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Business Continuity

Dauer von Signaturprozessen

Geplatzte Aufträge wegen fehlender Unterschrift

| Autor: Sarah Gandorfer

Aufgrund verzögerter Unterschriften kommen Geschäftsabschlüsse häufig nicht zustande.
Aufgrund verzögerter Unterschriften kommen Geschäftsabschlüsse häufig nicht zustande. (Bild: JPC-PROD - stock.adobe.com)

Der Vertrag ist aufgesetzt, doch das Wichtigste fehlt: die Unterschrift. Die Folgen können schwerwiegend sein. Die Ausreden, warum sich der Signaturprozess hinzieht, sind vielfältig und die Konsequenzen oft fatal und kostspielig.

Fehlt eine Unterschrift unter einem Vertrag, gerät der Arbeitsprozess ins Stocken. Ein unabhängiges Marktforschungsinstitut hat im Auftrag von Francotyp-Postalia (FP) 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften befragt.

66 Prozent der deutschen Unternehmen hatten bereits einmal Verzögerungen wegen einer fehlender Unterschrift. Jedes fünfte Unternehmen sieht sogar einen klaren Zusammenhang zwischen Dauer des Signaturprozesses und dem Platzen einer geschäftlichen Einigung. 51 Prozent der Unternehmen verpassen aufgrund fehlender Signaturen regelmäßig Deadlines. Je länger ein Angebot zur Unterzeichnung vorliegt, desto wahrscheinlicher ist es, dass es nicht unterzeichnet wird: 36 Prozent der Unternehmen entgehen dadurch regelmäßig Einnahmen.

Ein postalisch zugestelltes Dokument wird in 55 Prozent der Fälle in einer Woche unterschrieben zurückgesendet. Bei mehr als einem Viertel der Unternehmen dauert es nur zwei bis drei Tage. Jedoch wartet nahezu jede achte Firma zwei Wochen auf das unterschriebene Dokument.

Je nach Zustellungsmedium dauert der Signierprozess unterschiedlich lang.
Je nach Zustellungsmedium dauert der Signierprozess unterschiedlich lang. (Bild: Francotyp-Postalia)

Da das Internet Botschaften schneller zustellen kann, wartet ein Drittel der Unternehmen auf eine Unterschrift per E-Mail zwei bis drei Tage. Mehr als ein Viertel bekommen das Dokument innerhalb eines Tages zurück. Bei jedem Fünften dauert es sogar nur wenige Stunden. Noch schneller geht es per digitaler Signatur. 28 Prozent erhalten das Dokument in wenigen Stunden oder nach einem Tag zurück und bei mehr als einem Viertel liegt die Unterschrift in in zwei bis drei Tagen vor.

Ausreden, wenn's mal wieder länger dauert...

Die Marktforscher fragten auch nach den häufigsten Begründungen für verzögerte Signaturen. Die Studienteilnehmer denken, dass es sich bei mindestens 31 Prozent der Fälle um Ausreden handelt. Hier die Top-Ten der Ausreden, wobei Mehrfachnennungen möglich waren:

  • 1. Offene Fragen, die noch geklärt werden müssen (36 Prozent)
  • 2. Interne Prüfung des Dokuments läuft noch (36 Prozent)
  • 3. Liegt zuständiger Person vor, die noch keine Rückmeldung gegeben hat (34 Prozent)
  • 4. Der Gegenzeichner ist / war im Urlaub (34 Prozent)
  • 5. Der Gegenzeichner ist /war krank (26 Prozent)
  • 6. Der Gegenzeichner ist/war aufgrund von Geschäftsterminen nicht im Büro (24 Prozent)
  • 7. Der Gegenzeichner hat das Dokument übersehen (13 Prozent)
  • 8. Weiß nicht / keine Angabe (11 Prozent)
  • 9. Die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens sind (noch) nicht klar (8 Prozent)
  • 10. Das Dokument ist im Unternehmen verloren gegangen (6 Prozent).

Mehr als jedes fünfte Unternehmen muss bei einem Zehntel der Angebote hinterhertelefonieren, um die Unterschrift zu erhalten. Bei jedem neunten trifft das sogar auf 41 bis 50 Prozent aller Angebote zu. Nahezu ein Drittel der Unternehmen erhalten für ein Zehntel ihrer Angebote, die als pdf per E-Mail verschickt wurden, zwar ein Okay per E-Mail zurück, aber keine Unterschrift unter dem Dokument.

Bei jedem zehnten Unternehmen verlieren die zuständigen Ansprechpartner in bis zu 50 Prozent der Fälle den Überblick, wenn ein Dokument von mehreren Parteien gegengezeichnet werden muss. Von denen, die digitale Signaturen einsetzen, bestätigt jedes siebte, dass Angebote gründlicher gelesen werden, wenn auf eine Signatur bestanden wird.

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