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Case Study

Beru-Gruppe hat ihr Outputmanagement weltweit im Griff

08.10.2007 | Redakteur: Erwin Goßner

Die Beru AG in Ludwigsburg agiert als Spezialist für Zündungstechnik, Elektronik und Sensorik weltweit an 23 Standorten.
Die Beru AG in Ludwigsburg agiert als Spezialist für Zündungstechnik, Elektronik und Sensorik weltweit an 23 Standorten.

Unter dem Begriff Outputmanagement stellen Unternehmen ihre Strategie und ihre Kosten für das Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen auf den Prüfstand. Wie aber bekommt man Transparenz in eine weltweite Gerätelandschaft? Die Beru-Gruppe löste diese Aufgabe mit Hilfe des Systemhauses Bürotex und Lexmark Global Services. Die neue Lösung spart rund 60 Prozent der Output-Kosten ein.

Die Hersteller- und Modellvielfalt trieben den Verwaltungs- und Administrationsaufwand für Drucker und Kopierer bei der Beru-Gruppe in die Höhe. André Rothfuß, Vice President Informationstechnologie und Organisation bei Beru: »Viele schauen nur auf die Anschaffungspreise für die Drucker oder Kopierer. Die aber bilden nur ein Fünftel der Total Cost of Ownership. Vier Fünftel sind Betrieb, Lagerung, Support, Wartung und Verwaltung. Hier wollten wir weltweite Transparenz und eine deutliche Verringerung der Gesamtkosten.«

Im Rahmen einer Diplomarbeit strebte die Beru-Gruppe den objektiven Kosten-, System- und Gerätevergleich an. Ihr Autor Willi Bischof, IT-Mitarbeiter bei Beru: »Man wundert sich, wie wenig Literatur man dazu findet. Der Knackpunkt ist der Ist-Status, also die Erfassung der heutigen Verbrauchs- und Gesamtkosten. Da stehen Sie erst einmal vor einem Dickicht«.

Es beginne bei der Zuständigkeit, führt er aus. Kopierer unterlägen der Verwaltung, Drucker der IT-Abteilung. Kopierer und Faxgeräte werden gemietet, Drucker gekauft. Auch bei Beru sei die Gerätelandschaft über die Jahre auf diese Weise gewachsen, Druckerstandorte wurden verändert, defekte Geräte als »Ersatzteillager« aufbewahrt. All das erschwerte eine umfassende Inventarisierung. Das Soll-Konzept sah daher möglichst große Transparenz vor: ein Hersteller, ein Dienstleister für alle Standorte weltweit. Die Gesamtlösung sollte dabei als Outputmanagement-Service implementiert werden, der alle relevanten Komponenten zu transparenten Kosten zusammenfasst.

Internationale Zusammenarbeit

In der Ausschreibung wurden die Anforderungen an die Geräte definiert. Im Mittelpunkt stand der Wunsch nach leistungsfähigen Multifunktionsdruckern. Den Zuschlag erhielten Bürotex als Servicepartner und Lexmark als Hersteller. Die Lexmark-Geräte konnten alle Anforderungen abbilden, überzeugten durch modulare Erweiterbarkeit, Treiber, umfassende Funktionalitäten und ein großes Farbdisplay.

Lexmark Global Services unterstützte die Planung und den Rollout. In den Ländern stellten sie den Kontakt zu zertifizierten Partnern her, halfen etwa bei der Vertragsgestaltung, oder der internationalen Garantieabwicklung. Denn aller Globalisierung zum Trotz kann man einen Laserdrucker aus Deutschland nicht einfach an das mexikanische Stromnetz anschließen. Hier sorgte Lexmark Global Services dafür, dass Geräte hinsichtlich ihrer Ausstattung dem jeweiligen Land entsprechend bereit-gestellt wurden, während die Abrechnung zentral über Deutschland erfolgte.

Punktlandung bei den Kosten

Die angestrebte Senkung der Outputkosten um rund 60 Prozent konnte eingehalten werden. Woher kommen die Einsparungen, wenn doch auf keinen Ausdruck und keine Kopie verzichtet wird? Rothfuß erklärt: »Einer der Faktoren ist die Ein-Hersteller-Strategie. Die Kosten für Verbrauchsmaterial und Service konnten wir dadurch deutlich verringern. Dann haben wir uns von sämtlichen Kopierern verabschiedet. Wozu brauchen wir einen teuren DIN-A3-Kopierer, der tausende DIN-A4-Seiten auf dem Zähler hat, aber nur elf Seiten DIN A3? Teilweise bezahlten wir Kopierer-Leasingraten von über 300 Euro im Monat. Jetzt übernehmen die Multifunktionsgeräte alle Aufgaben – aus vier mach eins. Hinzu kommen neue Funktionalitäten wie Scan-2-Folder, die unsere Workflows verbessern.«

Jederzeit Kontrolle und Klarheit

Für Transparenz sorgt Lexmark Distributed Fleet Management. Hier fasst der Hersteller eine Reihe von Dienstleistungen für die Protokollierung und Verwaltung von Ausgabegeräten zusammen. Sie soll Betriebskosten senken und helfen, Fehler schneller zu beheben und die Verfügbarkeit zu erhöhen.

Heute kann Beru alle Aufwendungen den jeweiligen Kostenstellen exakt zuordnen. Hinzu kommt die Kontrolle, ob der richtige Gerätetyp an der richtigen Stelle eingesetzt wird. Zeigt die Statistik ein zu hohes Druckvolumen bei einem Gerät, kann Beru ein besser geeignetes Modell einsetzen, ohne Kosten zu verursachen. Denn abgerechnet werden nur die effektiv gedruckten Seiten, darin sind alle Kosten enthalten, vom Geräteleasing über das Verbrauchmaterial bis zum Service.«

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