KI-Assistent und Intelligent Document Processing Docuware presst mehr Intelligenz ins DMS

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Was der Stein für den Steinmetz ist, ist der Textcontent sowohl für Künstliche Intelligenz als auch die Dokumentenmanagement-Branche. Kein Wunder also, dass im DMS-Segment kein Stein auf dem anderen bleibt.

Der Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) Docuware, der zunehmend als Workflow-Automatisierer in Erscheinung tritt, kündigt „das neue Docuware“ an. Die Plattform vereint drei technologische Neuerungen:

• Docuware Aura ist ein KI-Assistent, dem Fragen in natürlicher Sprache über Dokumente gestellt werden können.

• Docuware IDP stellt erweiterte Funktionen für intelligentes Dokumentenmanagement bereit.

Das neue Docuware ist auf allen Endgeräten nutzbar, egal ob am Desktop, Tablet, Laptop oder Smartphone, betont das Unternehmen. Wichtige Informationen sollen damit nicht mehr in Archiven verschwinden, sondern aktiv Entscheidungen unterstützen, Prozesse vorantreiben und intelligente Automatisierung forcieren.

Neu gestaltete Web- und Mobile-Clients

Zentrales Element des „neuen Docuware“ sei die rundum modernisierte Benutzeroberfläche. Der Web-Client wird mit einer neuen mobilen App ergänzt. So sollen sich auch unterwegs Dokumente finden und teilen lassen. Zugewiesene Aufgaben können damit verwaltet und Prozesse am Laufen gehalten werden. Dabei informieren Push-Benachrichtigungen über neue Tasks. Der bisherige Web-Client sowie die bestehende mobile App werden damit mittelfristig abgelöst. Beide Vorgängerversionen laufen während der Übergangsphase parallel als „klassisches Docuware“, sodass bestehende User der Docuware Cloud zum neuen Client wechseln können, wenn sie das möchten.

Docuware Aura: Der KI-Assistent

Docuware Aura ist der KI-Assistent im neuen Docuware. User können damit per Texteingabe in natürlicher Sprache in LLM-Manier Fragen stellen. Die KI analysiert Dokumente daraufhin selbstständig, identifiziert Schlüsselinformationen, erstellt kompakte Zusammenfassungen und ermöglicht effiziente Dokumentenvergleiche. Der Unterschied zu herkömmlichen KI-Chatbots: Docuware Aura greift weder auf frei verfügbare Informationen noch auf externe Datenquellen zu, sondern durchsucht ausschließlich die Dokumente in den Archiven des Unternehmens und beachtet dabei die bestehenden Zugriffsrechte. Über eine API können auch KI-Agenten mit Docuware Aura kommunizieren. So lässt sich Docuware Aura in KI-Orchestrierungsagenten einbinden und Informationen aus Docuware mit Daten aus CRM, ERP und anderen Geschäftsanwendungen kombinieren.

Orchestrierungsagenten am Werk

Auf Nachfrage präzisiert Manuel Zapp, VP AI & Executive Advisor AI Strategy bei dem Germeringer DMS-Anbieter: „Docuware greift nicht auf andere Datenbanken zu, lässt sich aber über eine flexible API-Architektur an KI-Orchestrierungsagenten anbinden.“ Diese Agenten bekommen von Docuware Aura ausschließlich die für die Beantwortung des Prompts relevanten Informationen und benötigen daher keinen Zugriff auf das Docuware-System an sich. Vielmehr können die Orchestrierungsagenten die Informationen dann mit Daten aus anderen Quellen, beispielsweise CRM oder ERP, verknüpfen.

Keine Festlegung auf eine fixe LLM

Fragt man Zapp, welche LLM konkret dahintersteckt, zeigt sich, dass das Unternehmen bewusst nicht offenlegen will, welche. Zapp dazu: „Das ist auch nicht die entscheidende Frage, denn die Modelle entwickeln sich ständig weiter und können je nach Produktversion, Standort oder Servicestufe variieren.“ Entscheidend sei, dass Docuware Aura ausschließlich in der kontrollierten Cloud-Umgebung von Docuware läuft. Externe KI-Drittanbieter, wie beispielsweise von OpenAI oder Anthropic bekommen keine Daten zu Gesicht, betont der Manager.

Docuware IDP: Intelligente Dokumentenverarbeitung

Docuware IDP (Intelligent Document Processing) ist hingegen eine KI-gestützte Lösung zur automatischen Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Daten aus Dokumenten. Das Tool ist nun enger in die Plattform integriert und bietet neue Funktionen. Mit der GenAI-basierten Zero Shot Extraction können Unternehmen relevante Informationen aus Dokumenten ohne aufwendiges Modelltraining automatisiert auslesen. Außerdem kommt Master Data Matching hinzu. Diese Funktion gleicht Unternehmensangaben in den erfassten Dokumentendaten automatisch mit den Stamm- oder Referenzdaten aus anderen Systemen (wie zum Beispiel ERP-Systemen) ab.

Die Sache mit dem Halluzinieren

Probleme mit KIs basieren darauf, dass diese halluzinieren. Zapp räumt ein, dass sich diese Problematik bei generativer KI nicht komplett ausräumen lässt. „Das wäre auch unehrlich zu behaupten“, so der AI-Profi. Was Docuware Aura an dieser Stelle jedoch zugutekommt ist, dass jede getroffene Aussage durch die zugrunde liegenden Dokumente belegt und durch die User schnell und einfach geöffnet und validiert werden kann. Aber Docuware hat Künstliche Intelligenz nicht neu erfunden, daher kann eine Antwort auch hier plausibel klingen und dennoch unvollständig oder falsch sein. „Die Qualität hängt stark davon ab, wie gut die zugrunde liegenden Daten sind“, so Zapp. Deshalb gilt seiner Darstellung nach hier wie bei allen KI-generierten Inhalten: „Ergebnisse prüfen, bevor man sie verwendet, gerade bei sensiblen oder geschäftskritischen Informationen.“

Verfügbarkeit und Übergangsphase

Das neue Docuware ist ab sofort für alle Neukunden von Docuware Cloud erhältlich. Für bestehende Cloud-Kunden ist das neue Docuware ab Mitte Oktober 2026 mit dem Update auf Version 7.15 verfügbar. Eine On-Premises-Version folgt zu einem späteren Zeitpunkt. Das klassische und das neue Docuware laufen in der Übergangsphase parallel. User können jederzeit zwischen den Clients wechseln. Eine technische Migration ist nicht erforderlich, heißt es aus dem Unternehmen aus Germering. „Für Partner bedeutet das neue Docuware vor allem eins: mehr Chancen im Neugeschäft und hohes Potenzial im Erweiterungsgeschäft“, fasst KI-Experte Zapp zusammen.

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