Der Weg zum passenden Lizenzmanagement Asset- und Lizenz­manage­ment im Fokus

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Die Einhaltung der Lizenzbestimmungen von Software-Produkten und das Vorhalten der entsprechenden Anzahl von Lizenzen für den bestimmungsgemäßen Einsatz kann zu einer schwierigen Aufgabe werden, wenn der Überblick und die Werkzeuge fehlen.

Es dauert möglicherweise eine gewisse Zeit, aber irgendwann entdeckt ein jeder, der in der IT tätig ist, dass die Server-Hardware in puncto Kostenbetrachtung die kleinste Position darstellt. Natürlich kostet ein Server zunächst einmal eine ganze Stange Geld, aber was Microsoft, VMware, Oracle & Co. im Nachgang für ein „preistechnisches Feuerwerk“ abbrennen, stellt die Anschaffungskosten von Hardware meist deutlich in den Schatten. Und, während ein IT-Verantwortlicher beim Zählen der Server recht zügig vorankommt, ist der Überblick über die Software ein mitunter zeitaufwändiges Unterfangen, insbesondere wenn die unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen für die richtige Lizenzierung dazukommen.

Die Augen vor dieser Mammutaufgabe zu verschließen, ist jedoch keine Option, denn die Nichteinhaltung von Lizenzvereinbarungen hat zivil- und möglicherweise strafrechtliche Folgen. Das Urhebergesetz sieht für eine unerlaubte Verwertung urheberrechtlicher Werke eine Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren vor. Die Einhaltung der Lizenzvereinbarungen bei Software ist somit eine Pflichtaufgabe und nicht die Kür.

Unglücklicherweise sind viele in der IT Tätigen der Meinung, dass es in erster Linie um das Durchzählen geht und am Ende ein mehr oder weniger großer Euro-Betrag auf den fiktiven Tisch zu legen ist, um die Rechnung zu begleichen. Ganz so einfach ist es dann aber doch nicht und mitunter bleibt möglicherweise etwas „Geld auf der Straße“ liegen – denn nicht selten liegt eine Überlizenzierung vor, sprich es sind mehr kostenpflichtige Lizenzen im Einsatz als eigentlich für den Betrieb erforderlich wären.

Eine Überlizenzierung liegt dann vor, wenn mehr Lizenzen vorhanden sind als eigentlich genutzt werden. Eine Unterlizenzierung wiederum beschreibt einen Zustand, bei dem Anwendern mehr Installationen zur Verfügung gestellt werden als über vorhandene Lizenzen abgedeckt sind. Beide Varianten sind im Unternehmensumfeld anzutreffen und oft gar nicht so einfach zu vermeiden. Was beiden Zuständen wiederum gemein ist: sie kosten bzw. kosteten Geld. Die Überlizenzierung hat bereits Geld gekostet und möglicherweise durch Wartungsverträge weitere Kosten verursacht; im zweiten Fall steht die offene Rechnung noch aus.

Warum ist es denn so kompliziert?

Warum ist es so schwierig, eine ordentliche Lizenzsituation herbeizuführen? Die Gründe hierfür sind sicherlich vielseitig, aber die beiden Hauptgründe sind Verlust der Übersicht und die nicht unbedingt einfachen Lizenzbedingungen und unterschiedliche Metriken, die die Hersteller mit ihren Lizenzen verbinden. Wer in einem kleinen Büro drei Einzelplatzcomputer mit Windows 10 und einem lokal installierten Libre-Office-Paket betreibt und als Mail-Software Thunderbird einsetzt, dürfte beim Lizenzüberblick ein leichtes Spiel haben: Hier sind lediglich die Lizenzen für Microsoft Windows 10 vorzuhalten. Wurden die Betriebssysteme mit der Hardware verknüpft als OEM-Variante gekauft, ist die Sache recht klar. Doch so einfach ist es in der Praxis leider nicht – und wer keine Inventarisierungsdaten hat, muss diese zunächst einmal ermitteln.

Vielen IT-Verantwortlichen wird bei der Inventarisierung erstmals bewusst, was ihre Anwender sowohl bei der Hard- als auch Software im Einsatz haben. Hierbei tauchen dann schnell auch alte Softwarestände und ganz andere Ungereimtheiten auf. Das ist genau der Punkt, an dem die IT ansetzen muss, um eine ordentliche Dokumentation zu erstellen, mit deren Hilfe dann der nächste Schritt in ein Lizenzmanagement unternommen werden kann.

Wer jedes Mal wieder mit dem händischen Durchzählen beginnen will, wird es, mit Blick auf die zunehmenden Software-Subskriptionen, nicht leicht haben. Eine streng geregelte Software-Installation mit expliziter Freigabe durch den Vorgesetzten ist bestimmt hilfreich, wird aber nicht auf Dauer den Einsatz einer speziellen Lizenzverwaltungs- oder Software Asset Management-Lösung (SAM) ersetzen können. Egal wie – und egal mit was – Sie müssen als IT-Verantwortlicher wissen, welche Software im Einsatz ist und über welche Lizenzen Sie im Unternehmen verfügen.

Auf dem Weg in ein gelebtes Lizenz- und Software-Asset-Management ist unser eBook ein erster Schritt und wer sich im Detail selbst und umfassend mit dem Lizenzmanagement befassen darf und will, dem sei das rund 900-seitige „Quasi“-Standardwerk „1x1 des Lizenzmanagements“ von Torsten Groll [Link zu Amazon] ans Herz gelegt.

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