ZUGFeRD, XRechnung, EN16931, XML E-Rechnung: umstritten, aber effizient und schnell

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Die E-Rechnung kommt und sie ist mehr als nur ein PDF. Eine EU-Norm, verschiedene Formate und XML geben den Ton an. Für den Implementierungsaufwand winken Effizienzgewinne, beispielsweise für die Steuererklärung. Die Weichen für ein Echtzeit-Steuerreporting sind bereits gestellt.

Der Forscher und Physiker Georg Christoph Lichtenberg sagte irgendwann im 18. Jahrhundert: „Es gibt Leute, die gut zahlen, die schlecht zahlen, Leute, die prompt zahlen, die nie zahlen, Leute, die schleppend zahlen, die bar zahlen, abzahlen, draufzahlen, heimzahlen – nur Leute, die gern zahlen, die gibt es nicht.“ Inzwischen sind Leute hinzugekommen, die elektronisch zahlen und neuerdings dafür sogar elektronische Rechnung ausstellen und nutzen. Kein Wunder, denn seit Jahreswechsel müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische B2B-Rechnungen zu empfangen und dürfen den Empfang der digitalen Rechnungen nicht mehr ablehnen.

Keine Regel ohne Ausnahme

Es ist zwar weiterhin möglich, Rechnungen im PDF-­Format zu versenden, aber nur unter der Voraussetzung, dass das empfangene Unternehmen dieser Praxis zustimmt. Die gleiche Regelung gilt auch für das EDIFACT-Format. Zwei Jahre später – 2027 – wird Stufe 2 zünden. Dann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen. Und 2028 ist die Papierrechnung im B2B-Bereich dann endgültig Geschichte. Ab dann müssen alle in Deutschland agierenden Unternehmen elektronische B2B-Rechnungen im ­EN-16931-Standard versenden. Zur ­Begriffsklärung: Die EN 16931 ist eine europäische Norm hinter Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

ZUGFeRD und XRechnung – schon lange im Geschäft

Seit rund 10 Jahren ist JobRouter im E-Rechnungs-Umfeld tätig – nach den Maßstäben der IT-Branche also eine halbe Ewigkeit. Stefan Weimann, Produktmanager bei dem Unternehmen, blickt zurück: „Wir bieten bereits seit 2015 eine Lösung für ZUGFeRD-Rechnungen und sonstige digitale Rechnungen an. Dieses Angebot haben wir 2021 auf XRechnungen ausgeweitet. Eine Visualisierung für XRechnungen haben wir 2024 ergänzt.“ Diese beiden genannten Formate sind in der Praxis tonangebend. Weimann erklärt „Wir konzentrieren uns auf diejenigen XML-basierten Formate, die laut EN16931 eine E-Rechnung darstellen. Das sind heute ZUGFeRD und XRechnung.“ Beide Formate liefern eine maschinenlesbare XML-Datei und sind daher geeignet für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Dabei hält ZUGFeRD im Vergleich zu XRechnungen noch einen Vorteil für den menschlichen Nutzer bereit, nämlich den, dass hier bereits eine softwareseitig visualisierbare Bilddatei integriert ist.

Der Teufel steckt im Detail

Allerdings liegt der Teufel wie so oft im Detail weiß Carsten Brunke, Geschäftsführer bei Inmedias. Der Informatiker ahnt bereits, dass da noch etwas auf die Nutzergemeinde zukommt: „Eigentlich wäre ZUGFeRD nah an der Quadratur des Kreises – wenn da nicht das BMF wäre. Laut BMF-Schreiben hält man bei einer Differenz zwischen PDF-Zahlen und enthaltener XRechnung zwei getrennt zu betrachtende Rechnungen in Händen. Diese Interpretation wird in der Praxis noch viel ‚Spaß‘ bereiten“, ahnt Brunke. Den Boom im E-Rechnungs-Segment kann man begrüßen – immerhin vollzieht sich hier ein Schritt hin zu volldigitalisierten Prozessen ohne Medienbruch und damit geht Effizienzgewinn einher. Auf der anderen Seite gibt es kritische Stimmen, denn es ist naturgemäß immer holprig, wenn der Gesetzgeber in die Wirtschaft mit neuen Vorschriften eingreift. Viele „zwangsbeglückte“ Nutzer sind „not amused“, wie die E-Rechnungsgeschichte summa summarum so läuft.

Zahl der Projekte steigt

Wie man es dreht und wendet – die Mitglieder des VeR (Verband elektronische Rechnung e.V.) können sich über eine steigende Nachfrage nach E-Rechnungs-Dienstleistungen freuen. Seit Mitte 2024 wächst die Zahl der Projekte stark an, „insbesondere im Bereich der Plattformanbindung und Prozessautomatisierung“, verrät der Vorstandsvorsitzende Ivo Moszynski. So viel ist klar: Die E-Rechnung ist mehr als nur eine Art PDF und die Umsatzperspektiven sind nach wie vor hervorragend, denn besonders kleine und mittelständische Unternehmen stehen laut Mosynski „oft noch am Anfang ihrer Digitalen Transformation“.

Der Blick durch die SAP-Brille

Dass diese Transformation ein steiniger Weg sein kann, verdeutlicht Stephan Hüttmann, Fachvorstand Financials beim DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V.). Aus der Perspektive durch seine SAP-Brille lässt sich durchaus allgemeingültige Kritik an der Causa E-Rechnung ableiten: „Es gibt einfach zu viele Unklarheiten. Konstellationen wie das Gutschriftsverfahren oder Dauerrechnungen [im SAP-Umfeld] sind nicht ausreichend geregelt“. Die Formatfreiheit verursache zudem erheblichen Mehraufwand bei Implementierungen. Hüttman kritisiert: „Die erhofften Effizienzgewinne stellen sich mit hybriden Formaten und einer Formatfreiheit nur langsam ein.“ Viele Unternehmen würden in der Praxis beispielsweise nur ZUGFeRD-Dateien empfangen wollen, „um den optischen Teil zu nutzen“. Das sei aber nicht der Sinn einer E-Rechnung. „Für die Zukunft sollte die XML-Datei, wie in Italien oder Polen, zum alleinigen Rechnungsformat erklärt werden“, fordert der SAP-Profi, denn nur so lasse sich echte Digitalisierung erreichen. Das Gerangel um Formate bleibt ein Dauerthema.

ZUGFeRD: die hybride Lösung

So umfasst das ZUGFeRD-Format eine XML-Datei sowie zusätzlich eine Bilddatei der jeweiligen Rechnung, ordnet Alisa Ehrk, Managing Director bei der Dierck Group, ein, die Warenwirtschaftssysteme sowie Dokumentenmanagement aus der Cloud anbietet. „Gerade in der Umstellungsphase auf die E-Rechnung sehen wir dieses hybride Format sowohl intern in unserer Gruppe als auch bei unseren Kunden als vorteilhaft an“, zieht die Managerin Bilanz.

XRechnung: im öffentlichen Sektor präsent

Der CEO von Finom, Andrey Petrov, arbeitet die zentralen Vorteile und Unterschiede der beiden gängigsten Formate heraus: XRechnung sei für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vorgeschrieben. „Es ist für die automatisierte Verarbeitung konzipiert, kann aber ohne spezielle Software nicht gelesen werden“, erläutert der Manager. ZUGFeRD ist hingegen ein hybrides Format, welches ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und damit sowohl für Unternehmen als auch für Behörden vielseitig einsetzbar ist. Hybride Formate und modulare Lösungen sind gefragt, denn die E-Rechnungs-Story ist nicht auf ein Kippschalter-Prinzip ausgelegt, sondern folgt einem Sowohl-als-Auch-Paradigma. So gelten auch ab 2028 die harten Pflichtvorgaben nur im B2B-­Umfeld und nicht gegenüber Privatkunden.

Modulare Ansätze – mehr als eine Notlösung

Ingo Wittrock, Regional Director Marketing bei Ricoh, plädiert für einen modularen Ansatz in Form einer Lösung, „die flexibel einsetz- und integrierbar ist sowie grenzüberschreitende Standards und Formate beherrscht“. Laut Wittrock geht die Integration stets mit hohem Aufwand und hohen Kosten einher, die technischer sowie organisatorischer Natur seien. „Die E-Rechnungspflicht betrifft 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland und dies multipliziert mit dem zeitlichen Aufwand einer Integration bedeutet schlichtweg, dass integrierte Lösungen nicht für alle Unternehmen bis zum Ablauf der jeweiligen Frist, die der Gesetzgeber vorgibt, erreicht werden können“, so der Manager. Eine modulare Lösung zu implementieren, spare daher letztlich Zeit und Geld.

Schon lange ein Thema

Dabei wird schon seit über 25 Jahren über die digitale Verarbeitung von Rechnungen gesprochen und mit der Entwicklung der E-Rechnungsformate gibt es schon seit Jahren die passenden Standards, blickt Volker Elmshäuser, Consultant Sales & Marketing bei Netgo zurück. Mit der Frist zum Januar 2025 gewann das Thema dann deutlich an Dynamik. „Wir merken zwar, dass die Nachfrage spürbar wächst, aber gleichzeitig sehen wir auch, dass viele Unternehmen noch nicht ausreichend vorbereitet oder informiert sind. Manche haben sogar noch gar keine Lösung eingeführt“, berichtet der Manager.

Fehlerhafte E-Rechnungen im Umlauf

So ist Nico Bäumer, Vorstand und CTO bei D.velop, bereits aufgefallen, dass aktuell noch viele fehlerhafte E-Rechnungen verschickt werden. „Diese führen auf der Eingangsseite momentan oftmals zu Mehraufwand, da geprüft werden muss, ob eine neue, korrigierte Version angefordert werden muss“, so der Manager. Es liegt auf der Hand, dass viele Unternehmen aktuell noch in der Prozessumstellung und Findungsphase stecken. Bei D.velop sieht man sich nach eigenem Bekunden als Softwarehersteller sozusagen in der Bringschuld Organisationen durch Aufklärung potenzielle Ängste zu nehmen und sie von den Vorteilen der E-Rechnung zu überzeugen. „Denn so kompliziert, zumindest aus Anwendersicht ist das Ganze am Ende gar nicht“, sagt Bäumer.

Der Lohn für den Umstellungsaufwand

Aus dem Markt ist laut Fin Glowick, Chief Revenue Officer bei „WISO MeinBüro“, häufig zunächst zu hören, dass die Umstellung auf E-Rechnungen als komplex und zeitintensiv empfunden wird, insbesondere von kleinen Unternehmen und Selbstständigen. Der Manager schätzt, dass die Skepsis tendenziell vorherrscht, „weil der Mensch ein Gewohnheitstier ist und keine Lust hat, sich jetzt noch mit dieser Umstellung zu beschäftigen, wenn doch vorher alles lief.“ Der Noch-nicht-Nutzer sieht hierbei nur den Umstellungsaufwand, aber nicht die Chancen, die sich daraus ergeben. Dabei seien diese enorm: Kleinere Unternehmen und Selbstständige, die sich bisher mit Word-, Excel oder Papierdokumenten weitergeholfen haben, können in diesem Zuge die Rechnungsstellung digitalisieren.

Upload der E-Rechnungsdaten in die Datev-Cloud

Klaus Kaiser, Group CEO der Teccle Group, weiß aus Projekten, welche Effizienzgewinne herausgeholt werden und quasi als Lohn für den Digitalisierungsaufwand am Ende dauerhaft eingefahren werden können. Kaiser verdeutlicht am Beispiel von „Datev Unternehmen online“ den Mehrwert der E-Rechnung: „Hier werden die E-Rechnungsdaten mittels smarter Upload-Wege direkt in die Anwendermasken eingetragen“. Aus diesen Daten könne man im Handumdrehen Zahlungsvorschläge erstellen und diese bezahlen, wobei eine manuelle Erfassung dieser Werte dank des mitgelieferten Datensatzes einer E-Rechnung nicht mehr nötig sei. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater profitiere davon: „Die E-Rechnungsdaten im Original können direkt durch die Kanzlei zur Erstellung der Buchführung und des Jahresabschlusses genutzt werden. Bei einer späteren Betriebsprüfung  stehen die Daten Dank zentraler Speicherung in der Datev-Cloud zur Verfügung“, so Kaiser.

Die Digitalisierungsinitiative im Hintergrund

Einen Blick über den zeitlichen Tellerrand wagt Frank Zelenka, Teamlead EDI bei der All for One Group: „Die E-Rechnung ist nur der Auftakt einer umfassenden Digitalisierungsoffensive“, so der Manager. Der bisherige papierbasierte Austausch von Dokumenten werde sukzessive in die digitale Welt überführt und Unternehmen befinden sich daher auf einem Lern- und Entwicklungspfad, der weit über die E-Rechnung hinausgehe. „Die geplante E-Transportpflicht und digitale Meldung von Bestellungen sind nur erste Beispiele für diese fortschreitende Entwicklung.“ Ohne einheitliche Standards und Regularien ließe sich das allerdings nicht umsetzen. Diese werden die komplexen Prozesse des elektronischen Datenaustauschs vereinfachen. Das sei ein großer Schritt in Richtung einer digitalen Zukunft, die den gesamten Business-Alltag effizienter macht.

Von der gelebte Praxis zur abstrusen Vorstellung

Es ist davon auszugehen, dass das papierlose Büro eine Idealvorstellung bleibt. Aber die Vorstellung von ausgedrucktem, per Post verschickten und einzeln händisch verarbeiteten und nachträglich digitalisierten Rechnungen, wird sich mit ziemlicher Sicherheit irgendwann nur noch abstrus anhören (siehe Kommentar).

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