Contract Lifecycle Management (CLM) CLM versus Vertragschaos im Backoffice

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„Pacta sunt servanda“ sagt der Jurist und meint, dass Verträge eingehalten werden müssen. Bei einer Vielzahl von Verträgen ist es aber schwer, den Überblick zu behalten. Eine Excel-Tabelle hilft hier nicht wirklich, aber eine CLM-Lösung.

Glaubt man der aktuellen Studie „Smartes Vertragsmanagement: Wo Unternehmen heute stehen“ von Techconsult und Ceyoniq, haben viele Unternehmen ihre Verträge nicht im Griff. Zur Einordnung: Ceyoniq ist ein DMS-, beziehungsweise EIM-Anbieter (Enterprise Information Management), der selbst auch eine Vertragsmanagement-Lösung basierend auf der hauseigenen Plattform nscale anbietet.

Fehlender Überblick über laufende Verträge

Demnach haben fast zwei Drittel (64 %) der befragten Unternehmen in Deutschland keinen oder nur einen eingeschränkten Überblick über ihre laufenden Verträge. Dafür wurden 221 Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größenklassen befragt, die jeweils mehr als 100 Verträge verwalten.

Stellenwert von Vertragsmanagement

Die Studie widmet sich der Frage, welchen Stellenwert Unternehmen dem Vertragsmanagement und CLM heute zumessen und wie weit sie in ihrer digitalen Transformation in diesem Segment bereits fortgeschritten sind.

Vom Papierarchiv bis zur Cloud

96 Prozent der befragten Unternehmen räumen der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit einen hohen Stellenwert ein. (65 % bewerten sie mit „sehr wichtig“; 31 % mit „wichtig“). Bei Ceyoniq ist man vor diesem Hintergrund überrascht, dass die Vertragsverwaltung oft noch manuell und uneinheitlich erfolgt, was die Effizienz beeinträchtigt.

• 22 Prozent der Unternehmen nutzen ein lokal installiertes, 20 Prozent ein cloudbasiertes CLM-System.

• 46 Prozent verwalten Verträge über weniger flexible ERP- oder CRM-Systeme.

• 49 Prozent verwenden einfache digitale Tools wie Excel, die ein hohes Risiko für Fehler und Intransparenz bergen und natürlich kaum Möglichkeiten zur Automatisierung oder systematischen Fristenkontrolle bieten.

Vertragsentwürfe werden per Mail verschickt

Die Umfrage macht nach Interpretation von Ceyoniq deutlich, dass in vielen Unternehmen nach wie vor konventionelle Methoden zur Koordination von Verträgen verwendet werden. So bevorzugen rund 60 Prozent der Unternehmen „das klassische Modell“: Vertragsentwürfe werden als Word-Dateien per E Mail versendet. Dieser Ansatz führt nicht nur leicht zu Verwechslungen hinsichtlich der aktuellen Version, sondern birgt vor allem auch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.

SharePoint oder Google Drive

Etwa ebenso verbreitet ist die Nutzung allgemeiner Cloud Speicherdienste wie SharePoint oder Google Drive (59 %). Diese Tools erleichtern zwar die kollaborative Bearbeitung, sind jedoch nicht speziell auf die komplexen Abläufe und Datenstrukturen eines strukturierten CLM zugeschnitten und bergen das Risiko, dass vertrauliche Informationen abfließen.

Lücke zwischen Anspruch und Praxis

Digitale Verhandlungsplattformen, die sichere Arbeitsbereiche bieten, finden nur bei einem Drittel der Unternehmen (34 %) Anwendung. Selbst dort aber mangelt es oft an einer reibungslosen Anbindung an bestehende CLM-Systeme. „Die Lücke zwischen Anspruch und Praxis zeigt, wie dringend Unternehmen integrierte Lösungen brauchen, die die Zusammenarbeit erleichtern und gleichzeitig für klare Versionen, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit sorgen“, kommentiert Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement von Ceyoniq, die Ergebnisse der Befragung.

Unübersichtliches Vertragsmanagement

Aufgrund der Tatsache, dass nur etwa ein Drittel der befragten Unternehmen ein CLM-System mit externem Zugriff zur Zusammenarbeit mit Partnern nutzt, überrascht es nicht, dass viele über ein unübersichtliches Vertragsmanagement klagen. Zu den größten „Pain Points“ gehören demnach ein fehlender Überblick über laufende Verträge (35 % stimmen dem voll, 29 % teilweise zu), die Inhomogenität bei Klauseln und Templates (27 % stimmen voll, 42 % teilweise zu) und ein schwaches Fristenmanagement: Fast die Hälfte der Unternehmen (29 % stimmen voll, 28 % teilweise zu) verpassen regelmäßig Termine oder Fristen für Vertragsverhandlungen oder -kündigungen. „Dies bringt Unternehmen nicht nur strategisch in eine schlechtere Verhandlungsposition, sondern kann auch finanzielle Nachteile bedeuten“, so Schiffmann.

Herausforderungen beim digitalen Contract Lifecycle Management

Unternehmen berichten zudem über Hindernisse, die einem durchgängigen, effizienten CLM entgegenstehen. Dazu gehört ein noch immer hoher Anteil manueller, papierbasierter Prozesse (35 %), die zeit- und kostenintensiv sowie fehleranfällig in Archivierung und Zugriff sind. Eng damit verbunden sind Medienbrüche (32 %), die durch das Drucken, Scannen und den E-Mail Versand entstehen, so digitale Workflows unterbrechen und zu Informationsverlusten führen können. Vielen fehlen aber auch noch Schnittstellen (34 %) zu ERP, CRM oder DMS, die das CLM isolieren und Automatisierungen wie Fristen und Datenanalysen verhindern. Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt ist schließlich die Nutzerakzeptanz (26 %): Komplexe Oberflächen und überladene Funktionen sowie aufwendige interne Genehmigungsprozesse schrecken Anwender von der täglichen Nutzung ab.

Compliance-Richtlinien im Blick

Moderne CLM-Systeme sind, wenn sie richtig eingesetzt werden, mehr als nur eine technische Maßnahme, ist man bei Ceyoniq überzeugt: Sie können dabei helfen, komplette Geschäftsprozesse zu optimieren und zu verbessern, indem sie dafür sorgen, dass Fristen und Termine eingehalten sowie Compliance-Richtlinien umgesetzt werden. Dabei hilft die Künstliche Intelligenz (KI), die auch in diesem Feld als Assistenz zum Einsatz kommen kann. „Im Vertragsmanagement kann die KI vor allem in der Automatisierung bei Vertragserstellungen helfen, bei der Vertrags- und Risikobewertung oder bei der Generierung von Klauseln und Textvorschlägen“, ordnet Schiffmann ein.

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