu sprechen, abseits von der Arbeitsroutine. Es wird offen Feedback gegeben und die Personalentwicklung wird regelmäßig getrackt.

Der Erfolg des Remote-Modells hängt stark von den Personen ab, die in einem Team zusammenarbeiten. Es gilt also, die richtigen Menschen zu finden, die in diesem Rahmen gut arbeiten können und die zum bestehenden Team passen.

Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur bildet den sozialen Rahmen für die Mitarbeitenden. Neben einer gemeinsamen Wertebasis sind ein Gemeinschaftsgefühl und der persönliche Austausch wichtig, damit sich Kreativität entfalten kann. Im Office wird die Unternehmenskultur schon durch die Anwesenheit der Mitarbeitenden stark gefördert. Wenn man sich aber nicht auf dem Gang oder in der Kaffeeküche über den Weg läuft, dann braucht man verschiedene Formate, die den „Human Glue“ erzeugen und aufrechterhalten.

Wir haben fixe wöchentliche Termine etabliert, wie das Allhands oder den Demo Friday, bei denen alle auf dem Laufenden darüber bleiben, was im Unternehmen und in den anderen Teams passiert. Einen Ausgleich zu Arbeitssessions, in denen konzentriert an komplexen Aufgaben gearbeitet wird, bilden Kaffeerunden und Spielesessions, die auch virtuell bestens funktionieren. Und zwischendurch lassen wir uns regelmäßig etwas einfallen, um die Distanz klein zu halten. Das kann ein Care-Paket zum Start eines jeden Quartals sein oder eine Überraschung per Post zum Geburtstag oder zum Jubiläum.

Dem virtuellen Alltag setzen wir durchaus auch „Treffen in Echt“ gegenüber. Unser Default ist zwar remote, trotzdem sehen wir uns auch persönlich an Teamtagen oder zu jährlichen Firmenkulturevents. Und wir unterstützten, wenn Leute die Gelegenheit ergreifen, sich zu sehen, beispielsweise wenn jemand einen Kundentermin hat und in der Nähe eines Kollegen oder einer Kollegin ist. Auch kann man ein Büro in einem Office Space anmieten und für eine bestimmte Zeit gemeinsam an etwas arbeiten – in der Management-Runde ist das bei uns ebenfalls üblich.

Für wen ist Remote Work (nicht) geeignet?

So cool das alles auch klingt, 100 Prozent Remote Work ist kein Modell, das sich grundsätzlich auf alle übertragen lässt. Erstens lässt sich nicht jede Aufgabe mit demselben Maß an Flexibilität erledigen. Als Ingenieurbüro für OT- und OT-Security-Projekte haben wir bspw. viele Positionen, bei denen aufgrund ihrer Kundennähe ein bestimmter Rahmen für die zeitliche Verfügbarkeit vorgeben ist.

Zweitens ist nicht jede Person für ein Remote-Arbeitsmodell geeignet. Man muss dafür die erforderlichen persönlichen Voraussetzungen mitbringen. Dazu gehört die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren und zu motivieren, denn es ist niemand da, der einem permanent über die Schulter schaut und vorgibt, was man jeden Tag konkret zu tun hat. Auch wenn man vom Unternehmen weitreichende Unterstützung erhält, am Ende müssen die Mitarbeitenden eigenverantwortlich arbeiten können und wollen und im Arbeitsalltag entsprechend proaktiv agieren.

Drittens spielen die persönlichen Lebensumstände eine wichtige Rolle. Für den regulären Arbeitsplatz gelten schon aus Gründen der Arbeitssicherheit bestimmte Anforderungen. Ein separater Arbeitsbereich, der entsprechend abgesichert ist, ist im Kontext von Security-Projekten natürlich selbstverständlich.

Fazit

Remote Work für alle? Nicht wirklich! Beide Seiten sollten eine ehrliche Bewertung vornehmen, ob das Modell wirklich zu einem passt. Ob man bereit ist, für bestimmte Themen, wie beispielsweise Kommunikation, mehr zu tun, damit es klappt.

Wer sich nach reiflicher Überlegung dazu entschließt und Remote Work solide angeht, für den ist die flexible Arbeitszeitgestaltung eine wirklich tolle Chance. Die SI | Sichere Industrie GmbH gäbe es ohne Remote Work in dieser Form nicht.

Über den Autor

Max Weidele ist Gründer der freien Wissensplattform SI | Sichere Industrie GmbH mit zahlreichen Fachinhalten zur OT & OT-Security. Er ist CEO des gleichnamigen Ingenieurbüros und auch selbst in den unterschiedlichsten Zukunftsprojekten der vernetzten Produktion unterwegs.

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