ZUGFeRD, XRechnung, EN16931, XML Von der E-Rechnung in die Datev-Cloud

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Bei der Teccle Group berät man Unternehmen auch in Sachen E-Rechnung. Diese sei durchaus ein Digitalisierungsbooster. Das Beispiel Datev-Cloud zeigt das Beschleunigungspotenzial bei den Prozessen auf.

Die größte Herausforderung in Sachen E-Rechnung liege naturgemäß bei den kleinsten Unternehmen, insbesondere jenen, die derzeit noch keine Software zum Erstellen von Rechnungen einsetzen. Hier gilt es die bestmögliche Branchen-Lösung zu finden, die sowohl gesetzliche Anforderungen und Kundenwünsche abdeckt, sagt Klaus Kaiser, Group CEO, Teccle Group. Die Teccle Group berät und leistet Hilfestellung, „um sich einen Überblick zu den gesetzlichen Verpflichtungen und technischen Möglichkeiten zu verschaffen“, so Kaiser. Im zweiten Schritt implementiert das Unternehmen Software-Lösungen und optimiert die Prozesse.

Digitalisierungsboost am Beispiel der Datev-Cloud

Am Beispiel von „Datev Unternehmen online“, einer Plattform für Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung verdeutlicht der CEO den Mehrwert der E-Rechnung: „Hier werden die E-Rechnungsdaten mittels smarter Upload-Wege direkt in die Anwendermasken eingetragen.“ Aus diesen Daten können im nächsten Schritt im Handumdrehen Zahlungsvorschläge erstellt und Bezahlvorgänge angestoßen werden. Eine manuelle Erfassung dieser Werte ist wegen der mitgelieferten Datensätze einer E-Rechnung nicht mehr nötig. „Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater profitiert davon“, sagt Kaiser. Denn: Die E-Rechnungsdaten im Original können direkt durch die Kanzlei zur Erstellung der Buchführung und des Jahresabschlusses genutzt werden. Bei einer späteren Betriebsprüfung stehen die Daten Dank dann zentraler Speicherung in der Datev-Cloud zur Verfügung.

Eine Frage des Formates

Was die Formatfrage angeht, geht man bei der Teccle Group davon aus, dass sich das ZUGFeRD-Format durchsetzen wird, da dieses Hybrid-Format anwenderfreundlich ist und beide Welten – „alt und neu“ – vereint (siehe Kasten). Gerade in der Anfangszeit, in der noch einige Übergangsfristen gelten und sich Unternehmer an die neuen Formate gewöhnen müssen, spiele das Format seine Vorteile aus.

Eine Frage der Prozesse

Althergebrachte Prozesse müssen allerdings auf den Prüfstand und gegebenenfalls neu gedacht werden, weiß der Manager. So müssen sich beispielsweise manuelle, beziehungsweise papierbezogene Prüfschritte künftig digital abbilden lassen, damit die Weiterverarbeitung der Originaldatei sichergestellt ist. Es gilt hierbei Medienbrüche aufzudecken, wenn Effizienzgewinne in den einzelnen Schritten eingefahren werden sollen.

Prozessoptimierung und das große Ganze

Die Nachfrage nach Beratung ist laut Kaiser ungebrochen. Viele Firmen fühlen sich derzeit alleine gelassen und brauchen nach wie vor Unterstützung bei dem Thema Softwarelösungen und gerade auch im Segment der Prozessoptimierung. „Die Veränderung bei den Prozessen wird weiter unterschätzt“, sagt der Manager. Bei der Teccle Group wird in diesem Zusammenhang ein spezialisiertes Tool eingesetzt, Prozesse angepasst und damit auch teilweise in Arbeitsweisen in den Unternehmen eingegriffen.

Im Projektgeschäft ist laut Kaiser noch richtig „Musik“ drin. „Aufgrund der Übergangsfristen stehen viele Unternehmen noch ganz am Anfang. Zusätzlich wird es weitere Aufgaben geben, um einem kommenden TAX-Reporting gerecht zu werden. Wir haben uns darauf vorbereitet und begleiten unsere Kunden in 2025 dabei“, so der Manager.

Digitalisierung statt staubige Schränke

Durch die E-Rechnung würden sich viele Möglichkeiten für Unternehmen ergeben, um einen großen Schritt in der Digitalisierung voranzukommen. „Staubige Archiv-Schränke gehören dann der Vergangenheit an. Unternehmenskennzahlen werden immer schneller verfügbar. Auch wenn es sich nach einer schwierigen Veränderung anhört, überwiegen für uns die Vorteile“, so das Resümee von Klaus Kaiser.

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