Rechtmäßig archivieren und im Ernstfall richtig handeln Compliance-konformer Umgang mit Kundendaten

Geht es um die richtige Verwendung von Kundendaten, herrscht in vielen Firmen noch Ratlosigkeit. Dabei ist der Einsatz dieser Informationen gerade für die Vermarktung und Kommunikation enorm wichtig. Zudem gibt es Wege für den rechtskonformen Gebrauch, auch ohne sich am Rande der Legalität zu bewegen.

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Auf einmal hatte ich 172 Mails im Ordner und wusste gar nicht, wo die hergekommen sein könnten“, schilderte ein Kunde einem Radiosender die E-Mail-Flut auf seinem Account. Bei den E-Mails handelte es sich um Auftragsbestätigungen seines Internet-Dienstleisters. Der wollte diese eigentlich an Neukunden schicken. Nun aber lagen Namen, Adressen, Telefon- und Bankdaten dem falschen Adressaten vor.

Solche und ähnliche Pannen sind an der Tagesordnung. Unternehmen müssen Kundendaten für geschäftliche Zwecke einsetzen, wissen aber noch zu wenig, wo sie diese legal einsetzen dürfen.

Pflichten im Pannenfall

Stark unterschätzt werden nach wie vor die Auswirkungen der „Informationspflicht bei unrechtmäßiger Kenntniserlangung von Daten“ im Bundesdatenschutzgesetz. Diese Informationspflicht gilt, wenn Dritte von personenbezogenen Daten unberechtigt Kenntnis erlangen, insbesondere zu Bank- und Kreditkarten-Konten, Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, besonderen Arten personenbezogener Daten und Informationen über Straftaten. Beachtet werden sollte besonders der weite Anwendungsbereich: Betroffen sind laut Telemediengesetz auch Bestands- und Nutzungsdaten, wie etwa IP-Adressen oder auch nur der Name oder die E-Mail eines Users.

Was zu tun ist, wenn tatsächlich Daten entwendet werden und welche Vorsorge getroffen werden muss, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

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