E-Procurement Die Digitalisierung der Zettelwirtschaft

Autor Dr. Stefan Riedl

Die E-Rechung, die für Bundesbehörden ­inzwischen verpflichtend eingeführt wird, wandert die Verwaltungshierarchie herunter. Das legen entsprechende Projekte nahe. ­Anbieter Crossinx nutzt die Marktdynamik und baut in Sachen E-Procurement aus.

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Bestellvorgänge können in weiten Teilen automatisiert werden, insbesondere dann, wenn es um gleichbleibende Lieferanten geht.
Bestellvorgänge können in weiten Teilen automatisiert werden, insbesondere dann, wenn es um gleichbleibende Lieferanten geht.
(Bild: Oleksandr - stock.adobe.com)

Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungssteller an Bundesbehörden Rechnungen elektronisch übermitteln, etwa im X-Rechnungsformat. Diese Entwicklung wandert nun langsam aber sicher weiter runter in den Verwaltungsebenen. Beispielsweise hat auch das Bundesland Bremen entsprechende Register gezogen. Zwar ist die Regelung bislang nur auf Bundesebene angesiedelt und auf Länderebene legt dies jedes Bundesland eigenständig und anders fest, aber die Richtung steht.

Marco Coriand, Vice President Sales Germany, Crossinx
Marco Coriand, Vice President Sales Germany, Crossinx
(Bild: Crossinx)

Marco Coriand, Vice President Sales ­Germany bei Crossinx, einem Anbieter für Digitalisierungslösungen aus diesem Umfeld schlussfolgert dies „anhand laufender Projekte , die wir bis auf die kommunale Ebene beobachten können“, berichtet der Manager.

E-Procurement in Pilotprojekten

Crossinx hat sein Angebot nun um das ­Thema E-Procurement, also um die Automatisierung von Prozessen im Einkauf ­erweitert. „Hier haben wir viel Know-how rund um das Thema KI aufgebaut“, sagt der Vertriebsleiter. Das Unternehmen hat ­dazu Experten eingestellt, darunter Rainald Schneller, der zuletzt als Geschäftsführer bei Netfira tätig war. Seit Ende vergangenen Jahres ist er Teil des Crossinx-Managements.

Nicht nur Rechnungen im Fokus

Derzeit wird das E-Procurement -Angebot bei ersten großen Pilotkunden ausgerollt. „Im Wesentlichen geht es um die Vereinfachung und größtmögliche Automatisierung des Einkaufs, also letztlich darum, dass nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine automatisiert und ohne ­manuellen Eingriff verarbeitet werden“, ­beschreibt Coriand.

Künstliche Intelligenz

Über das Einkaufscockpit kann der Einkauf die weitgehend automatisierten Dokumentenströme verfolgen und eingreifen.
Über das Einkaufscockpit kann der Einkauf die weitgehend automatisierten Dokumentenströme verfolgen und eingreifen.
(Bild: Crossinx)

Wenn man so will lernt dabei eine KI-Komponente das System an. Während bisher für jeden Lieferanten mehr oder weniger aufwendig manuelle Templates angelegt werden mussten, damit die OCR-Software die eingelesenen Daten richtig als Rechnungs­betrag, Adresse, bestellte ­Menge, Liefertermin oder Bestelldatum erkennt, übernimmt diese Zuordnung jetzt die KI. Laut Coriand mit einer gewissen ­Fähigkeit zum Abstrahieren: „So weiß das System beispielsweise, dass Kalender­woche 12 mit dem konkreten Datum 22. März in Verbindung steht.“

Automatisierungspotenzial

Etwa 75 Prozent der Belege sollen dabei ­automatisch durchlaufen, also ohne manuelle Bearbeitung verarbeitet und in das ERP-System eingespielt werden. Über ein Einkaufscockpit werden dann lediglich die verbliebenen Abweichungen geprüft oder Vorgänge freigegeben, die das System nicht automatisiert verarbeiten konnte. Neben Großunternehmen ist das System in den Augen des Crossinx-Managers auch für Mittelständler interessant, wenn dort viele Positionen umgeschlagen werden.

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