Bürokratieabbau Weniger Bürokratie, mehr Digitalisierung

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„Das Übermaß an Bürokratie muss beseitigt werden“, forderte schon Bundeskanzler Helmut Kohl vor über 40 Jahren. Passiert ist nicht viel – oder doch? Die Kosten für Bürokratie steigen und belasten vor allem KMU und auch den IT-Channel.

Hohe Energiepreise, Steuern und unzählige Regulierungen belasten Wirtschaft und Unternehmen. „Deutschland leidet unter einem Bürokratie-Burnout“ – hat nicht nur das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz festgestellt. Seit Jahren schon bemängeln Unternehmen in Deutschland ein Übermaß an Bürokratie. Laut einer Umfrage der Stiftung Familienunternehmen (durchgeführt vom Ifo Institut) sehen knapp 40 Prozent der Unternehmen die Bürokratie und deren Entschlackung als wichtigstes Ziel der derzeitigen Bundesregierung – noch vor dem Verringern von Energiekosten und Steuerlast. Dabei ist der Ruf nach weniger Bürokratie alles andere als neu. So hatte bereits 1983 Bundeskanzler Helmut Kohl bekräftigt: „Das Übermaß an Bürokratie muss beseitigt werden“.

Direkte Bürokratiekosten

Wie hoch die Kosten für Bürokratie und Regulierungen tatsächlich sind, hat das Ifo Institut 2024 berechnet. Demnach verliert Deutschland aufgrund der Bürokratie jährlich insgesamt rund 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung. Die direkten Bürokratiekosten sollen sich dabei auf insgesamt 65 Milliarden Euro belaufen. Damit liegt Deutschland im europäischen Vergleich zwar nicht an der Spitze, doch belasten die Bürokratiekosten vor allem kleine und mittlere Unternehmen.

Das bestätigt Dr. Annette Icks vom Institut für Mittelstandsforschung (IfM). Abhängig von der Unternehmensgröße variiere die Kostenbelastung zwischen 1,5 und bis zu 6 Prozent des Umsatzes. Kleinere Unternehmen sind laut Icks verhältnismäßig stärker belastet. Dabei würden bei den Erhebungen des IfM nicht nur die tatsächlichen Bürokratiekosten eingerechnet, sondern auch die sogenannten psychologischen Kosten.

Psychologische Kosten der Bürokratie

„Wir haben das psychologische Kosten genannt, weil jeder, der mit Bürokratie zu tun hat, damit gewisse Emotionen verbindet. Das heißt, ich bin wütend, ohnmächtig, verunsichert, möglicherweise weil es zu viel ist, oder weil man überhaupt nicht erkennt, worin der Sinn dieser Vorgabe liegt. Das ist ein ganz großes Problem. Schließlich fühlt man sich dann in seiner unternehmerischen Tätigkeit nicht ernst genommen.“ Die Marktforscherin ist sogar der Ansicht, dass psychologische Kosten gewichtiger als finanzielle und personelle Aufwände sind. Schließlich führten sie unter anderem dazu, dass Investitionen verschoben oder ins Ausland verlagert würden.

Investitionen ins Ausland verlagert

Bürokratie treibt Unternehmen aus Deutschland

Das Problem sei in der Politik aber durchaus bekannt. „Auch der Politik ist klar, dass die Bürokratiebelastung in den Unternehmen sehr hoch ist. Aber es ist schwierig, einen Weg zu finden, um diese zu reduzieren. Wir haben schließlich auch festgestellt, dass der Abbau einer einzelnen Regulierung überhaupt nicht wahrgenommen wird“, führt Icks aus. Ein grundsätzlicher Paradigmenwechsel sei nötig: „Wir sollten weg von dieser Kontrollmentalität, hin zu einer eher vertrauensbasierten Politik, die den Unternehmen zutraut, dass diese alle relevanten Vorgaben erfüllen“, erklärt die Wissenschaftlerin.

Wettbewerbsfähigkeit in Gefahr

Das fordert auch ein Großteil der Befragten einer DIHK-Unternehmensumfrage. Obwohl sich viele Unternehmen dem Standort Deutschland verbunden fühlen, sehen sie ihn nicht mehr als wirklich wettbewerbsfähig an. An erster Stelle der gewünschten Entlastungen steht der Bürokratieabbau (95 Prozent). „Angesichts der Vorschriftenflut der vergangenen Jahre reichen hier sogenannte Abbau-­Programme oder Entlastungsgesetze allein nicht mehr aus“, erklärt DIHK-Präsident Peter Adrian. „Die Politik muss der Bürokratie glaubwürdig den Kampf ansagen.“ Er fordert, für jede neue Verpflichtung mindestens zwei vorhandene zu streichen: „Jede neue Regulierung muss sich daran messen lassen, ob sie den Wohlstand in unserem Land voranbringt.“

Dass die Bürokratieflut mittelständische Unternehmen hart trifft, weiß Sven ­Wortmann, Mitglied des Aufsichtsrates bei Wortmann, zu berichten. In fast allen Bereichen steige die Belastung durch eine stetig wachsende Bürokratie – von Personalwesen über Steuern bis zum Baurecht. Speziell bei Bau und Erweiterungen spricht er von „extrem langen Abstimmungs- und Genehmigungsprozessen“, die ausbremsen, verzögern, zu Kapazitätsengpässen führen und die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen. „Diese Verzögerungen wirken sich unmittelbar auf unsere Fähigkeit aus, auf Marktanforderungen flexibel reagieren zu können“, ergänzt Wortmann.

Dabei könnten gerade Baugenehmigungsverfahren durch den Einsatz von KI und der digitalen Bauakte deutlich beschleunigt genehmigt werden, davon ist die IfM-Marktforscherin überzeugt.

Förderprogramme für Unternehmen

Fördergelder verpuffen in der Bürokratie

Bürokratie als Innovationsbremse

Stattdessen binden zahlreiche Nachweispflichten, Formulare und Regularien wertvolle Ressourcen, die anderweitig besser investiert wären – in Innovation und Service beispielsweise. International agierende Wettbewerber ohne diese Komplexität könnten sich zügiger entwickeln. „Für ein EU-weit vernetztes IT-Unternehmen ist das ein handfester Standortnachteil“, so Wortmann.

Bei Regierungsbemühungen zur Digitalisierung sieht Wortmann zwar positive Ansätze, aber meist nur Insellösungen: „Die Verfahren bleiben komplex, die Schnittstellen sind unzureichend, und viele Prozesse werden lediglich ‚digitalisiert‘, ohne wirklich verschlankt zu werden. Für Unternehmen macht das kaum einen spürbaren Unterschied.“

Wortmann fordert daher schnellere Genehmigungsverfahren mit verbindlichen Fristen für Behörden, standardisierte digitale Schnittstellen über den gesamten Prozess, Abbau redundanter Berichtspflichten wie Doppelerfassungen und mehr Eigenverantwortung. Zudem schlägt er ein „Aus-2-mach-1-Prinzip“ vor: „Für jede neue Regelung werden mindestens zwei bestehende außer Kraft gesetzt.“ Neue Gesetze sollten ein naheliegendes „Verfallsdatum“ erhalten und nur verlängert werden, „wenn eine vorgeschaltete Prüfung auf Angemessenheit ein positives Ergebnis ergibt.“

Maßnahmen zum Bürokratieabbau

Auch Bitkom formulierte zahlreiche Vorschläge für Bürokratieabbau und Verwaltungsmodernisierung. „Obwohl jede Regierung verspricht, bürokratische Vorgaben zu reduzieren, werden es Jahr für Jahr mehr – unsere Verwaltungen brauchen einen Neustart“, sagt Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst. Die Vorschläge zielen darauf ab, Bürokratie zurückzubauen und gar nicht erst entstehen zu lassen. Konkrete Maßnahmen wären zum Beispiel: Verzicht auf „Gold-Plating“, Online-Aufträge bis 50.000 Euro und Direktaufträge bis 100.000 Euro an Startups ermöglichen, vereinheitlichte Berichtspflichten mit behördenübergreifender Datennutzung, Abschaffung der Schriftform und ein jährliches Bürokratieentlastungsgesetz, das Vorschläge von Unternehmen und Bürgern aufgreift.

Die Gesetzgebung sieht auch die Marktforscherin vom IfM in der Pflicht. Sie bemängelt, „dass Gesetze und bürokratische Vorgaben immer so formuliert sind, dass sie vorrangig für die großen Unternehmen gelten. Anschließend schafft man dann Ausnahmen für kleine und mittlere Unternehmen.“ Das sei intransparent und besonders für kleine Unternehmen schwierig in der Umsetzung. Schließlich müssten sie sich ständig informieren, für wen welche Ausnahmen tatsächlich gelten. Diese Unsicherheit führe dazu, dass viele Unternehmer nicht wissen, ob sie sich noch rechtskonform verhalten. Deshalb fordert Icks: „Man sollte doch den Blick auf die große Anzahl von KMU richten. Sie machen 99 Prozent der Unternehmen aus.“

Abbau von Dokumentations- und Meldepflichten

Einen Blick aus der Perspektive eines großen Unternehmens kann Manuel Liesenfeld, Senior Director Public Sector Division beim Bechtle Systemhaus, geben. Die Einrichtung eines eigenen Bundes­ministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung sieht er bereits als ein starkes Signal für die Branche in Anbetracht des Bürokratieüberflusses. Gleichzeitig weiß Liesenfeld: „Aktuelle Maßnahmen, wie der Abbau von Dokumentations- und Meldepflichten, sind ein guter Anfang, aber letztlich nur erste Schritte.“ Das wäre das Mindeste, es wäre aber noch mehr notwendig.

Denn die bisherigen Bemühungen reichen noch nicht aus, um Unternehmen wirklich zu entlasten. „Die Regierung wird sich langfristig an tiefgreifenden technologischen Fortschritten messen lassen müssen – etwa einem souveränen Deutschland-Stack und einer echten End-to-End-­Digitalisierung von Verwaltungsleistungen“, glaubt Liesenfeld. Einfach wird das nicht. Das weiß auch der Bechtle-Director. Die Umsetzung erfordere Zeit, Geld, „Durchsetzungsstärke und die Zusammenarbeit aller Ebenen, insbesondere auch mit den Ländern und Kommunen.“

Digitalisierung von Verwaltungsleistungen

Die IT-Branche könnte hier durch ­technische Lösungen wie sichere digitale Identitäten, KI und Automatisierung unterstützen und durch positive ­Pilotprojekte mit der öffentlichen ­Verwaltung als Impulsgeber agieren. Dennoch erwartet Wortmann kurzfristig keine tiefgreifenden Verbesserungen. Mittelfristig sieht es hingegen anders aus: „Wenn Deutschland seinen Innovationsstandort sichern will, wird es keinen Weg am konsequenten Bürokratieabbau vorbei geben“, ist sich Wortmann sicher.

Annette Icks ist auch überzeugt, dass mehr ­Digitalisierung und Künstliche Intelligenz wesentliche Schritte beim Bürokratieabbau darstellen. „Bürokratie ist wichtig. Aber die Belastungen, die damit verbunden sind, könnten beispielsweise durch Nutzung von KI in den Behörden abgebaut werden.“ Außerdem könnte die deutsche Politik viel von anderen Ländern lernen. So werde beispielsweise in Dänemark jedes ­Gesetzesvorhaben daraufhin geprüft, ob es schnittstellenfrei umgesetzt werden könne. „Gut funktionierende digitale Prozesse sind der Schlüssel, um Bürokratie effizienter und schlanker zu gestalten“, fasst es ­Liesenfeld zusammen.

KI beim Bürokratieabbau

Dabei sei es jedoch erforderlich, dass IT-Dienstleister und Digitalisierungsanbieter die ­Verwaltungssprache verstehen und bestehende Strukturen genau begreifen, um mit Lösungen, Innovationen und einer ­entsprechenden Strategie effizient ­unterstützen zu können. „Langfristig führt kein Weg an einer intensiveren ­Zusammenarbeit, einem operativen Schulterschluss zwischen IT-Branche und Verwaltung vorbei – nur so lassen sich echte Fortschritte erzielen, die unser Land digital voranbringen.“

Kommentar

Der Bürokratie-Wahnsinn

Wer schon mal versucht hat, seinen Personalausweis zu verlängern oder ein Gewerbe anzumelden, weiß: Deutsche Bürokratie kann selbst Zen-Mönche zur Weißglut treiben. Zahlreiche Behörden, Formulare, Termine – und am Ende fehlt der entscheidende Stempel. Wenn schon Otto Normalverbraucher beim Gang zum Amt graue Haare bekommen, mag man sich nicht vorstellen, was Unternehmen durchmachen. Während Privatpersonen in der Regel einmal einen Bauantrag stellen, jonglieren Firmen täglich mit Dutzenden Regularien, Pflichten und Genehmigungsverfahren. Da wird aus dem kleinen Ärgernis schnell mal eine Regularienwut – und das zu Recht. Ohne grundlegenden Wandel geht es nicht. Doch Bürokratieabbau braucht Mut, Zeit, Geld und Geduld – Ressourcen, die Deutschland nicht im Überfluss hat. Dennoch ist es höchste Zeit, mit der Bürokratieentlastung zu beginnen. Sonst wandern nicht nur Investitionen ab, sondern auch der letzte Verstand.

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