Produktdominanz Ist ein Ausstieg aus M365 undenkbar?

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Es gibt Alternativen zu M365 und seinen Einzelkomponenten. Die Unternehmensberatung Microfin hat sich mit diesem Themenkomplex beschäftigt – auch mit der Frage, inwieweit „Exit-Pläne“ umsetzbar sind und was dabei zu beachten ist.

Microsoft 365 ist der Standard bei Office-Software in deutschen Unternehmen – an dieser Tatsache führt kein Weg vorbei. Die „Selbstverständlichkeit“ der Lösung und die Gewöhnung der User hält die meisten seit Jahren davon ab, Alternativen zu prüfen. Hinzu kommt das sogenannte Metcalfes Gesetz, das besagt, dass der Wert eines Netzwerks ungefähr im Quadrat seiner Teilnehmer steigt, weil jede neue Verbindung in diesem Maße zusätzlichen neuen Nutzen schafft. Genau das ist im M365-Ökosystem passiert, vor allem mit Teams: Je mehr Unternehmen es nutzen, desto nahtloser laufen Chats, Meetings und gemeinsame Dokumentarbeit über Organisationsgrenzen hinweg. Teams wird so zum De-facto-Anschluss an das Geschäftsnetz – ohne entstehen Medienbrüche und Mehraufwand, mit Teams sinken Reibung und Kosten. Für B2B-Kommunikation ist Teams damit praktisch notwendig. Oder doch nicht?

Netzwerkeffekte und Alternativen

Dr. Julia Pergande von der Unternehmensberatung Microfin hat sich mit Alternativen und Umstiegsmöglichkeiten beschäftigt und kommentiert solche Abhängigkeiten folgendermaßen: „Der Netzwerkeffekt macht Microsoft 365 stark – aber auch zum strategischen Risiko. Wer sich zur Nutzung von Alternativen entscheidet, muss das Kommunikationsverhalten ganzer Wertschöpfungsketten mitdenken.“

Juristische Bedenken

Doch gibt es überhaupt ernst zu nehmende Alternativen zu M365 aus Europa? Immerhin bestehen auch wegen des Cloud Act mancherorts juristische Bedenken. „Nach so vielen Jahren des selbstverständlichen Einsatzes von M365 sagen viele Verantwortliche: nein“, weiß Pergande. Dabei sei die Auswahl an europäischen Alternativen größer, als üblicherweise angenommen. Ihrer Analyse nach gibt es viele Anbieter mit datenschutzkonformen Betriebsmodellen, offenen Standards und transparenten Lizenzmodellen (siehe Tabelle). Auch im Hinblick auf Funktionsumfang, Performance und Benutzerfreundlichkeit haben die Lösungen europäischer Anbieter in den letzten Jahren deutlich aufgeholt, so die Unternehmensberaterin.

Funktionsbreite und -tiefe

Bleibt die Frage, ob diese auch im Hinblick auf Funktionsbreite und -tiefe der Microsoft-Lösung nahekommen. „Nicht alle können alles – aber das ist eher eine Chance als ein Hindernis“, sagt Pergande. „Denn die meisten Unternehmen nutzen längst nicht alle Funktionalitäten.“ Hier könne ein Best-of-Breed-Konzept greifen – also die Auswahl nach dem am besten geeigneten Funktionsumfang für den individuellen Anwendungszweck.

Das Microsoft-Universum verlassen

Es gebe auch weitere Gründe neben der Souveränität, einen Schritt aus dem Microsoft-Universum zu wagen, findet die Expertin – nämlich eine höhere operative Kontrolle sowie eine geringere Total Cost of Ownership. „Es gibt also gute und nachvollziehbare Gründe für einen Wechsel“, so die Beraterin, aber: „Natürlich auch viele dagegen – zum Beispiel der erwartete Widerstand der User.“

„Microsoft Exit“ – das wird schwierig

Besonders global agierende Konzerne scheuen ihrer Erfahrung nach den „Microsoft Exit“, da sie erhebliche operative und wirtschaftliche Risiken sehen. Doch die Einführung einer neuen, unternehmensweit eingesetzten Office-Lösung als Schritt zu mehr Digitaler Souveränität muss ihrer Ansicht nach nicht über Gebühr kompliziert sein – wenn sie einem Konzept folgt.

Wie kann so ein Plan aussehen?

Am Anfang steht eine gründliche Marktanalyse strategisch sinnvoller Alternativen zu Microsoft 365. Parallel dazu ist eine interne Funktionsinventur erforderlich, in deren Zuge alle individuellen Prozesse, Kommunikationswege und Sicherheitsanforderungen genau unter die Lupe genommen werden. „Wichtig ist in dieser Phase eine Relevanzklassifikation der benötigten Funktionen: Nicht alles, was möglich ist, ist auch wirklich nötig. Daraus ergibt sich dann ein klares Bild der tatsächlich benötigten Anforderungen“, sagt die Unternehmensberaterin. Diese reichen demnach von datenschutzrelevanten Gesichtspunkten wie dem Standort der Server bis hin zu Sicherheitsaspekten wie VPN, Multi-Faktor-Authentisierung oder Auftragsverarbeitungsverträgen für dezentrale Nutzungsmodelle. „Und auch detailliertere Informationen zu täglichen Anforderungen wie die Anzahl der benötigten Klicks für eine Dateifreigabe sollten berücksichtigt werden“, mahnt Pergande.

Technischer Readiness-Check

Nach mitunter Jahrzehnten mit Microsoft-Lösungen ist ein Wechsel in der Praxis aber sicher nicht einfach. Nicht umsonst ist „Never change a running system“ ein geflügeltes Wort in der IT-Branche. Aus der Perspektive der Software-Expertin komme das auf den konkreten Einzelfall an. Deshalb müsse ein technischer Readiness-Check vollzogen werden. Dieser könne zeigen, welche Systeme überhaupt migrierbar sind und ob es beispielsweise Dateiformate gibt, die sich nicht umziehen lassen oder vor dem Umzug in lesbare Dateiformate zu konvertieren sind. „Ebenfalls wichtig in diesem Zusammenhang ist das Erfassen von Schatten-IT-Infrastrukturen, etwa in Form privater Tools, die bisher unter dem Radar der internen IT-Abteilung gelaufen sind“, so die Beraterin. Sind alle diese Informationen gesammelt, folgt demnach eine umfassende Risikoanalyse, auf deren Grundlage das Management eine Entscheidung trifft und eine Exit-Strategie unter Einsatz von Alternativen entwickelt.

Fallstricke in der Migration

Natürlich gibt es in diesem Zusammenhang wie immer viele Fallstricke. Wenn man sie kennt, kann man sich aber gut darauf vorbereiten. Pergande nennt ein Beispiel: „Nach einem Wechsel von Microsoft 365 können sich Performance-Einbußen bemerkbar machen. Hier kann es helfen, den Hosting-Dienstleister zu wechseln. Wer seine Optionen schon kennt, kann so einen Schritt rasch vollziehen.“

Der menschliche Faktor

Auch wenn die meisten Mitarbeiter die Beweggründe für einen Wechsel verstehen und unterstützen, gilt trotzdem, dass Anwender, die seit Jahren in „ihrer“ gewohnten Microsoft-Office-Umgebung arbeiten, vom Schritt hin zu einer ihnen unbekannten Lösung in den allermeisten Fällen wenig angetan sind, weiß die Beraterin. Diese Vorbehalte „einzufangen“, sei fundamental wichtig für den Erfolg des gesamten Projekts. Um Vorbehalte abzubauen, müssen wiederum alle relevanten Stakeholder im Sinne einer ganzheitlichen Transformationskommunikation von Anfang an mit einbezogen werden. „Wer der Belegschaft verschiedene Angebote wie ‚Ask-me-anything‘-Sprechstunden, ein dediziertes Umzugshelfer-Team, Checklisten und konkrete Anleitungen bereitstellt, fördert Offenheit für Neues und baut die Skepsis ab“, so die Expertin für Cloud-Strategie und Governance.

Cloud heißt Flexibilität

„Die geopolitische Lage ist sehr unberechenbar – zumindest vorbereitet zu sein, ist auf jeden Fall ein Vorteil“, sagt Pergande. Und vorbereitet zu sein, sei heutzutage deutlich einfacher, denn Cloud bedeute Flexibilität – auch und insbesondere für den Einsatz von Office-Software. „Im Interesse Digitaler Souveränität sollten Unternehmen die Risiken und die technische Integrierbarkeit alternativer Lösungen zumindest prüfen“, findet die Expertin. Noch besser sei der gezielte parallele Aufbau von Alternativen. Dies gelte besonders dann, wenn mit dem Lösungseinsatz die Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten und besonders schützenswerter personenbezogener Daten geplant sei. In welche Richtung sich die Alternativen bewegen können, verdeutlicht die Übersicht aus dem Hause Microfin.