Beweiskraft digitaler Daten Dokumente rechtssicher speichern

Autor / Redakteur: Rechtsanwältin Kathrin Hofmann / Katrin Hofmann

Digitale Geschäftsunterlagen müssen den geltenden Gesetzen entsprechend gespeichert werden. Dafür sind verschiedene Archivierungstechniken unterschiedlich gut geeignet. Vor Gericht haben die elektronischen Dokumente nur unter bestimmten Voraussetzungen anerkannte Beweiskraft.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Der Ausdruck »revisionssicher« wird mit den Anforderungen an die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen in Verbindung gebracht. Daneben kann »revisionssicher« auch »rechtsmittelsicher« heißen und sich auf den Beweiswert elektronischer Daten beziehen.

Aus wirtschaftlicher Sicht bezeichnet der Begriff der Revision Abläufe bei der Wirtschafts- oder Betriebsprüfung. Im Bereich der Steuerprüfung spielt die Revisionssicherheit für die Archivierung aufbewahrungspflichtiger digitaler Dokumente eine Rolle. Nach einer als allgemeingültig anerkannten Definition des Verbands Information und Organisation gilt ein digitales Archivierungssystem dann als revisionssicher, wenn mit ihm Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben und den Grundsätzen ordnungsmäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwaltet werden können.

Die Rechtsvorschriften dafür ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Sie werden präzisiert durch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB), die GoBS sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) durch die Finanzbehörde.

Bestimmte Techniken für die Aufzeichnung und Speicherung von Daten schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor. Jedoch müssen Archivierungssysteme sicherstellen, dass aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen mindestens für die Dauer von sechs oder zehn Jahren verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist (nach HGB) beziehungsweise unverzüglich (nach AO) und inhaltlich unverändert lesbar gemacht werden können.

Bei für die Besteuerung relevanten Daten muss darüber hinaus deren maschinelle Auswertbarkeit – also nicht nur Lesbarkeit, sondern auch Filterbarkeit – gewährleistet sein. Im Fall elektronischer Rechnungen, die nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, sind neben den verschlüsselten und entschlüsselten Abrechnungen unter anderem auch die verwendeten Signaturprüfschlüssel sowie das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufzubewahren.

Worm-Speicher empfehlenswert

Im Hinblick auf geeignete Speichermedien sind magnetische Datenträger nicht zu empfehlen, da dort gespeicherte Informationen jederzeit änderbar und überschreibbar sind. Besser ist der Einsatz der als »write once read multiple (times)« (Worm) bezeichneten Speichertechnologien wie CD-R, bei der nur einmal beschreibbare digital-optische Datenträger verwendet werden.

Im Zusammenhang mit der Implementierung eines den gesetzlichen Anforderungen genügenden Archivierungssystems dürfte die größte Herausforderung fürFirmen sein, die steuerlich relevanten Daten langfristig, insbesondere nach einem Systemwechsel, auswertbar vorzuhalten. Da die Abgabenordnung der Finanzbehörde ein unbegrenztes Zugriffsrecht auf sämtliche Daten in Firmen einräumt, sind zusätzlich systemseitig entsprechende Zugriffsschranken nötig.

Signatur steigert Beweiskraft

Elektronische Dokumente sind leicht manipulierbar, so dass sie in der Regel keinen anerkannten Beweiswert haben. Vor Gericht kommt solchen Dokumenten allenfalls Indizwirkung zu, egal ob sie in gedruckter Form oder als elektronische Datei vorliegen. Ist ein digitales Dokument aber mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, sind die Echtheit seiner Herkunft und die Unversehrtheit seines Inhalts gewährleistet. Ein so signiertes Dokument steht einem handschriftlich unterzeichneten Schriftstück gleich. Vor Gericht gelten entsprechend die Regeln des Urkundsbeweises.

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