Prozesse und Dokumente Mit Software die Qualität vorantreiben

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Wer Qualität liefern will, muss seine Prozesse im Griff und gut dokumentiert haben. Spezialsoftware kann dabei helfen. Dennoch bleibt es eine unternehmerische Entscheidung, auf Qualität, statt auf „marktgerechte“ Produkte zu setzen.

Ein Uhrenfabrikant, relativ neu auf dem Markt, der zu einem Zeitpunkt X eine Zertifizierung für sein Qualitätsmanagement nach ISO 9001 erhält, wird zum Zeitpunkt X weder Uhren im aktuellen Lagerbestand haben, die exakter die Zeit anzeigen, noch werden sie weniger schnell kaputt geben. Doch seine Chancen sind gestiegen, dass er sich in der langen Frist einen guten Namen erarbeiten und das Unternehmen davon profitieren kann: „Qualität bedeutet, dass der Kunde und nicht die Ware zurückkommt“, wird der Kaufmann und Hertie-Mitbegründer Herrmann Tietz in diesem Zusammenhang zitiert.

ISO 9001 für Qualitätsmanagement und ISO 27001 für Informationssicherheitsmanagement sind durchdrungen von Prozessen zur Dokumentation dessen, was im ­Unternehmen passiert, um nachvollziehen, dazulernen und nachweisen zu können.

ISO-Normen und Dokumentationen

Orgavision ist in dem Umfeld als Software-Anbieter beheimatet und spielt seine Stärken bei der Zusammenführung von verschiedenen Managementsystemen aus, wie die beiden ISO-Normen und zusätzliche Compliance-Dokumentationen. Über Zusatzmodule lassen sich weitere Themen wie ­beispielsweise das Auditmanagement oder die (normgerechte) Bearbeitung von Dokumentationen von Vorfällen abdecken.

Prozesswissen ist gefragt

Knowhow lässt sich in diesem Umfeld in bare Münze verwandeln und ein Partnerprogramm des Unternehmens bildet den organisatorischen Rahmen dafür. „Ein Teil unserer Partner bringt spezielle Themen- und Branchenexpertise mit“, sagt Johannes Woithon, Geschäftsführer von Orgavision und meint damit speziell Wissen rund um ISO 9001 und ISO 27001. „In erster Linie verstehen sich diese Partner als Beratungsunternehmen und positionieren dabei Orgavision als Tool. In Projekten vermitteln sie vor allem fachlich-inhaltliche Themen, die dann mit Orgavision umgesetzt werden“, beschreibt Woithon.

Ein anderer Teil der Partner positioniert sich hingegen mehr als Software-Lösungsanbieter und unterstützt Kunden bei der Softwareauswahl und bei Betriebsfragen.

Was heißt das in der Praxis?

Wie sieht Unternehmensdokumentation und die Arbeit an ISO-konformen Prozessen in der Praxis konkret aus? Beispielsweise gilt es, eine „Dokumentenlenkung mit normgerechten Freigabeprozess“ einzurichten. Dafür gibt es flexibel definierbare Freigabe-Workflows, die Informationen rechtssicher an die jeweiligen Stellen und Mitarbeiter weitergeben. Diese legen auf der Ebene von Teams, Ordnern oder einzelnen Dokumenten fest, welcher Workflow durchlaufen wird – ein- oder mehrstufig.

Nachprüfbar Bescheid wissen

„Dokumentierte Kenntnisnahmen“ sind auch ein wichtiges Thema. Die Software dokumentiert dabei, wann und an wen Neuigkeiten oder Änderungen kommuniziert wurden. In einer digitalen Unterschriftenliste sehen Nutzer, wer ihre Kenntnisnahme bestätigt hat, und bei wem dieser Schritt noch aussteht. Falls jemand nicht reagiert, erinnert das Orgavision-Tool automatisch.

Mit aktuellen Versionen arbeiten

Darüber hinaus sorgt „automatisches Versions-Management“ dafür, dass bei Veränderungen jeder Art immer vollständig nachvollzogen werden kann, wer sie wann, wo und wie eingebracht hat. Versionen werden nicht überschrieben, sondern Verläufe bleiben langfristig überprüf- und nachvollziehbar. Zudem wird sichergestellt, dass Mitarbeiter automatisch mit der aktuellen Version arbeiten, so dass keine veralteten Informationen oder Prozessabläufe angewendet werden.

Qualität bleibt eine unternehmerische Entscheidung

Nichtsdestotrotz bleibt es jenseits der Frage, ob man Prozesse im Griff hat, eine unternehmerische Entscheidung, ob man auf Qualität setzt. Besagter Uhrenfabrikant könnte sich schlichtweg sagen, „marktgerecht“ zu produzieren, denn dieses Adjektiv überrumpelt alle Qualitätsbegriffe, wie der Schweizer Schriftsteller Emil Baschnonga festgestellt hat.

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