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Teuer für beide Seiten: Falsch ausgestellte Rechnungen

| Autor: Heidemarie Schuster

Bei der Rechnungsberichtigung ist erhöhte Vorsicht geboten.
Bei der Rechnungsberichtigung ist erhöhte Vorsicht geboten. (Bild: PhotoSG - Fotolia.com)

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Formelle oder inhaltliche Fehler in Rechnungen sind laut dem BVBC keine Seltenheit. Typische Fehler und wie sie sich vermeiden lassen weiß der BVBC.

Schnell schleichen sich auf Rechnungen Fehler ein, die weitreichende Auswirkungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben. Zwar bleibt die Möglichkeit zur Rechnungskorrektur, doch drohen dadurch beträchtliche Mehraufwände und Zusatzkosten.

Die Erstellung von Rechnungen erfordert höchste Sorgfalt, um Lawineneffekte zu vermeiden, mahnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Die Pflichtangaben gemäß § 14 und § 14 a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sollten genau eingehalten werden. „Besonders fehlerträchtig ist das Vervielfältigen von Rechnungen mittels Kopierfunktion“, sagt Uta-Martina Jüssen, Mitglied im Präsidium des BVBC. „So kommt es leicht zu fehlenden und fehlerhaften Positionen, beispielsweise bei Leistungszeitraum oder Rechnungsbetrag.“ Tippfehler und Ungenauigkeiten etwa im Firmennamen sind verzeihlich, sofern die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind.

Zur Rechnungskorrektur verpflichtet

Dem Leistungsempfänger ist ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich. Deshalb wird er fehlerhafte Rechnungen beim Leistungserbringer reklamieren. Der Rechnungssteller ist zur Rechnungskorrektur verpflichtet, die nur er allein vornehmen darf.

Bei der Rechnungsberichtigung ist erhöhte Vorsicht geboten, um die Problematik nicht weiter zu verschärfen. Selbstverständlich muss auch die Korrekturrechnung alle umsatzsteuerlichen Formvorgaben einhalten.

Der BVBC empfiehlt folgende Vorgehensweise:

  • Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und als Rechnungsstorno oder Rechnungskorrektur gekennzeichnet.
  • Die neue Rechnung wird mit einer neuen Rechnungsnummer und einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung versehen (zum Beispiel ersetzt Rechnung Nr. 1234 vom 5.3.2015).

„Das Berichtigungsdokument muss der Ursprungsrechnung eindeutig zuzuordnen sein“, betont Jüssen. „Andernfalls wird die Rechnungskorrektur leicht als neue Rechnung angesehen.“ Dann käme es schnell zu ärgerlichen Falschüberweisungen und Fehlbuchungen, was für Missstimmung unter Geschäftspartnern sorgen könne.

Streichung der Vorsteuer

Nicht selten fallen fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Dem Rechnungsempfänger ist es dann nur mit enormem Aufwand oder überhaupt nicht mehr möglich, eine korrigierte Rechnung zu erhalten, da beispielsweise die Ansprechpartner nicht mehr existieren oder das Unternehmen aufgelöst wurde. Entsprechend wichtig ist eine umgehende und gewissenhafte Rechnungseingangsprüfung durch den Leistungsempfänger. Sonst drohen laut BVBC die nachträgliche Streichung der Vorsteuer und empfindliche Nachzahlungen.

Tipp des BVBC

Eine verspätete Rechnungskorrektur ist grundsätzlich zu vermeiden. Steuerzahler müssen auf Nachforderungen vom Finanzamt hohe Zinsen zahlen. Die Crux dabei: Nach der bisherigen Rechtsauffassung wirkt eine Rechnungsberichtigung nicht zurück. Die Finanzbehörden erheben für die Kürzung der Vorsteuer regelmäßig Nachzahlungszinsen von sechs Prozent pro Jahr. So stehen für Unternehmen schnell erhebliche Summen im Raum.

„Betroffene Unternehmen können allerdings auf ein positives Urteil des Europäischen Gerichtshofs hoffen, der die Bedingungen einer rückwirkenden Rechnungskorrektur klären soll“, sagt BVBC-Expertin Jüssen. Sie können unter Hinweis auf das anhängige EU-Verfahren Einspruch gegen die Zinsfestsetzung einlegen.

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