Interview mit einem Business-Coach Projektkosten- und -zeitfallen sicher überwinden

Wenn IT-Projekte ins Schlingern geraten, drohen zeitliche Verzögerungen und Kostenexplosionen. Wie man solchen Szenarien, die letztlich auch die Gunst des Kunden kosten können, vorgebeugt, erläutert Dr. Peter Hasbach, Berater für Unternehmensentwicklung.

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ITB: Wo lauern die häufigsten Kosten- und Zeitfallen in IT-Projekten?

Hasbach: IT-Projekte kennzeichnet meist ein hoher Grad an Komplexität und Dynamik. Hürden, die hier Projekte ausufern lassen können, entstehen vor allem, wenn Kunden das Pflichtenheft ändern, Leistungsabgrenzungen nicht eindeutig definiert werden, neue technologische Erkenntnisse während der Projektarbeit oder Mängel in der Planungsphase Anpassungen erfordern. Aber auch wenn Mitarbeiter gleichzeitig als Projektleiter und Team-Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, an mehreren Standorten verteilt am Projekt tätig sind, Freelancer mitwirken und sich Teams im Projektverlauf ändern, erzeugt dies schwerer steuerbare Dynamik.

Sind diese Herausforderungen schon für sich groß genug, werden sie häufig noch überlagert von Informations- und Kommunikationsproblemen. So ist beispielsweise die hochtechnologische Sprache meist nur einem Kreis von Personen verständlich. Hieraus sich entwickelnde Informationsdefizite verursachen Missverständnisse und dann in Krisenfällen auch Misstrauen. Man kommuniziert auf mehreren Kanälen (Besprechungen, Telefon, Handy, Email, VoIP). Oder die Dokumentation ist notgedrungen unvollständig und nicht immer gut organisiert.

ITB: Was konkret ist zu tun, um die Hürden zu umgehen?

Hasbach: Projektleiter stehen schnell vor Situationen, in denen das Projekt aus dem Ruder läuft, sie nicht wissen, wie sie eingreifen sollen. Was dann oft gemacht wird: Man korrigiert das Lasten- und das Pflichtenheft, löst vielerlei technische Probleme, perfektioniert das Projekt-Controlling, beschafft schnell neue Ressourcen oder komplettiert die Dokumentation. Und irgendwann heißt es sogar: „Wir müssen auch auf die weichen Faktoren achten.“ Und schulterzuckend: „IT-Projekte laufen halt nie ganz reibungslos.“ Hilflosigkeit allenthalben ist die Folge. Mein Vorschlag ist, genau in die beiden Richtungen zu arbeiten: also die Soft Skills von Schlüsselpersonen zu unterstützen und die Projektrisiken konkret anzupacken.

Mehr Tipps, wie einer Ausuferung von IT-Vorhaben vorgebeugt werden kann, erhalten Sie auf der nächsten Seite.

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