Den Überblick behalten Aufbewahrungsfristen – welche gibt es und wie lang sind sie?

Jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, muss seine Daten und Dokumente eine gewisse Zeit aufbewahren, denn viele davon unterliegen einer Aufbewahrungsfrist. Das Archivieren dieser Dokumente ist allerdings für viele Unternehmen ein unschönes Thema, da die Aufbewahrungsfristen der Dokumente meist 10 Jahre betragen und die entsprechenden Dokumente auch solange archiviert werden müssen.

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Welche Dokumente unterliegen der Aufbewahrungsfrist, wie lange müssen die einzelnen Daten archiviert werden und wie geht man als Unternehmen am besten bei der Archivierung vor?

Aufbewahrungsfristen betreffen beispielsweise häufig folgende Dokumente:

• Dokumente

• Belege

• Verträge

• Rechnungen

• Unterlagen

Bei den Aufbewahrungsfristen werden zwei verschiedene Längen unterschieden: einige Dokumente müssen nur 6 Jahre aufbewahrt werden, während andere eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren haben. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beginnen immer zum Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde beziehungsweise beim Empfänger eingegangen ist.

6 Jahre aufbewahrt werden müssen:

• Abtretungserklärungen

• Handelsbriefe

• Betriebsprüfungsberichte

• Mahnungen & Mahnbescheide

• Lieferscheine

• Eingegangene Geschäftsbriefe

• Kopien verschickter Geschäftsbriefe

10 Jahre aufbewahrt werden müssen:

• Bankbelege

• Inventare

• Bilanzen

• Einfuhrunterlagen

• Abrechnungsunterlagen

• Buchungsbelege

• Geschäftsberichte

Anwendungsgebiete von Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungspflicht und die damit zusammenhängenden Aufbewahrungsfristen beziehen sich im Normalfall auf zwei wesentliche Bereiche: Steuerrecht und Handelsrecht. Somit ist jeder Gewerbetreibende dazu angehalten, seine geschäftlichen Unterlagen für einen bestimmten, festgelegten Zeitraum aufzubewahren.

Neben den beiden genannten Bereichen gibt es aber auch noch weitere Rechtsgebiete, die eine vorgegebene Aufbewahrungsfrist enthalten: Arbeitsrecht, Produkthaftungsgesetz, Sozialversicherungsgesetz.

Wie müssen Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen gelagert werden?

Auf welche Weise die Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfrist gelagert werden, ist letzten Endes dem Unternehmen selbst überlassen. Bedingung ist lediglich, dass es eine übersichtliche Buchführung gibt und die Unterlagen jederzeit einsehbar sind.

Wichtig ist zudem, dass die Dokumente nach 10 Jahren noch lesbar sind. Dabei spielt es aber keine Rolle, ob die Unterlagen elektronisch oder als Original aufbewahrt werden.

Der Vorteil beim elektronischen Archivieren ist, dass man Platz sparen kann. Die Archivierungsfristen bleiben allerdings die Gleichen.

Vorteile der digitalen Archivierung:

• Schnell abrufbare Daten

• Lagerkosten entfallen

• Transport von Papierakten entfällt

• Mehrere Personen haben zeitgleich Zugriff

Tipp: Dokumente und Daten muss man nicht selbst digitalisieren, um sie möglichst platzsparend zu archivieren. Hierfür gibt es Anbieter, die sich auf Wunsch um die Digitalisierung, aber auch um die Archivierung und die Entsorgung alter Dokumente kümmern.

Wichtige Richtlinien bei der Archivierung – Aufbewahrungsfristen im Auge behalten!

• Dokumente müssen eindeutig reproduzierbar und identifizierbar sein

• Zugriff haben nur Berechtigte.

• Ein Dokument muss immer mit der entsprechenden Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

• Das unveränderte Archivieren eines Dokuments ist unabdingbar.

• Dokumente dürfen auf keinen Fall verloren gehen!

• Richtlinien beim Archivieren und den Aufbewahrungsfristen müssen den Zuständigen kommuniziert werden.

• Das Auffinden der Dokumente muss schnell möglich sein.

• Vernichten ist erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen möglich.

• Bei Änderungen während der Aufbewahrungsfristen, muss dies protokolliert werden.

• Technische Anpassungen während der Archivierung müssen den Anforderungen der Archivierung selbst und den Aufbewahrungsfristen gerecht werden.

Über den Autor

Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi

Maxime Werner ist Business Development Manager bei ScanProfi. ScanProfi steht für das professionelle Scannen und Digitalisieren von Ordnern, Dokumenten, Akten, Rechnungen und Zeichnungen mit OCR-Technologie. Hinzu kommt die Archivierung und Aktenvernichtung.

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