E-Rechnung: Feng Shui für die Büro-Seele? E-Rechnungspflicht verbannt Papierstapel

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Das papierlose Büro wird von vielen Marktteilnehmern inzwischen als Utopie gehandelt. Allerdings ist absehbar, dass die E-Rechnungspflicht den einen oder anderen Papierstapel verschwinden lassen wird. Einher gehen Effizienzgewinne durch automatisierte Prozesse.

Wo früher Papierstapel gleichermaßen Chaos und Produktivität in Büros symbolisierten, bleibt plötzlich Leere. Darauf soll die Verpflichtende E-Rechnung hinauslaufen (siehe Kasten). Fin Glowick, Chief Revenue Officer (CRO) bei WISO MeinBüro fragt sich in diesem Zusammenhang was mit all dem freien Platz geschieht. „Vielleicht ersetzen wir die Stapel durch schöne Zimmerpflanzen, philosophische Kaffeetafeln oder einfach durch blanke Schreibtische, die Zen-artige Ruhe ausstrahlen.“ Die E-Rechnung – davon ist der CRO überzeugt – mache langfristig nicht nur Abläufe effizienter, sondern werde auch die Büroästhetik auf ein neues Level heben. „Ein wenig Digitalisierung der Prozesse bringt viel Feng Shui für die Seele!“

Automatisierte Prozesse

Sein Arbeitgeber ist mit einer Softwarelösung für Erstellung, Versand, Empfang, Visualisierung, Prüfung und Archivierung von Rechnungen auf dem Markt und ist für das E-Rechnungszeitalter gerüstet. Die Lösung ist darauf ausgelegt, bei ein- und ausgehenden Rechnungen automatisch alle wichtigen Informationen und Bestandteile zu erkennen – auch bei gescannten Rechnungen – und diese zu verarbeiten. Dabei überprüft das Werkzeug die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit und sorgt dafür, dass bei fehlerhaften Rechnungen ein Hinweis und Korrekturvorschlag erfolgt. Was die E-Rechnung angeht, setzt man bei WISO MeinBüro vor allem auf Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. „XRechnung ist insbesondere für die gesetzeskonforme Rechnungsstellung im öffentlichen Bereich unverzichtbar, da sie den aktuellen Standards entspricht. ZUGFeRD ist aufgrund seiner Flexibilität, die PDF- und XML-Daten kombiniert, ideal für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet“, fasst Glowick zusammen (siehe Kasten).

Knowhow-Defizit bei KMU

„Die größten Herausforderungen liegen in gesetzlichen Anforderungen und organisatorischen Beschränkungen“, so Glowick in Bezug auf die E-Rechnungseinführung. Vor allem kleinere Unternehmen und Mittelständler würden seiner Einschätzung nach nicht immer über das notwendige Knowhow verfügen, um die Umstellung effizient umzusetzen. Oft würden in Organisationen auch die personellen Kapazitäten fehlen, die nötig wären, um Digitalisierungsthemen erst strategisch zu planen und dann sorgfältig umzusetzen. „Und natürlich gibt es in vielen Organisationen Vorbehalte gegenüber Veränderungen, was den Fortschritt verlangsamt“, so der Digitalisierungsprofi.

Umsatzbooster E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht habe die Nachfrage erheblich gesteigert. „Besonders kleinere Unternehmen und Selbstständige, die sich bisher mit Word-, Excel oder sogar noch Papierdokumenten weitergeholfen haben, suchen jetzt nach Möglichkeiten, ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren“, sagt der Manager. „Da es für den Empfang der E-Rechnungen keine gesetzliche Übergangsfrist gibt, stellen wir allen Unternehmern ein kostenloses Lesetool zur Verfügung, mit denen eingehende XRechnungen visuell angezeigt werden können.“

Papierlastige Branchen mit Potenzial

Der Markt für E-Rechnungen ist nach Einschätzung von Glowick noch längst nicht ausgeschöpft, insbesondere bei Selbstständigen in Dienstleistungsberufen, kleinen Unternehmen und papierlastigen Branchen wie Handwerk, Gastronomie und Pflegewirtschaft. In einzelnen Branchen könne man derzeit noch die Vorstellung haben, dass man selbst von der Umstellung noch nicht direkt betroffen ist, da man keinen direkten Kontakt zu öffentlichen Auftraggebern oder größeren Unternehmen hat. „Tatsächlich zwingt der Marktdruck viele dieser Unternehmen aber zu einer früheren Umstellung“, berichtet der CRO. Denn Geschäftspartner und Kunden – insbesondere größere Unternehmen – erwarten zunehmend die Nutzungsmöglichkeit elektronischer Rechnungen, um die eigenen Prozesse effizient zu gestalten. Glowick dazu: „Diese Entwicklung sorgt dafür, dass selbst kleine Unternehmen und Freiberufler ihre Abläufe früher digitalisieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und keine Aufträge zu verlieren.“

Anstoß für umfassendere Digitalisierung

Die E-Rechnung ist in den Augen von Glowick ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung und Effizienzsteigerung an deutschen Schreibtischen. Immerhin: Sie reduziert Fehler und Verwaltungsaufwand und verbessert die Transparenz. Es seien aber vor allem die ganz kleinen Unternehmen, Freiberufler und Solo-Selbstständigen, die gerade so über der Kleinunternehmer-Grenze liegen, die vermehrt Starthilfe benötigen. „Die Umsetzung kann komplex sein, bringt jedoch langfristig klare Vorteile in Bezug auf Kostenreduktion und Prozessoptimierung. Die Umstellung auf die E-Rechnung gibt häufig den Anstoß für eine umfassendere Digitalisierung.“ Zur Wahrheit gehöre auch, dass die Umstellung deutlich problematischer dargestellt wird, als sie dann letztendlich ist. Dafür gibt es ja fähige Partner und Softwareanbieter, die einen in der Umstellung unterstützen.

Hier drückt der Schuh bei KMU

Aus dem Markt sei häufig zu vernehmen, dass die Umstellung auf E-Rechnungen als komplex und zeitintensiv empfunden wird, insbesondere von kleinen Unternehmen und Selbstständigen. Seine eigene Einschätzung: „Das kommt eher daher, weil der Mensch ein Gewohnheitstier ist und keine Lust hat, sich jetzt noch mit dieser Umstellung zu beschäftigen, wenn doch vorher alles lief.“ Die E-Rechnungsskeptiker sehen dann nur den Umstellungsaufwand, aber nicht die Chancen, die sich daraus ebenfalls ergeben. Unsicherheit über gesetzliche Vorgaben und knappe Umsetzungsfristen sorgen hierbei für zusätzlichen Druck. Wenn die Unternehmer überhaupt schon so weit sind – viele wissen laut dem CRO bis heute nichts vom Thema E-Rechnung. Technische Herausforderungen, etwa bei der Integration in bestehende Systeme, werden ebenfalls oft genannt.

Grußlos werden sich die Papierstapel nicht verabschieden und Raum für Feng-Shui-Büros schaffen. Zuvor gibt es noch viel zu tun, in Sachen Beratung, Implementierung und Schulung.

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