Tipps zum Umgang mit Kunden in Zahlungsverzug

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Bestätigung

Zu jeder Lieferung gehöre zwingend ein vom Kunden unterzeichneter Lieferschein. Ebenso sollte sich ein Unternehmer nach erbrachter Leistung vom Kunden die schriftliche Bestätigung geben lassen, dass alle Leistungen zu dessen Zufriedenheit ausgeführt wurden. Denn die „Abnahme“ durch den Kunden ist die Bedingung für die Fälligkeit der Rechnung, so das Inkassounternehmen.

Zeitnah die Rechnung stellen

Sobald der Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden erledigt wurde, sollte die Rechnungsstellung erfolgen. In der Rechnung sollte dem Kunden ein genaues Zahlungsziel vorgegeben werden, um Interpretationen zu „branchenüblichen Zahlungszielen“ keinen Raum zu lassen. Am besten nennt man ein genaues Datum, bis zu dem gezahlt werden soll, wie „zahlbar bis 28.05.2014“.

Hat man die Rechnung erstellt, empfiehlt es sich, sie vor dem Postversand per Fax oder E-Mail an den Kunden zu schicken. Dieser Schritt kann deshalb wichtig sein, weil man als Unternehmer in der Beweispflicht ist, sollte ein Kunde behaupten, eine Rechnung nie bekommen zu haben. Daher darf auch hier die Dokumentation nicht fehlen: Nach Prüfung des Versandstatus Fax-Protokoll aufbewahren oder Screenshot ausdrucken und abheften. Bei dem einen oder anderen „Pappenheimer“ könne es sogar sinnvoll sein, die Rechnung unter Zeugen einzutüten und gegebenenfalls per Einschreiben zu schicken.

Bei Rechnungsfälligkeit sofort handeln

„Noch immer meinen viele Unternehmer, ihre Kunden mit Glacéhandschuhen anfassen zu müssen“, so Drumanns. „Dabei geht es um die rechtmäßige Entlohnung für eine erbrachte Lieferung oder Leistung.“ Ist das Geld bis zu dem in der Rechnung genannten Datum nicht beim Unternehmen eingegangen, sollte der Kunde unmissverständlich, jedoch höflich zur Zahlung aufgefordert werden. Im Abstand von sieben bis zehn Tagen sind zwei bis drei schriftliche Zahlungsaufforderungen durchaus kaufmännisch üblich. In der letzten Mahnung sollte eine klar definierte Zahlungsfrist wie „Zahlung bis zum …. bei uns eingehend“ zu finden sein.

Spätestens mit dem Zugang der ersten Mahnung nach Rechnungsfälligkeit tritt Zahlungsverzug ein. Ein unternehmerisch tätiger Schuldner kommt auch ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung automatisch in Zahlungsverzug (lt. § 286 Abs. 3 BGB); bei Verbrauchern gilt das nur dann, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wird, erklärt die Bremer Inkasso GmbH.

Wichtiges zum Thema Mahngebühren und Zinsen sowie wann ein Anwalt oder Inkassounternehmen eingeschaltet werden sollte, finden Sie auf der nächsten Seite.

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