Der Kommunikation wegen: Von Open Office zur Microsoft-Umgebung

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Schwierige Adressverwaltung

Ein weiteres Problem betraf die Kundenpflege. So führt das Unternehmen regelmäßig Mailkampagnen durch und verschickt zum Beispiel für seine jährliche Hausmesse bis zu 7.000 Einladungen. Die Adressdaten für den Versand kamen aus einem Werbeprogramm, das das IT-Team von Konrad Kleiner selbst auf Basis von Microsoft Access entwickelt hatte. Dieses CRM-ähnliche System akzeptierte jedoch nur speziell formatierte Excel-Dateien „Wir mussten dann jedes Mal eine Excel-Datei erstellen, alle Adressen hineinkopieren und schließlich passende Filter für den Mitarbeiter anlegen“, klagt Mages.

Eine interne Vorschrift verpflichtete die Mitarbeiter, diese Prozedur vor jedem Versand durchzuführen, um den aktuellen Adressbestand einzubinden. „Aber es war im Haus nicht kontrollierbar, wer gerade welche Excel-Vorlage verwendete“, fasst Mages die Situation zusammen. „Die Mitarbeiter waren in Sachen Adressen nie auf dem gleichen Stand.“

Um diese Unzulänglichkeiten abzustellen, wollte Konrad Kleiner bereits 2007 eine neue CRM-Lösung einführen. Doch noch während der Umsetzung wurde die mit der Entwicklung beauftragte Firma insolvent. „Die Lösung selbst zu implementieren, hätte zu viel Aufwand für uns bedeutet, da unsere IT-Abteilung nur sechs Mann umfasst“, erläutert Mages. Daher kam weiterhin die alte Lösung zum Einsatz.

Gezielte Suche führt zum Erfolg

Ende 2008 begann das IT-Team von Konrad Kleiner erneut, den Markt zu sondieren. Um ein weiteres Fiasko zu vermeiden, stand nun die Zukunftssicherheit an oberster Stelle. Die Lösung sollte auch bessere Auswertungsmöglichkeiten für Mailkampagnen sowie eine eingängige Oberfläche bieten und sich gut in die IT-Infrastruktur von Konrad Kleiner integrieren. Unter den geprüften Lösungen waren einige Open-Source-Lösungen sowie kostenpflichtige Cloud-Produkte. „Microsoft stand zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht auf unserer Liste“ berichtet Mages über die Auswahl. „Wir kannten nur Microsoft Dynamics CRM 1.2, waren jedoch bis dahin nicht davon begeistert.“

Das änderte sich, als das EDV-Team bei einer Veranstaltung zu Microsoft Dynamics CRM 4.0 teilnahm. „Was wir dort sahen, hat auf Anhieb 60 Prozent unserer Anforderungen erfüllt“, berichtet Mages. Besonders gefiel ihm, dass sich Dynamics CRM nahtlos in die Office-Landschaft einfügt. „Und die Reports in Dynamics CRM 4.0 sind wie geschaffen für uns, da sie jeder Mitarbeiter selbst erstellen und seinen Kollegen zur Verfügung stellen kann. Außerdem kann jedermann eigene Filter auf die Daten anwenden“, lobt Mages. Ein weiterer Pluspunkt war die flexibel anpassbare Nutzeroberfläche. Nun kam Dynamics CRM in die engere Auswahl.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, warum Dynamics CRM den Sieg davontrug.

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