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ZUGFeRD, XRechnung, EN16931, XML E-Rechnung: Über das Format lässt sich streiten

Von Dr. Stefan Riedl 3 min Lesedauer

Anbieter zum Thema

DSAG e.V. Deutschsprachige SAP Anwendergruppe e.V.
PROFI Engineering Systems AG
CSP GmbH & Co. KG
Impossible Cloud GmbH

Wäre es für mehr Effizienz besser gewesen, die Formatfrage bei E-Rechnungen einheitlicher zu regeln? Der DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V.) hofft auf Nachbesserungen und ein bundes- oder europaweites einheitliches Format.

Nur ein einheitliches Format für E-Rechnungen bringt laut DSAG Effizienzgewinne und fördert den Bürokratieabbau.(Bild: Midjourney / KI-generiert)
Nur ein einheitliches Format für E-Rechnungen bringt laut DSAG Effizienzgewinne und fördert den Bürokratieabbau.
(Bild: Midjourney / KI-generiert)

Der DSAG ist praxisorientiert. Schließlich geht es bei der E-Rechnung vor allem um die tägliche Arbeit mit SAP. Und dabei gibt es laut Stephan Hüttmann, Fachvorstand Financials beim DSAG „zu vielen Unklarheiten“.

Bei Konstellationen wie dem Gutschriftsverfahren oder Dauerrechnungen seien Details nicht ausreichend geregelt. Und die Formatfreiheit verursache zudem erheblichen Mehraufwand bei Implementierungen, weiß der SAP-Profi. „Gerade im Hinblick auf das kommende bundeseinheitliche Meldesystem stehen da weitere große Umstellungen bevor“, so Hüttmann.

Hintergrund

E-Rechnungspflicht im B2B-Segment

Eckdaten, Fristen und Begriffe

  • 2025: Seit Jahreswechsel müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische B2B-Rechnungen zu empfangen und dürfen zudem den Empfang der digitalen Rechnungen nicht mehr ablehnen.
  • Ausnahme: Es ist zwar weiterhin möglich, Rechnungen im PDF-Format zu versenden, aber nur unter der Voraussetzung, dass das empfangende Unternehmen dieser Praxis zustimmt. Die gleiche Regelung gilt auch für das EDIFACT-Format.
  • 2027 wird Stufe 2 zünden. Dann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen.
  • 2028: Die Papierrechnung wird im B2B-Bereich ab 2028 endgültig Geschichte. Ab dann müssen alle in Deutschland agierenden Unternehmen elektronische B2B-Rechnungen im EN-16931-Standard versenden.
  • Zur Begriffsklärung: Die EN 16931 ist eine europäische Norm hinter Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Hinter der Namensgebung des Formats ZUGFeRD steht das Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Hybride Formate und Formatfreiheit

Stephan Hüttmann, Fachvorstand Financials, DSAG(Bild: DSAG)
Stephan Hüttmann, Fachvorstand Financials, DSAG
(Bild: DSAG)

So, wie sie jetzt gestaltet ist, führe die E-Rechnung zu erheblichem Mehraufwand, findet der DSAG-Fachvorstand: „Die erhofften Effizienzgewinne stellen sich mit hybriden Formaten und einer Formatfreiheit nur langsam ein.“ Viele Unternehmen würden beispielsweise nur ZUGFeRD-Dateien empfangen, um den optischen Teil zu nutzen. Doch das ist schwer vereinbar mit Unternehmen, die in anderen Formaten versenden (und das auch dürfen). Formatvorlieben würden nicht dem Sinn einer E-Rechnung nachkommen. Hüttmann fordert: „Für die Zukunft sollte die XML-Datei, wie in Italien oder Polen, zum alleinigen Rechnungsformat erklärt werden – nur so lässt sich echte Digitalisierung erreichen.“ Außerdem müsse klargestellt werden, dass die E-Rechnung aktuell nur empfangen werden muss, wenn beide Parteien zustimmen. „Viele Unternehmen fühlen sich durch eine fordernde Marktkommunikation verunsichert.“ Eine geordnete Einführung bis 2027 würde hingegen allen genug Zeit geben, das Thema richtig umzusetzen und das volle Potenzial zu nutzen.

So wie sie jetzt gestaltet ist, führt die E-Rechnung zu erheblichem Mehraufwand.

Stephan Hüttmann, Fachvorstand Financials, DSAG

Anstehende Integrationsarbeit

Eine wesentliche Herausforderung ist laut Hüttmann die nahtlose Integration in alle relevanten Systeme. Außerdem müsse man das Thema auch international betrachten. Das sei deswegen wichtig, weil die E-Rechnung europaweit im Zusammenhang mit der VAT-in-the-Digital-Age (ViDA)-Initiative eine Basis bilden wird.

Die ViDA-Initiative ist eine Reform der EU-Mehrwertsteuervorschriften, die die Steuererhebung im digitalen Zeitalter modernisieren soll. Ziel ist es, Betrug zu reduzieren, Bürokratie zu verringern und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.

Die Kernpunkte der ViDA-Initiative sind:

  • Echtzeit-Meldung von Mehrwertsteuerdaten durch digitale Berichterstattungspflichten.
  • Erweiterung des One-Stop-Shop (OSS), um mehr Unternehmen die zentrale Abwicklung der Mehrwertsteuer zu ermöglichen.
  • Neue Regeln für Plattformbetreiber, die digitale Dienstleistungen oder Warenverkäufe vermitteln.
  • Die EU-Kommission will ViDA schrittweise ab 2025 einführen.

Hintergrund

XRechnung, ZUGFeRD, XML

Gerangel um Formate

ZUGFeRD und XRechnung sind XML-basierte Formate, die laut EN16931 eine E-Rechnung darstellen. Beide Formate liefern eine maschinenlesbare XML-Datei und sind damit geeignet für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Dabei hält ZUGFeRD im Vergleich zu XRechnungen insofern einen Vorteil für den menschlichen Nutzer als, dass softwareseitig eine visualisierbare Bilddatei integriert ist.

  • Das Problem bei mehreren Formaten: Etliche Unternehmen wollen in der Praxis nur ZUGFeRD-Dateien empfangen, um den optischen Teil zu nutzen. Das ist aber nicht sinnvoll bei gegebener Formatvielfalt im Rahmen der EU-Norm.
  • Länder wie Italien oder Polen haben eigene ere Regelung getroffen und eine konforme XML-Datei zum alleinigen Rechnungsformat erklärt.
  • In Deutschland hat sich XRechnung für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor etabliert. Dieses ist für die automatisierte Verarbeitung konzipiert, kann aber ohne spezielle Software nicht gelesen werden.
  • ZUGFeRD kombiniert als hybrides Format ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Es soll so vielseitig einsetzbar sein.

Kurzfristige Überforderung

Viele Unternehmen sind mit der kurzfristigen Einführung der E-Rechnung überfordert, lässt Hüttmann wissen. Viele Firmen greifen deshalb auf das hybride, bequemere Format zurück. Doch damit lässt sich in so kurzer Zeit kein echter Effizienzgewinn erzielen, findet der Vorstand. Seine Hoffnung ist, dass bis 2027 mehr Klarheit und ein bundesweit einheitliches Format entstehen, um echten Mehrwert und einen Digitalisierungsschub zu erreichen.

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