Studie zur E-Mail-Archivierung E-Mail-Archivierung ist selten rechtssicher

Redakteur: Margrit Lingner

Drei Viertel der Beschäftigten in deutschen Kleinunternehmen (73 %) kennen die gesetzlichen Vorgaben der rechtssicheren E-Mail-Archivierung nicht. Dabei kann die falsche Speicherung geschäftlicher Korrespondenz unerwünschte Konsequenzen haben.

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Nach einer YouGov-Umfrage im Auftrag von Ionos wissen drei von vier Kleinunternehmern nichts über die rechtssichere E-Mail-Archivierung.
Nach einer YouGov-Umfrage im Auftrag von Ionos wissen drei von vier Kleinunternehmern nichts über die rechtssichere E-Mail-Archivierung.
(Bild: fotomek - stock.adobe.com)

Für drei von vier Kleinunternehmern ist rechtssichere E-Mail-Archivierung ein Fremdwort; das zeigt eine aktuelle YouGov-Befragung der Webhosting-Anbieter Strato und Ionos von über 500 Beschäftigten in deutschen Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten.

Demnach gehen Mitarbeiter mit E-Mails, die älter als ein Jahr sind, eher pragmatisch um: 39 Prozent der Befragten lassen solche E-Mails einfach im Postfach. Insgesamt 37 Prozent löschen diese sogar, und weitere 17 Prozent nutzen für die Archivierung dieser E-Mails ein externes Speichermedium.

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Die wenigsten wissen, dass eine falsche Speicherung geschäftlicher Korrespondenz unerwünschte Konsequenzen haben kann. Jeder Fünfte (21 %) gab an, dass die eigene Art und Weise der E-Mail-Archivierung wahrscheinlich keiner Steuerprüfung bestünde.

Und selbst für die Beschäftigten in Kleinunternehmen, die mit dem Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung vertraut sein sollten, sind die damit verbundenen Rechtsthemen eine große Unbekannte: Mehr als die Hälfte dieser Befragten (54 %) kennt die gesetzlichen Vorgaben zum Thema nicht.

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Aktuell nutzt weniger als ein Fünftel der Befragten (19 %), die mit dem Thema rechtssichere Archivierung von E-Mails zumindest wenig vertraut sind, eine Software-Lösung zu deren Archivierung. Gleichzeitig stoßen solche Programme auf großes Interesse: 60 Prozent der Befragten, die aktuell keine solche Software verwenden, können sich die Nutzung konkret vorstellen.

Für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails gelten diverse Vorgaben, die sich aus Vorschriften wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ergeben. Die Archivierung muss demnach unter anderem vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.

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