XRechnung, ZUGFeRD, XML, EN16931 Der Übertragungsweg ist ein Knackpunkt bei E-Rechnungen

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Der VeR fördert als Verband seit mehr als einem Jahrzehnt die Verbreitung der E-Rechnung. Man versteht sich als Bindeglied zwischen Wirtschaft, Politik und Technologie. Dem Übertragungsweg sollte man laut dem Verbandschef ein besonderes Augenmerk widmen.

Der Übertragungsweg ist ein oft unterschätzter Aspekt beim Thema E-Rechnung, heißt es aus dem Verband elektronische Rechnung e.V. (VeR). „Die Nutzung eines einfachen E-Mail-Postfachs wird langfristig nicht ausreichen, um den Anforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden“, sagt Ivo Moszynski, Vorstandsvorsitzender des VeR. „Sicherere und effizientere Übertragungswege wie PEPPOL oder spezialisierte Plattformen bieten nicht nur höhere Sicherheit, sondern ermöglichen auch eine vollständige Automatisierung der Prozesse“, so der Verbandschef. Unternehmen, die weiterhin auf E-Mail setzen, würden, den Anschluss an die digitale Transformation verlieren, sagt Moszynski.

Automatisierungsgrad erhöhen

Wird die E-Rechnungsverarbeitung hingegen in fortschrittlichen Lösungen vollzogen, geht dies mit einer vollständigen Automatisierung einher. Das heißt, dass Mithilfe von KI Rechnungsdaten validiert, mit Stammdaten abgeglichen und direkt in ERP-Systeme integriert werden. „Dies spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Raum für strategische Aufgaben“, so der E-Rechnungsspezialist.

Verbandsempfehlung: XRechnung und ZUGFeRD

Der VeR empfiehlt vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD, da sie speziell auf die Anforderungen der deutschen Wirtschaft und Verwaltung zugeschnitten sind und gleichzeitig die europäischen Anforderungen erfüllt werden. XRechnung ist durch seine reine XML-Struktur besonders für Anwender interessant, die bereits mit strukturierten Daten umgehen können, während ZUGFeRD durch seine Hybridstruktur sowohl strukturierte Daten als auch ein lesbares PDF vereint (siehe Kasten). Das sei ideal für KMU, die erstmals auf digitale Rechnungsprozesse umstellen. Diese Formate stehen für Effizienz und Compliance und ermöglichen fehlerfreie, automatisierte Prozesse.

IT-Systeme anpassen und Mitarbeiter schulen

Die größte Herausforderung besteht laut Moszynski in der initialen Umstellung: „Unternehmen müssen ihre IT-Systeme anpassen und Mitarbeiter schulen. Dieser Aufwand zahlt sich jedoch aus, da die E-Rechnung langfristig Kosten senkt, Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert.“ Ein weiteres Hindernis sei oft das fehlende Bewusstsein für die Vorteile der E-Rechnung.

Auch die Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme wie ERP, DMS oder FiBu sei mitunter eine Herausforderung. „Die Integration in ERP-, DMS- oder FiBu-Systeme erfordert die nahtlose Verbindung verschiedener Datenformate und Schnittstellen. Das ist häufig komplex und ressourcenintensiv. Hier spielen spezialisierte Dienstleister und Plattformen eine entscheidende Rolle, da sie standardisierte, skalierbare Lösungen anbieten, die Unternehmen dabei helfen, ihre Systeme effizient anzupassen“, so der E-Rechnungsprofi.

Pflicht lässt Nachfrage steigen

Wenig verwunderlich: Die E-Rechnungspflicht hat als Treiber der Digitalisierung in Deutschland maßgeblich zur steigenden Nachfrage nach E-Rechnungs-Dienstleistungen beigetragen. „Unsere Mitglieder berichten seit Mitte 2024 von einer stark wachsenden Zahl an Projekten, insbesondere im Bereich der Plattformanbindung und Prozessautomatisierung“, verrät der Verbandschef.

Der Markt biete aber weiterhin enormes Potenzial, denn die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 sowie die EU-weite ViDA-Initiative ab 2030 eröffnen weitere Chancen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen stehen laut Moszynski oft noch am Anfang ihrer digitalen Transformation. Auch die internationale Expansion der E-Rechnung würde spannende Perspektiven bergen.

Die Vorteile der E-Rechnung

Ebenso ist wenig verwunderlich, dass Verbandsvorsitzender Moszynski vom Konzept an sich überzeugt ist: „Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein für die Zukunftsfähigkeit der Wirtschaft.“ Sie reduziert demnach Papierverbrauch, senkt Kosten und beschleunigt Abläufe – ein klarer Vorteil für Umwelt, Unternehmen und Verbraucher.

Holprige Einführung

Der Schuh drückt dennoch: Viele Unternehmen sehen die Vorteile, kämpfen jedoch mit Herausforderungen wie veralteter IT-Infrastruktur oder unklaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Zudem fehle häufig das Bewusstsein für kommende Entwicklungen wie das digitale Meldesystem für Umsatzsteuerdaten. Hier will man als Verband helfen: „Wir leisten hier durch Aufklärung, Best Practices und die Vermittlung zwischen Unternehmen und Dienstleistern wichtige Unterstützung.“

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