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Was ist ein KPI (Key Performance Indicator)?

| Autor / Redakteur: Laimingas / Heidemarie Schuster

Grundlagenwissen zum IT-Business
Grundlagenwissen zum IT-Business (Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Der Begriff Key Performance Indicator (KPI) steht für Schlüsselkennzahlen, an Hand derer sich die Leistungen, der Erfolg sowie die Auslastung eines Betriebes, einzelner Organisationseinheiten oder einer bestimmten Maschine ablesen lassen.

Nicht selten geht Führungskräften und ihren Mitarbeitern bei allen Vorgaben und Zielen des Alltagsgeschäfts der Überblick dafür verloren, was wirklich relevant ist, um mit der Unternehmensstrategie Erfolge zu erzielen. Key Performance Indicators unterstützen sie dabei, mit einfachen Werten in begrenztem Umfang Aussagen darüber zu erhalten, ob ihre Arbeit positiv oder negativ ausfällt. Daraus folgt, dass mit KPIs innerhalb der Betriebswirtschaftslehre Kennzahlen gemeint sind, die die Leistung eines Unternehmens in unterschiedlichen Bereichen widerspiegeln und als Zielvorgaben herangezogen werden können. Zudem bilden sie Erfolge oder Misserfolge ab, so dass sich Geschäftsprozesse kontrollieren, bewerten und anschließend bei Bedarf regulieren und optimieren lassen. Ein KPI kann sowohl die Produktivität eines einzelnen Mitarbeiters, eines Teams, einer Abteilung oder der gesamten Belegschaft, aber auch von Maschinen und Anlagen abbilden.

KPIs lassen sich auf viele Bereiche beziehen

Um aussagekräftige Kennzahlen zu erhalten, sollten diese so exakt wie möglich auf die Anforderungen und Ziele eines Unternehmens fokussiert werden. Sie werden an kritische Erfolgsfaktoren angepasst und liefern deshalb immer sehr spezifische Ergebnisse. Die folgenden Beispiele zeigen, welcher Art KPIs sein können und was sie über einzelne Funktionsbereiche aussagen:

  • bei Maschinen etwa die produzierte Stückzahl eines Arbeitstages oder einer Schicht
  • bei Projekten die Zeit, die zum Abschluss benötigt wird
  • in der Öffentlichkeitsarbeit die Zahl von positiven oder negativen Berichten in den Medien
  • im Vertrieb der Umsatz, der mit Erstkunden erreicht wird
  • in der Forschung und Entwicklung die Anzahl der Projekte, die schließlich in Vorserie gehen
  • bei Mitarbeiterschulungen die Zahl von Fördermaßnahmen, die von der Personalentwicklung auf den Weg gebracht werden

Festlegung von KPIs

Die Erarbeitung und Definition von Leistungskennzahlen ist eine Aufgabe von Führungskräften für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich. Dafür müssen sie zunächst die Ziele ihrer Abteilung kennen und klar benennen sowie die Kennzahlen festlegen, die deutlich werden lassen, ob ein Ziel erreicht wurde. Anschließend ist zu überlegen und zu definieren, wie die erforderlichen Daten für die KPIs erhoben werden (Messwerte, -verfahren, -intervalle und Verantwortliche für die Messungen). Dann müssen aus den Daten die Ist-Werte zu den Kennzahlen berechnet werden.

Im nächsten Schritt sind die Mitarbeiter und Teammitglieder darüber zu informieren, was der jeweilige KPI bedeutet, damit Klarheit herrscht und ein Einverständnis erzielt werden kann. Die Ziele und die damit verbundenen Soll-Vorgaben sind mit den Mitarbeitern abzuklären. In der Folge werden Messungen durchgeführt und die notwendigen Daten erhoben. Die Führungskraft kontrolliert die Messwerte, bespricht diese mit den Mitarbeitern und leitet geeignete Maßnahmen ab, wenn Verbesserungen oder Änderungen erforderlich sind. Außerdem überprüft sie in regelmäßigen Intervallen ob die KPI noch der Realität entspricht oder überhaupt gebraucht wird. Ist das nicht der Fall, wird sie abgeschafft bzw. ersetzt.

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