Jedes dritte Unternehmen nutzt Papier Umstellung auf E-Rechnung beim Bund

Autor: Sarah Gandorfer

Von Ende November an müssen Lieferanten des Bundes Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format stellen. Es gibt einiges bei der E-Rechnung zu beachten. Die papierlose Rechnungsstellung ist noch längst nicht in allen Unternehmen gebräuchlich.

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Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist der Standard „XRechnung“ in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist der Standard „XRechnung“ in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden.
(Bild: Wrangler - stock.adobe.com)

Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte statt auf Papier oder in einer Bilddatei wie beispielsweise als PDF, in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar.

Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können. Mit in Krafttreten des Gesetztes dürfen Unternehmen Kosten von über 1.000 Euro für Dienstleistungen oder Produkte nur noch digital bei Bundesbehörden geltend machen. Rechnungen in anderen Formaten können abgelehnt werden.

Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen.

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Verbreitung der E-Rechnung in den einzelnen Branchen in Deutschland
Verbreitung der E-Rechnung in den einzelnen Branchen in Deutschland
(Bild: Bitkom)

Laut dem Bitkom hat ein Großteil der Wirtschaft die Bedeutung der E-Rechnung bereits erkannt: So messen ihr 81 Prozent der Unternehmen eine große oder sehr große Relevanz bei. Der Interessenverband hatte über tausend Mitgliedsunternehmen dazu befragt. „Es stimmt optimistisch, dass sich die Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen. Gleichwohl beobachten wir, dass längst noch nicht alle Rechnungen nach dem vorgegebenen strukturierten Format stellen oder empfangen“, erläutert Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. So übermitteln aktuell 30 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen. „Automatisierte Rechnungsprozesse vermeiden Fehler und sorgen für mehr Wirtschaftlichkeit“, betont Britze. „Alle Unternehmen sollten sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen.“ Gleichwohl erstellt aktuell noch ein Drittel der Unternehmen Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform.

Formate und Plattformen

Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung müssen Händler den Standard „XRechnung“ in der jeweils gültigen Fassung verwenden. Zudem kann jeder andere Standard wie „ZUGFeRD“ ab Version 2.1.1 im Profil „XRECHNUNG“, als rein strukturierte XML-Datei genutzt werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Für die Übermittlung von E-Rechnungen an Rechnungsempfänger des Bundes gibt es derzeit zwei Plattformen: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie die Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.

Weitere Informationen finden Interessierte auf der Webseite des Bundes zur elektronischen Rechnung.

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Über den Autor

 Sarah Gandorfer

Sarah Gandorfer

Redakteurin bei IT-BUSINESS