Nieder mit der Zettelwirtschaft! Von der eSignatur zur digitalen Prozessoptimierung

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Mit der digitalen Signatur hat es angefangen, aber inzwischen stehen bei Docusign digitale Prozesse im Vordergrund. Systemintegratoren und IT-Dienstleister aus diesem Umfeld sind so gesehen Unternehmensberater in Sachen Prozessoptimierung mit einem IT-Schwerpunkt.

Das papierlose Büro mag nach wie vor eine Utopie sein, aber überbordende Zettelwirtschaft und Medienbrüche weichen sukzessive digitalen Prozessen. Die Verlagerung von Arbeitsprozessen aus der Büroum­gebung heraus, wo mehr mit Druckern gearbeitet wird und man von Kollegen um­geben ist, hin zu mehr Homeoffice, hat die Arbeitsweisen stark geändert. Es wird vermehrt per Videocall kommuniziert und auch was die Übergabe von Prozessen ­angeht, hat sich viel getan. Das spiegelt sich auch in vielen Datenpunkten der Studie „Digital Maturity Report“ wider, einem ­Paper, das der Hersteller Docusign veröffentlicht hat, der in diesem Marktumfeld beheimatet ist.

Selbst- und Arbeitgebereinschätzung

Ein Ergebnis daraus, das ­Mihály Gündisch, Vice President DACH bei Docusign, überrascht hat, ist folgende Diskrepanz: 78 Prozent der befragten europäischen Entscheidungsträger halten sich selbst für digital versiert. Bei den Arbeitgebern dieser Mitarbeiter seien es laut dem Paper aber nur 44 Prozent, die in Sachen digitale Prozesse auf dem neuesten Stand gesehen werden.

eSignatur war nur der Anfang

Das Thema eSignatur will man bei Docusign vor 20 Jahren erfunden haben und die rechtsgültige elektronische Unterschrift sei nach wie vor ein wichtiges Element. „Allerdings managed die eSignature-Plattform die digitalen Prozesse von Anfang bis ­Ende“, sagt Gündisch. Der Großteil der Wertschöpfung von Reseller-Partnern und Systemintegratoren liege daher in der ­Prozessberatung in den Unternehmen. Oft steht hier die Frage im Mittelpunkt, wie ­Daten übergeben werden: In Papierform? Als PDF-Formular? Ist es automatisch auslesbar? Ist vorgesehen, dass es eingescannt wird? Werden die Daten von einem Sachbearbeiter nochmal händisch in eine ­Datenbank übertragen? Hier verbirgt sich viel Optimierungspotenzial im Tages­geschäft der Kunden.

Elektronische ID-Verifizierung

„Oder nehmen Sie als Beispiel einen KYC-Prozess (Know your Customer) bei einer Kontoeröffnung einer Bank“, sagt ­Gündisch. Es gebe die Möglichkeit zur Identitätsfeststellung ein Post-Ident-Verfahren anzustoßen, bei dem die Kunden sich mit Ausweis bei einer Postfiliale melden müssen. Die durchdigitalisierte, ebenso rechtsgültige Version dieses Prozesses unterstützt Docusign seit ein paar Wochen KI-gestützt mit einem eigenen IDV-Dienst (ID-Verifizierung).

Vertragsmanagement

Neben der eSignature-Plattform bietet das Unternehmen eine Lösung für Contract-Lifecycle-Management, bei der es um weitergehende Unterstützung bei der Vertragserstellung geht – beispielsweise in Hinblick darauf, verschiedene Versionen des Dokuments KI-gestützt zu vergleichen. Diese Lösung ist eher für größere Unternehmen mit komplexerem Vertragswerk von Relevanz, dann aber mit jedem Aspekt, beispielsweise ­rollenbasierte Freigabeprozesse mit Vertreterregelungen bis hin zu Erinnerung bei auslaufenden Verträgen zur Vertragserneuerung.

Berater in Sachen digitale Prozesse

Docusign-Partner beschäftigen sich in ­ihren Projekten im Rahmen der Einführung der Docusign-Lösung mit Change Management und dem Optimieren digitaler Prozesse. „Das geht durchaus in Richtung ­Unternehmensberatung, wenn man so will“, sagt der DACH-Chef. „Letztendlich kann man davon sprechen, ‚Ausreden‘ wegzunehmen, die der Digitalisierung im Weg stehen. Dann nämlich, wenn die digitalen Prozesse einfacher und benutzerfreund­licher angelegt sind, als ihre analogen Vorgänger.“ Das Unternehmen investiert gerade in den Standort Deutschland: Am 1. September wird ein Büro in München eröffnet.

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